Рекламная функция связана с содержанием в информации на визитке данных о социальном статусе (например, занимаемый пост) владельца, а также имеющихся у него почетных званиях, титулах, ученых степенях и т.д. Иными словами, карточка сообщает о важных заслугах или достижениях человека.
Напоминающая функция; оставшись у делового партнера или знакомого, визитка молчаливо напоминает ему о своем владельце. Кроме того, можно без предварительной договоренности заехать с визитом в офис партнера, зная заведомо о его отсутствии. Секретарю или помощнику оставляется визитка, которая не только сообщает партнеру о несостоявшейся встрече, но и напоминает о возможных обязательствах либо незавершенных делах.
Кроме указанных, визитная карточка может использоваться и для таких функций, как поздравления, выражения благодарности или соболезнования, прощания, представления, приглашения на прием, сообщения о перемене места адреса, работы или места жительства.
С этой целью в международной практике общения принято делать соответствующие надписи. Эти надписи, как принято международным деловым этикетом, означают стандартные сокращения французских слов. Надпись делается от руки карандашом в левом нижнем углу визитной карточки. Ниже предложены варианты использования дополнительных функций визитки и соответствующие им надписи.
Поздравления. P.F. ( pour feter ) – чтобы поздравить. Если партнер первым поздравил с Новым годом, то его следует поблагодарить и в свою очередь поздравить: P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An) – ответное поздравление с Новым годом.
Можно вложить визитную карточку в конверт с поздравительной открыткой или запиской. В этом случае надпись-аббревиатура на карточке не требуется. Но возможна более конкретная поздравительная надпись в несколько слов, обычно в третьем лице, например: «… поздравляет с юбилеем».
Визитная карточка с надписью из нескольких слов или без надписи может прилагаться и к букету цветов. Букет может быть направлен как по случаю, так и без него.
Выражение благодарности. Р.R. ( pour remercien ) – чтобы поблагодарить; надпись на визитке делается в знак благодарности за поздравления или соболезнования, за подарки, сувениры, небольшие услуги. Такая реакция должна быть оперативной: в течение суток посылается ответная визитная карточка с надписью.
Выражение соболезнования. Р.С. (pour condoleances ) – чтобы выразить соболезнование. Такая карточка посылается в случае смерти делового партнера или знакомого.
Прощание . С помощью визитки можно попрощаться, отбывая на длительный срок. Для давних знакомых надпись делается следующей: Р.Р.С. (pour prendre conge ) – чтобы попрощаться. При длительном расставании с недавним знакомым надпись на посланной ему карточке может быть такой: Р.F.С. (pour feire connaissance ) – в честь прекрасного знакомства.
Представление . При желании быть заочно представленным кому-либо можно послать две визитных карточки: свою и общего знакомого человека. Последний в этом случае как бы заочно знакомит, представляет. На его визитке делается надпись: Р.Р. (pour presenter) – чтобы представить. На своей карточке никаких надписей не делается.
В ответ лицо, которому человека представили, может прислать карточку с надписью: Р.F.С. (pour faure connaissance) – чтобы выразить удовлетворение знакомством. Причем сделать это можно как после заочного, так и после очного знакомства.
Приглашение на прием . Для приглашения на неофициальный, дружеский прием на визитной карточке вверху пишется фамилия, имя и отчество приглашаемого лица, а внизу карточки указывается место и время приема.
Перемена адреса . В этом случае посылается две визитных карточки: старая и новая (с новым адресом и реквизитами). Нельзя вносить исправления в старые визитки (при перемене адреса, телефона, фамилии), т.к. в деловом мире это считается признаком дурного тона – надо делать новую визитку.
Как было сказано выше, за свою историю визитная карточка претерпела значительные изменения своего вида. Сегодня сложились вполне определенные правила оформления визитных карточек:
1. Формат визитной карточки. Это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества. Стандартный размер для мужчин 90 х 50 мм, для женщин возможно 80 х 40 мм (визитная карточки молодой девушки может быть еще меньше – 70 х 35 мм). Интересно, что в разных странах могут быть и другие варианты (например, в Великобритании формат визитных карточек женщин больше, чем у мужчин).
Унификация формата визитных карточек связана с появлением специальных блокнотов для их хранения. Карточку нестандартной формы в этом случае придется подгибать или подрезать, что создает определенные неудобства.
2. Шрифт визитной карточки. Он должен быть легко читаемым. Фамилия, как правило, выделяется полужирным шрифтом слегка большего размера. Для деловой визитной карточки желательно использовать три вида шрифта разного размера. Не следует использовать сложные курсивные готические или декоративные шрифты, которые затрудняют прочтение (это особенно актуально, если у владельца редкая или труднопроизносимая фамилия либо карточка выполнена на иностранном языке).
3. Цвет карточки. Классический деловой вариант – черный (синий) текст на белом фоне. В тексте карточки допускается использовать не более двух цветов. Полукартон может быть слегка тонирован. Ламинированная поверхность нежелательна (она может отражать свет и затруднять прочтение), но допустима с одной стороны, чтобы на другой при желании можно было сделать какую-либо пометку-напоминание.
Неудачной считается деловая визитка темного тона со светлым шрифтом, слишком яркая, многоцветная, хотя в качестве личной она и допустима.
4. Сведения на визитной карточке. Она должна содержать фамилию, имя и отчество (в российской традиции), место работы и должность владельца. Должность должна быть как можно более информативной, т.е. отражать сферу полномочий. Например, заместитель директора по маркетингу. По желанию владельца можно указать его почетные и научные звания, титулы, ученые степени и т.д. В карточке обязательно должны быть контактные данные, прежде всего телефоны. Могут быть указаны факс, почтовый и электронный адрес. Здесь важно соблюдать меру, не перегружая карточку большим количество сведений.
Признаком хорошего тона считается лаконичная визитная карточка.
На деловой карточке не рекомендуется указывать домашний телефон. Это допустимо лишь для людей творческих профессий, которые много времени работают дома: писатели, художники, преподаватели. Считается, что по деловым вопросам звонить домой можно лишь в случае чрезвычайных обстоятельств.
