Читаем без скачивания Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха - Тамара Воротынцева

• цифры, имена, конкретные ссылки;

• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);

• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально окрашенной, эмоциональнопозитивной лексики);

• информация об имеющемся позитивном опыте.

Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, обладающее ощутимой силой воздействия.

«Фишки», повышающие убедительность

Фишка первая. Конкретика

Информация по конкретной ситуации:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.

Сравните:

Используйте конкретную информацию – этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!

Фишка вторая. Внимание к личности адресата

• Обращение к адресату по имени.

• Указание на исключительность адресата.

Обращение к адресату по имени

Любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!

Сравните:

Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма влияет на лояльность адресата и активизирует внимание.

Сравните:

Указание на исключительность адресата

Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность и внимание. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.

Сравните:

Проявляйте искреннее внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах.

Фишка третья. Стиль письма

• Первое лицо (я, мы).

• Действительный залог.

• Позитивная лексика.

• Эмоционально окрашенная лексика.

Первое лицо (я, мы)

Письмо – деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».

Сравните:

Действительный залог

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога.

1. Действительный (или активный).

2. Страдательный (пассивный).

Об одном и том же действии можно написать по-разному.

Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.

Действительный залог обладает большей живостью, динамикой и конкретикой. Он придает деловой информации некий доверительный оттенок и косвенно влияет на выразительность письма.

Сравните:

Позитивная эмоционально окрашенная лексика

Деловая переписка априори предполагает оперирование безэмоциональной, фактической информацией. И поэтому дозированное и уместное использование эмоционально окрашенной лексики может стать дополнительным инструментом работы с вниманием адресата, его эмоциями и степенью интереса к нашей информации.

При этом следует иметь в виду, что эмоции и чувства в деловом письме не должны превалировать над главным содержанием письма.

Фишка четвертая. Экспертное мнение, экспертный совет

Большинство людей, находясь в ситуации выбора, склонны прислушиваться к мнению экспертов: позитивная оценка знающего и опытного человека придает уверенности, служит своего рода гарантией надежности и правильного решения. Используйте в своих деловых предложениях варианты фраз, приведенных ниже.

«Как человек, не первый год работающий в этой сфере, с уверенностью могу Вам порекомендовать именно этот вид…»

«По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших…»

«Поверьте моему опыту…»

«Мой профессиональный опыт позволяет мне с уверенностью посоветовать вам…»

Внимание! Используя этот сильный инструмент, будьте правдивы!

Фишка пятая. Указание на имеющийся позитивный опыт

Достаточно часто, находясь в ситуации выбора, человек нуждается в информации о том, что кто-то такой выбор уже делал и получил хорошие результаты. Это также следует учитывать и применять в своих деловых предложениях.

Посмотрите на варианты использования этого приема в отрывках из писем.

Из письма-предложения о сотрудничестве с журналом: «В качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду».

Из письма-предложения о сотрудничестве в вопросах интернет-рекламы: «Мы вели размещение рекламных компаний таких клиентов, как P&G, Берлин-Хеми, Bayer, так что в успешности размещения Вы можете быть уверены».

Из письма-предложения о разработке рекламной кампании: «В числе наших клиентов: Sony Ericsson, Google, Emirates, JTI».

Говорите в письмах об опыте вашего успешного сотрудничества, о положительных результатах применения вашего продукта/услуги/сервиса. Этим вы повысите степень доверия к вашему предложению.

Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.

Фишка шестая. «Язык пользы»

Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.

Поэтому если ваша цель – пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения – используйте в письме «язык пользы».

Например:

«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».

«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов».

«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ Вашей тренинговой компании. Это позволит Вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о Ваших программах большему числу Ваших потенциальных клиентов».

Из письма-предложения руководителю провести обучающие семинары по информационным технологиям для владельцев малого бизнеса.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты фраз-анонсов в начале делового предложения:

• Для того чтобы Вам было легче принять решение, расскажу…

• Для того чтобы Вы оценили, чем мы можем быть Вам полезными…

• Для того чтобы Вам было легче разобраться в наших видах вкладов…

• Для того чтобы у Вас было представление о спектре наших услуг, коротко расскажу…

• Для того чтобы Вы располагали информацией для принятия решения, коротко сообщу…

Фразы-клише при рассказе о конкретных свойствах/особенностях продуктов/услуг/сервиса:

• Это позволит вам…

• Это дает Вам возможность…

• то есть Вы можете…

• то есть Вы получаете…

• таким образом Вы сэкономите…

Итак, назовем полный арсенал «фишек», позволяющих сделать письмо выразительным.

1. Конкретика:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

2. Внимание к личности адресата («личный план»)

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

А теперь, пожалуйста, опознайте эти инструменты в отрывках уже знакомого вам письма.

Отрывок № 1.

Здравствуйте, Тамара!

Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости для вузов». Спасибо Вам за приятное общение и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имя, название).