Регистрация – навигация – анализ информации
У меня все ходы записаны!
Деньги любят счет, а информация любит учет. Регистрация большинства входящих и исходящих информационных продуктов для профессионального информационного работника необходима. У нотариуса вы ставите подпись в журнале выданных документов, где указаны все данные по вашему вопросу. В сервисную книжку вашего автомобиля вписывают работы, выполненные на очередном техническом обслуживании. И так далее и тому подобное. На самом деле любая информация так или иначе складируется в ваших фондах – письма сохраняются в папках почтовой программы, прочитанные журналы собираются в аккуратные (или не очень) стопки. Но если накопление и упорядочивание поставить на профессиональный уровень, можно извлечь из этого немалую пользу.
Грамотная регистрация создает предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Если вы тратите по пять минут, чтобы найти электронное письмо, и если полчаса у вас уходит на то, чтобы отыскать договор в шкафу с документами, это означает, что навигация по вашим архивам затруднена. По оценкам некоторых исследователей, среднестатистический офисный работник тратит на такую ненужную работу до 50 % своего времени. Это ужасает, ведь информационный профессионал не может позволить себе такого расточительства, но и обнадеживает – буквально «под ногами» лежат ресурсы, которые можно высвободить, нужно только приложить усилия.
Если регистрация действует эффективно, а навигация происходит оперативно, значит, вам доступна одна из главных функций информационного работника – анализ информационных фондов. Кому из тружеников офиса не приходилось писать отчеты? Кто не оценивал, сколько средств потрачено и сколько, исходя из этих трат, понадобится в будущем? Все информационные продукты (отчеты, подсчеты и т. п.) – результат анализа информации.
Итак, если вы можете назвать себя информационным работником, то есть если большую часть времени вы трудитесь интеллектуально, а не физически, то запомните эту триаду: регистрация – навигация – анализ информации. И в своей деятельности опирайтесь именно на этих трех китов.
• Если в вашей машине до сих пор нет «бортжурнала», заведите его как можно скорее. Вносите в него (регистрация) все: адреса магазинов, где приобретались запчасти, их маркировку и стоимость, адрес автосервиса, когда и какие работы были проведены, их стоимость, а также мысли и заметки – за чем следить, на что обратить внимание. Вы сможете точно подсчитать свои расходы, запланировать очередные работы, сравнить цены и т. д. (анализ). Если вести такой журнал в электронном виде, то его всегда можно носить в смартфоне или КПК и постоянно иметь под рукой всю необходимую информацию (навигация).
• Если руководство регулярно требует от вас сдавать отчеты о проделанной работе или любые другие отчетные документы (анализ), то основу для них лучше готовить заранее. Можно по ходу выполнения работ вносить информацию о них (регистрация) или прямо в файл отчета, или в рабочий журнал (в том или ином виде). Для рядового работника такая отчетность просто удобна, а на руководящих должностях она необходима.
• Если вы активный пользователь Интернета, организуйте понятную и эффективную систему закладок, при которой все ссылки (от сайта прогнозов погоды до выхода на страницу корпоративного сайта) хранятся не в одной главной папке («Избранное»), а разносятся по каталогам и подкаталогам (регистрация). Удобная навигация по этому дереву каталогов сэкономит вам впоследствии много времени.
• Если вы читаете печатную прессу (газеты, журналы) и сохраняете важные статьи или же ведете подшивку журналов, то запаситесь цветными индексными закладками – стикерами, клеящимися прямо на страницы. С их помощью можно отмечать важные статьи и разными цветами задавать значимость отмеченных материалов. Кроме того, на стикерах можно даже делать надписи. Такая регистрация заинтересовавшей вас информации позволит потом не только быстро найти нужные статьи (навигация), но и оценить количество заинтересовавшей и прочитанной прессы, оценить внимание СМИ к исследуемой проблеме и т. д. То есть провести анализ прессы.
Примеров внимательной работы с информацией можно привести немало. Например, один мой коллега, устав следить за возвратом книг в свою домашнюю библиотеку, завел журнал и отмечает в нем выдачу каждого издания, как в настоящей библиотеке. И это тоже регистрация информации.
Все эти действия помогают повысить эффективность информационной работы, сократив время на поиск информации, и высвободить внимание, которое иначе потребовалось бы на удержание ее в памяти.
Архивирование, резервные копии, история документов
Потерявши, плачем
Часто случается, что файл становится нужен сразу после того, как его стерли, а журнал со статьей – после того, как его выкинули. Именно поэтому сегодня в информационной работе лучше придерживаться полушутливого журналистского правила: «Информации много не бывает». Десять раз подумайте, прежде чем занести палец над клавишей Delete («Удалить»).
Времена, когда пространство на жестком диске было дорогим и ценным, уже прошли. Сегодня вместо удаления файлов с неопределенными перспективами лучше использовать их архивирование. Не в программном смысле, когда файлы упаковываются в сжатый RAR-архив, хотя и этого никто пока не отменял, а в самом прямом – помещать их в архивную папку.
В любой рабочей папке имеет смысл завести поддиректорию под названием «Архив» и складывать в нее все, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться. Например, я в такую папку складываю копии doc-файлов с текстом книги, которая находится в работе, – «Книга_ДД_ММ. doc». Раз в неделю в «Архив» отправляются пять устаревших копий текста. Если понадобится что-то восстановить, я всегда могу проследить развитие мысли во времени. С выходом книги эта папка, вероятно, будет очищена от таких копий.
Работать с версиями текстового документа будет еще удобнее, если прямо в файле завести некое подобие журнала – «шапку» его параметров. В описанном примере с текстом книги я в такой «шапке» использую поля «Текущий объем», «Отличия от предыдущей версии», «Что сделать» и другие.
Подход, при котором в теле файла содержится полная информация о его параметрах и особенностях, крайне необходим, если материал находится в коллективном, а не индивидуальном использовании. Такие формализованные сведения позволяют передавать документ из рук в руки без пояснений. Сам термин «шапка» я позаимствовал из редакционной среды, где мне довелось поработать. Каждый текст, сдаваемый автором, редактор дополнял подобной «шапкой» и уже в таком виде вычитывал, передавал литературному редактору и на верстку. Вся сопроводительная информация при таком подходе путешествует вместе с самим продуктом, и ничего не нужно объяснять «вдогонку» на словах.
