То же самое относится и к подписи электронных писем. Если вы пишете начальнику, клиентам или руководителям высшего звена, необходима формальная подпись: «Спасибо. Кейтлин». В общении с близкими коллегами можно обойтись более краткой и неформальной подписью: «К».
А как поступить, если вы рассылаете электронное письмо сотне адресатов? Приветствие должно быть общим: «Здравствуйте все», «Привет, команда». Подпись же остается точно такой же, как и в индивидуальном электронном письме.
ТЕКСТОВЫЕ СООБЩЕНИЯ
Поскольку текстовые сообщения доставляются мгновенно, новое поколение профессионалов широко пользуется этим средством. Текстовые сообщения облегчают деловое общение, но они же могут стать источником проблем, если этим средством пользоваться неправильно.
Установление границ
Для начала поговорите с коллегами о том, как они используют текстовые сообщения – особенно если вы недавно пришли на эту работу. Прежде чем отправить кому-то текстовое сообщение, нужно сначала убедиться в том, что человек пользуется этим средством в деловом общении.
Личное пространство
Многие считают, что текстовые сообщения предназначены для личного общения. Текстовые сообщения, связанные с работой, им кажутся вторжением в личную жизнь. Если текстовое сообщение, связанное с работой, приходит после 21.00, значит, случилось что-то экстренное! Но для других людей это совершенно нормально. Строгих правил в этом отношении нет, поэтому обдумайте (и обсудите при необходимости) границы личного пространства, прежде чем отправлять текстовое сообщение в неурочное время.
УПРАВЛЯЙТЕ СВОИМ СМАРТФОНОМОдин из лучших способов не просыпаться среди ночи от звука пришедшего текстового сообщения, не дергаться в кино или на свидании и никого не беспокоить в театре – это просто отключить свой смартфон. Не позволяйте телефону управлять вашей жизнью. Управляйте им сами.
Оставайтесь на связи
Предпочитаете ли вы ограничить деловое общение электронной почтой или готовы получать связанные с работой сообщения вне офиса через систему текстовых сообщений – это ваш личный выбор. И то, и другое совершенно нормально. Но вы должны согласовать свои предпочтения и ограничения с коллегами. Если вы не хотите получать текстовых сообщений, связанных с работой, предложите другие способы связи с вами в экстренных ситуациях и при возникновении каких-либо проблем – всегда можно предложить телефонные звонки или электронную почту, пересылаемую на мобильный телефон. Если вам нравятся текстовые сообщения, позаботьтесь о том, чтобы все были в курсе, в какое время их можно посылать.
Готов к работе
Не превращайтесь в человека, который не отрывается от телефона, судорожно набирает что-то на клавиатуре и не обращает внимания на окружающих. Будьте осторожны в своем стремлении постоянно оставаться на связи – так вы можете исчезнуть для всего остального мира. Если не проявить осторожности, работа поглотит всю вашу жизнь. Спросите любого супруга, которому приходится делить спальню с человеком, который постоянно посылает текстовые сообщения и электронные письма с мобильного устройства, нравится ли ему это. Это откровенное вторжение в частную жизнь. Установите границы, прежде чем проблема станет серьезной, – и обязательно согласуйте принятое решение с членами семьи.
Личное общение в рабочее время
Стоит упомянуть и о том рабочем времени, которое тратится на текстовые и иные сообщения. Поскольку такие сообщения беззвучны и отправить их можно довольно быстро, на работе возникает соблазн вести личные разговоры. Но репутацию портит не только чрезмерное количество личных звонков. Личные текстовые сообщения тоже могут сказаться на ней не самым лучшим образом. Руководствуйтесь здравым смыслом и постарайтесь свести личную переписку в рабочее время к минимуму.
Ответственность и конфиденциальность
Текстовые сообщения стали важной частью делового общения. Вы защищаете конфиденциальную служебную информацию, поступающую на электронную почту вашего мобильного устройства, паролем. Точно так же надо поступать и с текстовыми сообщениями, в которых может содержаться ценная служебная информация. Убедитесь, что ваше мобильное устройство защищено паролем, что его можно выключить, блокировать или отформатировать удаленно в случае потери или кражи.
