Не следует раздражаться по поводу «непонятливости» посетителя, не внемлющего доводам; ведь подчиненный может иметь преувеличенные представления о возможностях руководителя.
Следует избегать прерывания приема по «неотложным делам», изменения установленных дней и часов приема без внесения соответствующих поправок в имеющееся расписание.
При приеме посетителей важное значение имеет расстановка мебели в кабинете и местоположение руководителя. Если он сидит за своим столом, а стулья для посетителей расположены с другой стороны стола, то это указывает на то, что разговор будет официальным, и подчеркивает субординационные отношения при общении. Если же руководитель хочет добиться от посетителя какой-то услуги или хочет обозначить разговор «на равных», ему целесообразно выйти из-за стола и сесть напротив посетителя.
Важно принимать во внимание и расстояние между руководителем и посетителем, соблюдая социальную дистанцию (1,2-3,5 м).
Таблица 16.1. Рекомендации и предостережения (Целуйко В. М., 2007, с. 290-291)
16.2. Деловые споры
Спорных вопросов в повседневной практике любого учреждения немало. Они являются следствием столкновения различных точек зрения, создающих конфликтную ситуацию, о которой говорилось в разделе 13.1. Спор полезен для дела, так как позволяет выбрать из многих вариантов решения производственной проблемы наилучшее или создать из них синтез. В процессе спора возникает возможность проанализировать все варианты, степень их экономичности. Поэтому опытный руководитель обязательно использует спор для того, чтобы выработать окончательное решение. В то же время спор руководителя с подчиненными – одна из наиболее сложных и болезненных разновидностей делового общения.
Сомнения, желание поспорить не подрывают авторитет руководителя, а наоборот, укрепляют его, вызывают уважение подчиненных, выступающих с теми или иными предложениями. Подчиненные видят, что им следует проявлять активность, смело высказывать свои суждения, и это не портит их взаимоотношения с руководителем. Конечно, при этом руководитель не должен исходить из принципа «Я – начальник, ты – дурак», а обязан проявлять тактичность и терпение. Если вы наделены властью:
• не прибегайте в споре к приемам администрирования;
• не переходите за неимением деловых доводов на личные;
• помните, что ваша должность – еще не гарантия от ошибочных суждений;
• внимательно слушайте и анализируйте все доводы партнера, выискивая их ошибочность и недостаточность;
• откажитесь от мысли, что вам поверят на слово;
• четко сформулируйте то положение, которое предстоит защищать или отвергать;
• сохраняйте спокойный и доброжелательный тон, стремитесь убеждать, а не уязвлять партнера;
• помните, что спор – это диалог, где периоды красноречия сменяются напряженным вниманием к тому, что говорит партнер;
• старайтесь минимизировать количество задаваемых вопросов.
Если эти правила не соблюдаются, партнеры по спору отходят от сути дела, увлекаются формой, а не содержанием, начинают раздражаться, проявлять упрямство, вести себя высокомерно. Все это создает условия для перерастания конфликтной ситуации в конфликт, т. е. возникновения неприязненных отношений между участниками спора.
Макгайр (W McGuire, 1969) изучил вопрос о действенности различных видов защиты собственных позиций. Экспериментально создавалось два ее вида – опровергающая и поддерживающая. Первая содержала ссылки на опровержение возможных контраргументов, направленных против отстаиваемого мнения… одновременно игнорировались положительные аргументы для защищаемой позиции. Поддерживающая защита, наоборот, развивалась только положительно для собственной позиции: выдвигались лишь позитивные аргументы, в то время как игнорировались возможные контраргументы. Результаты показали, что первый вид защиты гораздо устойчивее по отношению к давлению и стабильнее по времени, чем второй. Согласно концепции автора, первая защита отличается от второй тем, что посредством ссылки на возможные контраргументы происходит «иммунизация» позиции испытуемого, что способствует большей сопротивляемости последующей атаке, чем при второй защите, которая лишена такого «иммунитета».
