Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо также продуманно подойти к выбору всех элементов рабочей обстановки – от пространства как такового до предметов искусства и украшений. Расстановка мебели в комнате и распределение мест должны настраивать участников на определенный формат взаимодействия. Еда и все необходимое для их комфорта должны соответствовать настрою совещания. Как в успешной театральной постановке, все части должны быть органично соединены в целое.
Пятый этап
Определите повестку дня. Сделайте сессию незабываемым опытом
Для проведения хорошо организованного совещания необходимо в логической последовательности придерживаться пунктов повестки дня, которая обычно начинается с координирования, а заканчивается тем, какие шаги необходимо предпринять. По каждому пункту должно быть ясно, какие темы будут затронуты и как это будет способствовать достижению общей цели. К концу совещания всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему.
Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо также обратиться к эмоциональным и психологическим аспектам. Опыт сессии должен побудить участников не только логически мыслить, но и использовать интуицию, а также зарядить их энергией. Необходимо использовать все возможности и способности участников – логические и эмоциональные, аналитические и творческие. Грамотная стратегическая сессия заключается не только в использовании умственных способностей, но и в приобретении ценного и незабываемого опыта.
Ниже кратко сформулированы существенные различия между хорошо организованным совещанием и хорошо организованной стратегической сессией, которые мы в деталях раскроем в следующих главах.
Правильно выбранный инструмент послужит компасом
Приведенный ниже рисунок в виде мишени демонстрирует основные пять этапов стандартного подхода к проведению совещаний. Мы специально выбрали такое изображение. Если при занятии большинством видов спорта требуется лишь некоторая мышечная память и многократное повторение движений, то в стрельбе из лука эти аспекты крайне важны. Задача стрелка заключается в повторении одних и тех же действий одним и тем же способом снова и снова. Несомненно, когда вы натягиваете тетиву, то необходимо учитывать ветер и другие моменты. Но в основном успех зависит от того, насколько вы смогли абстрагироваться от различных отвлекающих факторов и добросовестно повторить то, что уже многократно делали в прошлом.
Компании во многом похожи на стрелков из лука. В большинстве случаев организация представляет собой группу людей, каждый день повторяющих действия, которые они уже многократно осуществляли в прошлом для получения более-менее эффективного результата. Точно так же проведение стандартного совещания можно сравнить с попыткой попасть в цель. Она заключается в том, чтобы сосредоточить всю энергию и ресурсы на точечной задаче, такой как маркетинговый план или квартальный бюджет. Для большинства рутинных задач стандартный подход к проведению совещаний абсолютно уместен.
Но не тогда, когда ситуация изменилась. Например, потребитель теряет интерес к производимой вашей компанией продукции. Или же появление новых технологий грозит переменами в той отрасли промышленности, в которой работает ваша компания. В подобной ситуации может оказаться, что мишень, в которую вы целились, пока вы отвлеклись, сдвинулась. Но для многих очень сложно прекратить делать то, что приносило им успех в прошлом, даже если это уже не работает.
Когда возникают адаптивные проблемы и очень сложно поставить четкие цели, для выхода из ситуации вам требуется нечто новое, отличное от старого. Нечто, похожее на компас.
При возникновении адаптивных проблем важную роль в процессе их решения будет играть характер вашего взаимодействия с остальным миром. Истинное стратегическое планирование происходит в процессе общения с живыми людьми, а не с безжизненными документами или компьютерными программами. Следование пяти основным этапам, представленным на данном рисунке, поможет вам разрабатывать свои стратегические сессии для достижения долгосрочных результатов.
Эти этапы можно также рассматривать, как пять шагов в процессе творческого планирования. Но, несмотря на то что мы пронумеровали эти пять этапов – и в данной книге будем рассматривать их именно в этой последовательности, – необязательно сначала завершать первый этап, а затем переходить ко второму в линейном порядке. Вы неизбежно будете хаотично перемещаться между этапами в процессе вашего творчества. В частности, когда вы обрисуете проблему, это повлияет на ваш выбор состава участников.
