Часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни разных успехов лишь только потому, что один из них стремится максимально использовать главный жизненный ресурс — время, в то время как другие не задумываются об этом.
Видимо, не случайно многие великие люди (Наполеон, Авраам Линкольн и др.) спали по 4 часа в сутки — они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса.
Время — деньги!
К менеджеру, занимающемуся заключением торговых контрактов, и торговому агенту имеет самое непосредственное отношение принцип «время — деньги». Ведь успех напрямую зависит от контактов с потенциальными потребителями их товаров, услуг. А поиск этих людей, организация и проведение встреч с каждым из них занимают значительное время. Чем больше времени удается выкроить для работы с потенциальными и уже состоявшимися клиентами, тем лучше финансовые показатели торгового работника.
Но, кроме того, необходимо время на чтение специальной литературы, повышение профессионального уровня и деловой квалификации. Без этого не станешь консультантом по решению проблем клиента, то есть не сделаешь накатанной дорогу к его кошельку.
Без всего этого не обгонишь своих конкурентов (вспомните притчу о двух продавцах, удиравших от медведя). Действительно, успех торговца — это успеть.
В среде просвещенных деловых людей утвердился принцип: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать», который подтвержден как соответствующими исследованиями, так и практикой.
Исследования показали, что непроизводительные траты рабочего времени, зависящие от самого человека, являются следствием недостаточного опыта, уровня образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными считаются последние причины.
С чего начать
Прежде всего нужно загореться сильным желанием изменить существующее положение с использованием своего времени. Без такого желания ничего не получится — из-за нашего консерватизма, нежелания менять устоявшиеся привычные методы работы. Лев Толстой подметил, что самая трудная работа — это работа над собой.
В качестве первых шагов к повышению организованности крайне полезно провести самофотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.
Суммировав зафиксированные затраты времени за день, каждый почти наверняка не досчитается нескольких часов. Это показывает существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты — результаты». Когда начнете работать над собой, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет вам рост эффективности использования времени.
Есть и другой, более действенный способ получить объективную информацию — это фотография вашего рабочего дня, сделанная кем-то из ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как он становится обладателем негативной информации о вас. В подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем сильнее стимул исправить положение. Мы настолько «затвердели» в своих привычках, что для изменения их нам необходимо потрясение, не меньше. В этом плане второй способ получения информации о себе может оказаться более сильным стимулом к работе по самосовершенствованию, нежели первый.
Изучение опыта преуспевающих деловых людей, в том числе и в сфере торговли, позволило аккумулировать их опыт в следующих рекомендациях.
Где взять недостающее время?
Эти рекомендации помогают получить выигрыш во времени в среднем 25–30 %. Автор знает людей, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в два раза больше дел. Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра же 30 % выигрыша времени является совершенно реальной {и наиболее вероятной) для любого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов. Так показывают результаты опросов тех, кто освоил их и руководствуется ими.
Данные приемы полезны руководителю фирмы, менеджеру, служащему, торговому агенту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени как на работе, так и вне ее.
Правило 1
Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности
Это первое и существенное звено в рациональной организации времени.
Один из парадоксов состоит в том, что когда мы затрачиваем время на планирование времени, его становится как бы больше.
Помните: когда вы знаете, куда идете, вы можете выбрать кратчайший путь. Или, по крайней мере, вы сможете оставаться на правильном пути, не отвлекаясь на непродуктивную деятельность.
В памятке-правилах «Как надо работать», разработанных А.К. Гастевым, первые два абзаца звучат так: «Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. В большинстве случаев работа не удается потому, что она с самого начала не была хорошо продумана». Сделанные нами специальные подчеркивания много раз повторяющегося слова «продумать» имеют целью обратить внимание на это слово как наиболее точно отражающее основную мысль.
Планирование работы на день рекомендуется делать следующим образом.
В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:
1) Важнейшие дела (в порядке их важности).
2) Срочные дела (в порядке срочности).
3) Текущие, не срочные дела (в порядке важности). Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот
в источник ценной информации для анализа затрат времени:
— сделав дело, поставьте в нем время (хотя бы ориентировочно), затраченное на его;
— если дело сделано полностью, зачеркните запись, например прямой сплошной чертой, если не полностью — волнистой;
— если дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией.
Впрочем, каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию.
