В конце собрания должны быть подведены итоги и вынесены решения по повестке дня, которые отражаются в протоколе.
Решения выносятся путем общего голосования.
Протокол собрания является документом, имеющим юридическую силу, и составляется в соответствии с правилами делопроизводства в официально-деловом стиле.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
Протокол включает перечень присутствующих и вопросы повестки, далее следуют краткое содержание доклада, вопросы и внесенные предложения, в заключение пишется постановочная часть, отражающая принятые решения.
Протокол, как и любая деловая бумага не отражает личность автора, большинство предложений пишется в неопределенной форме. Часто используются конструкции типа: По данному вопросу принято решение При голосовании было решено ... и т. д.
Собрания могут быть посвящены юбилейным датам работников или уходу на пенсию. Выбирается докладчик, рассказывающий о жизненном и творческом пути юбиляра. Протокол на таких собраниях не ведется.
Поздравления произносятся в устной форме. Как правило, в поздравлениях присутствует большое число этикетных языковых формул.
36 ТАКТИКА И СТРАТЕГИЯ НАУЧНОЙ И ДЕЛОВОЙ ДИСКУССИИ. ПРИЕМЫ ВЫРАЖЕНИЯ КРИТИЧЕСКИХ ЗАМЕЧАНИЙ
Научную и деловую дискуссии можно отнести к публицистическому стилю. В них используется специальная лексика. Основой научной и деловой дискуссии служит разговорная речь.
Для возникновения дискуссии необходима тема обсуждения. Дискуссия возникает после выступления, доклада, когда тема изложения является актуальной и интересной для слушателей.
После выступления к оратору могут возникнуть вопросы, если в речи встречались сложные моменты, требующие дополнительного разъяснения, или существует необходимость более детального рассмотрения проблемы. Надо отметить, что, задавая вопросы, можно выяснить, насколько полно говорящий владеет материалом, насколько правильно и точно он понимает суть проблемы. Однако наводящие вопросы могут заставить выступающего понять свою неправоту. Это так называемый логический путь. Можно постараться доказать то, что собеседник не прав, заранее изучив и подготовив аргументированные тезисы. Хотя, если выступающий твердо уверен в своих словах, он может отстоять свою точку зрения.
В любом случае необходимо выслушать собеседника, оппонента до конца. Этого требует культура поведения.
Научная дискуссия – обсуждение, вследствие чего возникает понимание истинного значения вещей, понятий. В процессе обсуждения важно не только утверждение сторон в собственной правоте, а необходимость логически обосновать суть явления.
В процессе деловой дискуссии, напротив, необходимо доказать и отстоять свою точку зрения. На деловой дискуссии наиболее часто обсуждаемыми вопросами являются финансовые отчеты, состояние дел на предприятиях, пути развития бизнеса.
В процессе дискуссии, как научной, так и деловой, могут возникать критические замечания в отношении доклада. Это могут быть вопросы, а также использование невербальных средств для выражения неодобрения, непонимания и т. д.
Дискуссия должна строго соответствовать заданной тематике. Круг обсуждаемых вопросов должен быть строго ограничен. Недопустимы обсуждение, критическое высказывание в адрес лично докладчика.
Знание материала, убежденность оратора в верности своих рассуждений являются залогом правильного и успешного проведения дискуссии. Каждый обсуждаемый вопрос имеет определенную специфику, которая не распространяется на другие затрагиваемые темы.
37 ОБЩЕНИЕ «В КОМАНДЕ»
Можно работать самостоятельно или в коллективе. Работая индивидуально на себя и для себя, человек выбирает доступные и понятные ему методы и приемы. Иначе обстоит дело, когда человек работает с другими людьми, общается в коллективе, в команде. В этом случае мы говорим не просто об общении как акте коммуникации, общение становится частью политики предприятия. Понятие «работа в команде», т. е. сообща, стало встречаться в сфере делового общения не так давно.
Образ фирмы создается работниками, особенно руководящими лицами, советом директоров. Дружеская атмосфера, сплоченность, умение находить контакт с клиентами и сослуживцами обеспечивают успешную деятельность компании.
Существуют два типа общения «в команде»: устное и письменное.
Устная форма является важным моментом общения. Сюда можно отнести разговорную речь в различных ситуациях: общение в лифте, в приемной, ожидая начальника, за обедом. Приветствия и прощания, обмен житейской информацией не менее важны, нежели обсуждение каких-либо серьезных вопросов, поскольку это сближает работников коллектива.
Официальное общение – это общение на более высоком уровне. Речь на деловом совещании, на встрече с потенциальными клиентами должна естественным образом отличаться от повседневной разговорной речи. Она становится более литературной, может меняться со-
став лексики, используются определенные этикетные формулы. Главным при встрече является достижение поставленных задач и результатов, все общение направлено именно на это. Речь может изобиловать различными приемами для большей убедительности.
Письменный тип общения – это работа с документацией. Данный процесс нельзя назвать легким, ведь человек должен обладать определенными навыками и умениями.
Общение требует наличия двух сторон: говорящего и слушающего. Немаловажным является и то, как слушающий воспринял услышанное. Восприятие речи – сложный процесс. Не всегда можно с первого раза понять, что говорит или хотел сказать оратор. У слушателя может не оказаться возможности услышать доклад вторично. Следовательно, задачей оратора является как можно более точно, четко и ясно изложить материал. Это можно отнести к общению как между начальником и подчиненным, так и между двумя партнерами на деловой встрече.
В ситуациях общения говорящий надеется на понимание. Активное слушание заключается в восприятии информации в полной мере, в определении наиболее важных моментов, в уверенности достоверности изложенного. Реакция слушателя (кивок головы, негодующий возглас) является подтверждением того, что он понимает, о чем идет речь.
38 ПЕРЕГОВОРЫ
Переговоры – это деловая встреча, в ходе которой собеседники должны найти решение проблемы, приемлемое для обеих сторон.
Переговоры – это устная форма речи, хотя необходимо отметить, что процесс должен быть запротоколирован. Как правило, переговоры должны быть запланированы, невозможно полагаться на импровизацию и спонтанность. Однако тщательная подготовка с учетом малейших нюансов и пауз неуместна.
Недопустимо ведение переговоров по бумажке. Допускается иметь план-конспект, чтобы не сбиться и строго следовать намеченному плану.
Речь сторон должна быть правомерной, тезисы аргументированы. Как правило, одна сторона более заинтересована в результатах переговоров, следовательно, речь должна быть убедительной, лексика подобрана правильно. Необходимо также обратить внимание на интонацию. Невербальные средства общения – мимика и жесты – также могут помочь в достижении того или иного результата.
Невербальные средства общения играют важную роль в общении. К примеру, использование фонационных средств, т. е. изменение громкости речи, может рассказать об эмоциональном состоянии, в котором пребывает человек. Убыстрение или замедление речи может быть использовано как «тактическое оружие», чтобы отвлечь, или, с другой стороны, может говорить о незнании собеседника, темы доклада (например, чтобы «перескочить» трудный непонятный параграф, часть текста говорящий излагает быстро и скованно).
Тембр голоса может быть ровным, уверенным, жестким и даже напористым, что говорит о полном владении ситуации, или, наоборот, дрожащим, растерянным, что является показателем неуверенности и даже страха. Особое внимание надо обратить на логическое ударение в словах, фразах.
Можно говорить о так называемых психологических интонациях. Это конкретные жесты, а именно кивок головы в знак согласия или несогласия, кулак как знак угрозы, вставание при встрече.
Данные средства лишь дополняют правильно построенный диалог. При переговорах отмечаются смешанные виды диалога – свободный, вопросно-ответный, который может перейти в спор.
В переговорах часто встречаются профессионализмы и специальные слова. Язык переговоров относят к публицистическому стилю.
В процессе переговоров, как правило, подписываются документы, которые имеют юридическую силу. Протокол содержит основное содержание этапов переговоров. Различают следующие этапы:
1) знакомство сторон;
2) изучение предлагаемых условий сделки;
3) непосредственно подписание контракта. Переговоры могут быть не только коммерческими, но и носить политический характер.