ОБЩИЕ КАЛЕНДАРИ
Общие календари позволяют без труда координировать совещания и личные встречи. Такой календарь всегда дает представление о том, кто и в какое время свободен. Но при ведении своего календаря и организации каких-то мероприятий важно помнить о следующем.
Ваш календарь должен быть актуальным. Синхронизируйте его со своим смартфоном и регулярно уточняйте информацию.
Записывайте в календарь все встречи, в том числе и личные, чтобы коллеги знали, в какое время вы заняты. Определенные личные встречи – например, обед с другом – не представляют проблемы и спокойно могут быть отражены в общем календаре. Другие же – свидание, посещение врача или косметологического кабинета для эпиляции зоны бикини – посторонними людьми могут быть восприняты неоднозначно. Используйте опцию «приватности», которая позволит отметить личные встречи в календаре, не раскрывая их содержания. Вы будете видеть всю информацию, другие же люди увидят только пометку: «Личное».
Приглашения на встречи можно отправлять, чтобы выяснить, свободно ли выбранное время, или чтобы подтвердить ранее согласованные мероприятия. В любом случае, получив приглашение, отвечайте сразу же. Если приглашение отправляете вы, сначала проверьте календарь коллеги. При проведении видеоконференции учитывайте разницу во времени. Учитывайте особенности определенных регионов (например, Аризоны и Гавайев), где не происходит перехода на зимнее и летнее время.
Глава 27. Социальные сети
Цифровые коммуникации уже давно размыли границу между работой и личной жизнью, поскольку все мы стали доступны практически постоянно. Социальные сети добавили к этому балансу новое измерение – личный брендинг и вопросы имиджа. Во-первых, кого вы представляете в социальной сети: себя или свою компанию? В такой ситуации становится важно, какую шляпу вы носите. Возникают этические вопросы, связанные с тем, как вы проводите свое время на работе и после нее. В Facebook ваша компания предстает в одном виде, ваш же аккаунт представляет ее же в совершенно другом. И даже если вы не пользуетесь социальными сетями в целях работы и во время работы, все равно, хотите вы этого или нет, но вы можете наткнуться на своих коллег, начальников, клиентов, покупателей и поставщиков в социальных сетях в свободное время.
Вы создаете свой имидж фотографиями, видеозаписями и текстами в социальных сетях. И это переводит баланс между работой и личной жизнью на совершенно новый уровень. Вам приходится тщательно взвешивать свое поведение, поскольку оно отражает не только ваши интересы, но и имидж вашей компании. Это не означает, что вы должны лишить свою личную жизнь в сети какой бы то ни было индивидуальности, скрыть свои взгляды и интересы. Но вы должны уметь отстаивать свои взгляды, если о них узнают те, кто связан с вами по работе.
СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ САМЫМ ПРЯМЫМ ОБРАЗОМ ВЛИЯЮТ НА БИЗНЕС
Интернет позволяет нам быстро получить информацию, на поиски которой раньше ушли бы долгие часы. Он позволяет нам вести бизнес так, как еще десять лет назад никто не мог и мечтать. Спортивные результаты, рыночные показатели, видеозаписи, последние новости и сплетни о знаменитостях, музыка, фильмы, общение – все это доступно нам одним нажатием клавиши или движением мышки. Проблема заключается в том, что значительная часть этой информации не связана с работой. Неудивительно, что работодателей страшно раздражают потери рабочего времени из-за Интернета и социальных сетей. Поэтому во многих офисах использование Интернета строго контролируется.
Потери рабочего времени из-за социальных сетей
Вот как социальные сети влияют на бизнес. В 2012 году Центр этичных ресурсов провел Национальное исследование деловой этики и использования социальных сетей. В результате исследования было установлено, что почти три четверти сотрудников старше тридцати лет проводят время в социальных сетях дома или на работе. Кроме того, 72 процента участников исследования каждый день заглядывали в социальные сети в рабочее время. 30 процентов признались в том, что тратят на них не менее часа рабочего времени.
Но основная проблема заключается в том, что время, проводимое в социальных сетях, тратится вовсе не в служебных целях. В упомянутом выше исследовании говорится:
