Если целью командировки являлось испытание оборудования, в отчете могут присутствовать всевозможные графики и формулы, необходимые для полноты отчета. В случае, когда командировка имела отрицательные результаты, отчет делается с подробным докладом и анализом причин неудачи.
Лексика, как и во всех деловых бумагах, строго ограничена определенным кругом употребления. Предложения безличные и представляют типичные для этого жанра конструкции.
Отчет о социологическом опросе должен содержать четкие данные о количестве интервьюируемых, типах вопросов и сведения, полученных в результате опроса. Чаще всего эти данные представляют в виде цифр, выражающих проценты, или их процентное содержание. Данный вид отчета выглядит более лаконично, чем отчет о командировке. В нем не должны присутствовать оценка данных и их сравнение с предыдущими.
Отчет о проделанной работе чаще всего существует на предприятиях и представляет собой обзор проведенной работы, ее результаты, числовые данные и процентное соотношение. Язык в отчетности строгий, в нем не должно присутствовать ничего, что могло бы отвлечь от основной направленности документа.
Отчеты – это, как правило, результат совместной работы коллектива, поэтому полностью отсутствует авторство, несмотря на то что подписан отчет может быть одним человеком (например, финансовым директором или начальником предприятия).
Следует обратить внимание на то, что отчеты всегда составляются по истечении событий, отсюда и название жанра – ретроспекция, т. е. рассмотрение того, что было.
33 ЯЗЫКОВЫЕ СРЕДСТВА И СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРИЕМЫ ЖАНРОВ РЕТРОСПЕКЦИЙ
По определению жанра ретроспекции можно определить его назначение, лексику и синтаксис. Лексика точная, замкнутая, используются устойчивые выражения типа: было проведено..., итоги исследования таковы....
Относительно всевозможных стилистических отступлений от правил и закономерностей стиля существует определенная норма, нарушение которой считается недопустимым.
Основная особенность жанра ретроспекции – это портативность. Форма написания свободная, может включать таблицы, формулы и т. д.
Иногда в жанре ретроспекции присутствуют сочинительные и подчинительные конструкции, которые выражаются сложносочиненными и сложноподчиненными предложениями, соединительными союзами и или а. Подобные конструкции уместны по форме и содержанию в свободных формах отчетности. В документах, написанных в деловом стиле, присутствие соединительных и присоединительных конструкций представляет интересное явление. Язык написания деловых документов достаточно прост, в них не принято употреблять длинные конструкции, поскольку это приводит к неоднозначному пониманию текста. Встречаются предложения с однородными членами, которые образуют сочинительное словосочетание. Однородные члены выражаются словами разных частей речи. Вместе с однородными членами предложения можно увидеть обобщающие слова, объединяющие перечисленные определения в один собирательный образ, например, миксеры, микроволновые печи, тостеры иное – товары, произведенные на предприятии. Слово «товары» будет обобщающим.
Итак, языковые средства, лексика и другие лексические приемы, предназначенные для использования в жанрах ретроспекции, более свободны и специфичны, чем в других документах официально-делового стиля. Это не просто стилистические отступления, а необходимые для данного вида документов условия. Например, любой отчет должен быть подробным и четким, чтобы не упустить каких-либо важных моментов, здесь включают перечисления, однородные члены и обобщающие слова.
Все официальные бумаги, документы, относящиеся к жанру-ретроспекции, несут в себе юридическую силу, поэтому четкость и точность их изложения должны быть максимальными.
В отчетах и обзорах присутствует еще и оценочный момент. При сравнении итогов прошедшего и настоящего делаются выводы об общих достижениях, даются объяснение неудачам. Все это требует дополнительных языковых средств, не выходящих за рамки официально-делового стиля.
34 ЖАНРЫ ПОЛИЛОГИ: СОБРАНИЕ, СОВЕЩАНИЕ, ПЕРЕГОВОРЫ, ИНТЕРВЬЮ
Полилог – это такой жанр, который подразумевает не просто беседу, а вопросы и ответы, которые фиксируются на бумаге.