…Оказалось, что односторонняя утверждающая аргументация более действенна в том случае, когда она укрепляет уже имеющиеся взгляды людей, тогда как двусторонняя аргументация (утверждающая и опровергающая. – ?. И.) больше действует на людей, которые вначале негативно настроены к содержанию пропаганды, т. е. когда аргументы противоречат их сложившимся представлениям, имеющимся сведениям, установкам.
Крижанская Ю. С., Третьяков В. П., 1990, с. 120, 122.
В процессе спора важно уметь выбрать наиболее эффективный способ аргументации своей позиции. Выделяются два основных способа построения аргументации: восходящий (возрастающий) и нисходящий (убывающий). Восходящая аргументация – это такое построение последовательности аргументов, при котором их сила возрастает от начала к концу сообщения. При нисходящей аргументации сила аргументов убывает к концу сообщения. Сила аргументации – понятие субъективное, она определяется субъективной значимостью аргумента для данного человека или группы людей.
В том случае, если слушающие не слишком заинтересованы темой сообщения и к тому же имеют низкий образовательный уровень, наиболее важный аргумент нужно предъявить в самом начале. Если же речь идет об интеллигентных участниках совещания с высокой заинтересованностью, то наиболее эффективно предъявить наиболее важный аргумент в конце своего сообщения (McGuire, 1969).
Людям с высокой заинтересованностью и высоким интеллектуальным уровнем эффективнее не подсказывать вывода – они сделают его самостоятельно, если же уровень образования у партнера по общению низкий, сделать вывод необходимо (С. Ховленд, У. Вейсс [Hovland, Weiss, 1981]).
16.3. Деловое общение по телефону
Бытует мнение, что телефонные переговоры экономят время. Однако подсчеты показали, что у руководителей телефонные разговоры в течение рабочего дня занимают от 3 до 4,5 часа, а у сотрудников – 2-2,5 часа. Выявлены недостатки телефонных переговоров. Продолжительность их увеличивается за счет эмоциональной окраски. Это приводит к речевой нечеткости и неделовитости фраз. Отсюда на сообщение деловой информации уходит 2/3 времени, а на паузы между словами и фразами, на выражение своих эмоций по поводу тех или иных сведений – 1/3 времени.
Существуют следующие рекомендации для выбора телефона как технического средства общения. Его нужно выбирать, если необходимо:
• быстро сообщить удаленному от вас деловому партнеру определенные лаконичные сведения или получить таковые от него;
• быстро выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;
• получить согласие на конкретные действия в вышестоящих организациях;
• уточнить, остается ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то.
Важно правильно выбрать время телефонного разговора. При этом надо учитывать, что:
• по вашим сведениям оно удобно для абонента;
• абонент должен быть на своем рабочем месте, учитывая распорядок дня предприятия;
• именно в это время телефон вашего абонента менее всего загружен; следует иметь в виду, что самые оживленные контакты по телефону в учреждениях приходятся на декабрь и январь, на понедельник и на первую половину дня.
Деловое общение по телефону включает в себя ряд этапов: взаимное представление, введение собеседника в курс дела, обсуждение ситуации, заключительное слово. Представляясь собеседнику, сообщите свою фамилию, имя и отчество, место работы и должность, которую вы занимаете. Это сразу настроит его на деловой разговор. Представившись, желательно спросить у собеседника, не помешали ли вы ему своим звонком, может ли он уделить вам внимание. Только в случае положительного ответа можно продолжать разговор.
Рекомендации по использованию телефона в профессиональной деятельности (В. Г. Рубенчик, 1984)
1. При выполнении срочной, не терпящей отлагательства работы: а) не снимайте трубку совсем; б) снимайте ее сразу же и вежливо скажите: «Будьте любезны, позвоните мне тогда-то. Я занят срочным делом».
2. Немало людей повышают голос всякий раз, когда плохо слышат собеседника, тем самым отвлекая от работы других. В таких случаях надо попросить абонента говорить громче и спросить, как он слышит вас.
3. При снятии трубки с зазвонившего телефона заменяйте нейтральные отзывы типа «Да», «Алло», «Слушаю» более информативными: «Иванов», «Отдел кадров», «Завод». Это устраняет ошибки и путаницу, а значит, экономит время. Кроме того, совмещение отзыва с представлением задает деловой тон всему разговору.