Если вы вдумчиво подойдете к вопросу приобретения незабываемого опыта в процессе сессии, то, возможно, захотите выбрать другое помещение. Рассматривайте пять этапов как гибкую, а не строгую последовательность действий – как перила, а не оковы. В процессе приобретения навыка разработки стратегических сессий вы обогатите процесс специфическими, подходящими именно для вас деталями и усовершенствованиями. Это замечательно. Мы хотели бы, чтобы вы использовали этот процесс и набор средств как платформу, с которой вы отправитесь к вершинам мастерства и на этом пути будете с каждой новой сессией приспосабливать их к вашим потребностям.
Определите цель
В фильме «Человек, который изменил все» (Moneyball), снятом по мотивам книги Майкла Льюиса, есть замечательный эпизод. Билли Бин (его играет Брэд Питт) является генеральным менеджером бейсбольной команды «Окленд Атлетикс». Сезон 2001 г. команда закончила, выиграв 102 игры, но не добрав очков в плей-офф. И сейчас перед ней стоит серьезная проблема. Три ее лучших игрока переходят в другие, более богатые клубы. В эпизоде несколько скаутов старой закалки, которых играют настоящие скауты, садятся за стол переговоров, чтобы обсудить, кем можно заменить этих трех звезд. После очередного перечисления уже не раз обсуждавшихся вариантов Бин теряет терпение.
Бин: Слушайте, перестаньте. Вы рассуждаете так, будто речь идет о традиционном бизнесе. Но это не так.
Грэйди Фьюзон (скаут): Мы пытаемся решить проблему.
Бин: Не таким образом. Вы даже не смотрите в корень проблемы.
Фьюзон: Мы не просто понимаем суть проблемы, с которой мы все сейчас столкнулись, – каждый из присутствующих здесь уже неоднократно сталкивался с подобными проблемами и раньше.
Бин: Довольно, прекратите. Проблема в том, что это нечестная игра. Есть богатые команды, бедные команды, отбросы и такие, как мы. А сейчас нас просто потрошат. «Ред Сокс» забрали у нас почки, а «Янкиз» – сердце.
Бин пытается провести со своей командой что-то наподобие стратегического совещания. И хотя создается впечатление, что они работают над одной и той же проблемой – формированием команды-победителя в следующем сезоне, – на самом деле это не так. С точки зрения Бина, команда не сможет победить более богатые клубы, используя ту же самую кадровую стратегию, но с меньшими ресурсами.
Скауты с ним не соглашаются. Фьюзон говорит: «У нас слишком мало времени, чтобы паниковать. Именно таким образом мы решали проблему в течение последних 150 лет. Давайте уже займемся делом».
Скауты рассматривают проблему команды как техническую задачу и предлагают использовать проверенные временем методы. Бин, напротив, считает, что это адаптивная проблема, требующая креативного подхода. И он совершенно прав. Единственным выходом из ситуации может стать новый подход к решению проблемы комплектации команды. Но эта проблема настолько знакома скаутам, что они не могут взглянуть на нее по-другому. Они пытаются попасть в яблочко уже использованной однажды стрелой, когда все, что им требуется, – это компас, с помощью которого они смогут найти дорогу.
Но адаптивные проблемы невозможно решить в ходе одной стратегической сессии. Что касается Бина, то ему приходится идти путем исследований и открытий – через множество разнообразных действий и обсуждений, – который приведет его к радикально новой стратегии. В конечном счете даже вопреки сильному сопротивлению со стороны скаутов он использует передовые технологии по обработке данных, чтобы найти «настоящие жемчужины», отличных игроков, которых не заметили другие команды. Он добивается успеха в формировании команды-победителя, располагая мизерным бюджетом, – и навсегда меняет рынок поиска талантливых бейсболистов.