К жанрам-полилогам относят собрания, совещания, переговоры, интервью. Подразумевается участие в них двух и более человек. В основе этих жанров лежит устная разговорная речь.
Собрание – это сбор коллектива в школе, на предприятии, в фирме и т. д. Оно имеет определенную цель и задачу, решение которой должно приниматься всем коллективом.
В начале собрания обязательно оглашается повестка дня, в которой указываются вопросы для рассмотрения и обсуждения. Перед началом обсуждения основных вопросов выбираются президиум, председатель, ведущий собрание и секретарь, ведущий протокол. В протокол записываются только основные моменты доклада, его обсуждение и принятые постановления и решения.
Совещание концептуально более строгая форма, чем собрание. На совещании присутствует не весь коллектив предприятия, а только представители и руководители производственных единиц (начальник отдела, заведующий кафедрой и т. д.). Этим людям доверено решение важных задач данного предприятия (школы, вуза). Каждое совещание решает определенный круг вопросов.
К устному жанру относятся и переговоры. Переговоры могут быть двухсторонними и более.
Переговоры могут быть между главами государств (переговоры на высшем уровне), перед заключением контракта на изготовление оборудования и др. Для оформления переговоров предназначен протокол, включающий вопросы для обсуждения.
Течение переговоров стандартизировано и проходит по определенным правилам. Язык переговоров строгий, близкий к официально-деловому стилю.
Интервью – жанр публицистики, беседа журналиста с одним или несколькими лицами по каким-либо актуальным вопросам. Беседа в виде интервью может проходить при приеме на работу, когда объявляется конкурс. В этом случае в качестве журналиста выступает ответственное лицо предприятия или другого учреждения. Если это интервью берется для газеты или телевидения, то лексика может быть разнообразной. Если интервью берется при приеме на работу, то лексика может быть ближе к производственной, хотя вполне допустимы стилистические отступления.
У интервью нет повестки дня, но есть цель – получить необходимую информацию.
Таким образом, жанры-полилоги относятся к разговорному стилю со всей его спецификой. Лексика, как и у всех разговорных жанров свободная, замыкающаяся на круге решаемых вопросов.
При переговорах, на совещании или собрании должна соблюдаться культура общения, определяемая культурой поведения.
35 НАЧАЛО И ОКОНЧАНИЕ СОБРАНИЯ. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДОКЛАДЧИКА. ПОВЕСТКА ДНЯ. ПОЗДРАВЛЕНИЕ
Собрание – коллективное мероприятие, на котором должна присутствовать большая часть коллектива. В этом случае собрание является правомочным и вправе принимать решение.
Вопросы, выносимые на собрание, составляют повестку дня и, как правило, оглашаются заранее. Согласно основному докладу назначают или выбирают докладчика. На собрании выбираются председатель и секретарь, который ведет протокол.
В зависимости от того, где проводится собрание, оно может носить свое специальное название: родительское собрание, профсоюзное собрание. Например, собрание членов кафедры в высшем учебном заведении носит название «заседание кафедры», а собрание членов факультета – «ученый совет».
Поставленные вопросы носят производственный или социальный характер и являются важными, наболевшими, необходимыми для обсуждения.
Для собрания на большом предприятии заранее составляется регламент. Любое собрание начинается с оглашения темы и представления докладчика. В повестке дня собрания важными могут быть один или несколько вопросов. Доклады готовятся по всем вопросам. Представляет докладчика обычно председатель собрания. Докладчик готовит свое выступление заранее в публицистическом стиле, привлекая профессионалов из необходимых областей знаний.
После окончания выступления говорящему могут быть заданы вопросы, желающим – предоставлена возможность высказаться по теме доклада. Может развернуться дискуссия.
В конце собрания должны быть подведены итоги и вынесены решения по повестке дня, которые отражаются в протоколе.
Решения выносятся путем общего голосования.
Протокол собрания является документом, имеющим юридическую силу, и составляется в соответствии с правилами делопроизводства в официально-деловом стиле.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
Протокол включает перечень присутствующих и вопросы повестки, далее следуют краткое содержание доклада, вопросы и внесенные предложения, в заключение пишется постановочная часть, отражающая принятые решения.
