6.7. При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.
6.8. Основные взаимосвязи департамента продаж и других отделов могут быть представлены следующим образом.
6.8.1. Отдел закупок:
• передает департаменту продаж графики и информацию об объемах поставок продукции от поставщиков; изменения прайс-листов поставщиков; информацию о штрих-кодах на продукцию; письма поставщиков о периоде остановки производств или временного прекращения производства продукции; информацию о сверхнормативных поставках или недопоставках продукции и их причинах;
• получает от департамента продаж заявки на необходимый объем продукции, в том числе «под заказ клиента»; заявку на получение от поставщика необходимых сопроводительно-разрешительных документов (сертификаты, качественные удостоверения, гигиенические сертификаты и т. д.); претензии от покупателей по качеству товара, упаковки и внутритарной комплектности.
6.8.2. Департамент маркетинга:
• передает сведения об изменениях ценовой политики предприятия; сведения о проведении различных промомероприятий, мотивационных, бонусных и других маркетинговых программах; информацию по ассортименту предлагаемой продукции и маркетинговых услуг; сведения о предстоящем вводе и выводе продукции, а также расширении ассортиментной линейки товаров и услуг, предоставляемых фирмой; обобщенную информацию о спросе на продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры, и о факторах, определяющих его; сведения о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; информацию о состоянии товарного рынка; сведения о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке и пр.); сведения о планируемых выставках, ярмарках; информацию о наличии товарных остатков и товародвижении продукции, присутствующей в товарных матрицах сетей и ключевых клиентов;
• получает сведения о поступивших рекламациях на продукцию и маркетинговые услуги; сведения о заключенных договорах поставки; планы реализации продукции на месяц, квартал, год; отчеты о выполнении планов реализации продукции; заявки на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию; отзывы покупателей на поставляемую продукцию; сведения о деятельности конкурентов на рынке продукции и маркетинговых услуг.
6.8.3. Финансово-экономическая группа:
• передает формы учета и контроля взаиморасчетов и различных бонусных выплат клиентам; на согласование и корректировку планы, исходя из конъюнктуры рынка, подписанных либо расторгнутых договоров с клиентами; информационные письма по просроченным долгам; схемы оптимизации бизнес-процессов, касающихся деятельности департамента продаж; годовые, квартальные, месячные планы продаж, обоснование цен на услуги и товары, предоставляемые и отгружаемые покупателям;
• получает информацию об условиях работы с контрагентами, всех изменениях и поправках; до начала планируемого периода предложения по корректировке планов исходя из наличия заказов, ситуации на рынке сбыта товаров и услуг, находящихся в сфере интересов компании.
6.8.4. Отдел бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения:
• передает при необходимости новые или исправленные бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, накладные, возвратные накладные, различные платежные ведомости); информацию о возможности изменения статуса накладных; ведомости по результатам сверок взаиморасчетов; расчетные ведомости на заработную плату; сведения об оплатах и поступлениях денежных средств, аккредитивах, изменениях в банковских реквизитах компании и клиентов, переводе денежных средств покупателям по договорам маркетинга и услуг; сведения об отсутствии необходимых документов по клиентам департамента продаж;
• получает методики расчета заработанной платы, мотивационных программ, поощрений и взысканий; акты на возврат продукции, накладные, счета-фактуры, требующие отметки у покупателей; сведения об изменении банковских реквизитов клиентов, переводе денежных средств за клиента другим юридическим лицом с предоставлением необходимого пакета документов.
6.8.5. Контрольно-кассовая служба:
• передает при необходимости новые или исправленные кассовые чеки; сведения об оплатах и поступлениях наличных денежных средств; сведения об отсутствии необходимых документов по клиентам департамента продаж;
• получает наличные денежные средства от клиентов; неправильно оформленные чеки.
6.8.6. Департамент по организации и обслуживания клиентов:
• передает информацию о доставке заказа конечному потребителю; о маршрутах развоза продукции; информацию о невыполнении заказов покупателей для оперативной замены продукции; сведения о продукции с истекающими сроками годности; информацию о нарушении графика доставки продукции; сведения об отсутствии необходимых сопроводительных документов, которые необходимо получить от поставщиков;
• получает информацию о графиках и формах доставки продукции клиентам; временные нормативы и минимальные партии доставки продукции; необходимый пакет отгрузочной и сопроводительной документации; месячные планы продаж по товарным группам и производителям.
6.8.7. Юридическая служба:
• передает согласованные проекты договоров, приложений, протоколов разногласий, претензий; информацию о выставлении исковых требований к покупателям и решении вопросов по выставленным исковым требованиям со стороны фирмы; информацию о необходимости участия в заседаниях судов различных инстанций; необходимую информацию о подготовке, проверке и согласовании различных юридических документов, формах гражданско-правовой ответственности; необходимые юридические пакеты документов; сведения о регистрации заключенных договоров; тексты и разъяснения различных приказов, распоряжений и других нормативных актов, регламентирующих работу фирмы;
• получает необходимые проекты договоров, пакеты документов и обоснованные условия работы с клиентом для заключения новых и перезаключения старых договоров; заявки на поиск необходимых нормативно-правовых документов; сведения о ликвидации юридических лиц, являющихся клиентами компании, закрытии торговых точек, конфликтных ситуациях с клиентами, которые не удается решить в рабочем порядке и по которым требуется принять юридически обоснованное решение; копии деловой переписки, необходимой для решения вопросов заключения договоров, предъявления претензий и судебных исков, а также отмены уже принятых решений; на подготовку, проверку и согласование протоколы разногласий (согласований), учредительные документы клиентов, все возможные сведения о клиентах, которые могут оказать всестороннюю помощь в проверке юридической чистоты сделки.
