Читаем без скачивания Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха - Тамара Воротынцева

Вопросы по теме «вписания» в корпоративную культуру.

1. Почти все эксперты утверждают, что проблема несоответствия вчерашнего выпускника вуза корпоративной культуре компании сегодня актуальна и распространена. Но в чем суть проблемы? Говорят, в расхождении между ценностями молодого специалиста и ценностями компании. Но какие конкретно ситуации расхождения между ценностями молодого специалиста и корпоративными ценностями чаще всего встречаются в России? Информация к размышлению. Отвечая на этот вопрос, обычно говорят о следующих противоречиях: в компании ценится инициатива, а человек неинициативен, привык, что все делает по инструкции; обратная ситуация: молодой человек жаждет получить простор для творческой активности, а в компании все жестко регламентировано; выпускник по натуре индивидуалист-одиночка, а в компании ценится работа в команде; человеку хочется, чтобы вокруг него была доброжелательная атмосфера, где все друг друга уважают и поддерживают, а в компании – сплошные интриги; человеку важна стабильность, спокойный размеренный ритм работы, а в компании получает бурное развитие противоположная ситуация; хочется участвовать в рискованных, интересных проектах, на работе – скука и рутина; в компании требуется поначалу много работать за небольшие деньги, а молодой сотрудник хочет работать поменьше, но при этом побольше зарабатывать; в вузе молодой человек привык к уважительному и гуманному отношению к себе, а в компании к нему относятся как «к винтику в механизме» (почему-то о последнем противоречии вспоминают реже).

2. С целью избежать проблемы несоответствия корпоративной культуры или хотя бы минимизировать последствия некоторые эксперты предлагают молодым специалистам следующую стратегию: определить основные критерии «идеальной», наиболее подходящей для себя компании, затем – постараться понять, по каким признакам можно распознать основные особенности ее культуры, и сформулировать ряд вопросов к работодателю, которые позволят идентифицировать наличие той или иной КК. Но помимо привлекательной корпоративной культуры существуют и другие стимулы, например, высокая зарплата, интересная специфика работы… Трудно найти компанию, где все было бы «в одном флаконе». А значит, скорее всего, придется идти на компромисс: делать выбор в пользу более значимых вещей и мириться с какими-то недостатками, в том числе в корпоративной культуре. Вопрос: к чему и какой ценой конкретный человек может адаптироваться? Как определить тот максимально допустимый предел расхождения в собственных ценностях и ценностях компании, который лучше не переступать?

3. Можно ли описать пример возникновения у выпускника серьезных проблем из-за несоответствия корпоративной культуре (без указания конкретной компании, фамилии)? В общем виде пример может касаться следующей ситуации. Обычно при трудоустройстве выпускники смотрят прежде всего на размер зарплаты, бренд, а корпоративная культура отходит на второй план. А потом человек устраивается на работу – и оказывается, что вопросы корпоративной культуры гораздо более серьезная вещь – и несовпадение в ценностях приносит большие неприятности. И вот хотелось бы описать какой-либо пример такого рода, без указания конкретной компании. В общем виде сюжет может быть примерно таким: выпускник Н. устроился в компанию, где у него была хорошая зарплата и перспективы. Но вскоре оказалось, что… в компании ценится то-то и то-то, с чему Н. проблемы… и в итоге Н… Если, конечно, подобный пример есть, если нет – значит, нет.

А вот три вопроса по теме карьерного старта выпускника.

Как вчерашнему выпускнику вуза быстро и без вопиющих ошибок понять правильные нормы и модели поведения в компании?

Как научиться воспроизводить эти модели лучше «старожилов» и тем самым начать свой карьерный рост?

Что еще можно порекомендовать молодому «начинающему» сотруднику, стремящемуся сделать успешную карьеру?

Просьба ответить по возможности в течение полутора недель. По второй теме (карьерный старт) можно в течение двух недель.

Спасибо!

С уважением,

Виктор Иванов

8-999-999-99-99

А вот как могло бы и как должно выглядеть грамотное деловое письмо.

Дата: 31 Окт 2009

От: Виктор Иванов

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости вузов»

Здравствуйте, Тамара!

Это Виктор Иванов, звонивший Вам с предложением о сотрудничестве.

В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам названия тем статей, которые планируются к публикации в нашем издании.

1. «Вписание выпускников в корпоративную культуру».

Ключевые вопросы в рамках данной темы:

– В чем суть проблемы несоответствия вчерашнего выпускника вуза корпоративной культуре компании?

– В чем состоят основные критерии идеальной компании в представлении выпускника? Какие есть примеры проблем у выпускников из-за несоответствия корпоративной культуре?

2. «Карьерный старт выпускника».

Ключевые вопросы в рамках данной темы:

– Как вчерашнему выпускнику вуза быстро и без вопиющих ошибок понять нормы и модели поведения в компании? Как научиться воспроизводить эти модели лучше «старожилов» и тем самым начать свой карьерный рост?

– Что еще можно порекомендовать молодому «начинающему» сотруднику, стремящемуся сделать успешную карьеру?

Тамара, насколько Вам интересно данное предложение? Буду Вам признателен, если пришлете ответ в ближайшее время (1–2 дня). И затем я сообщу Вам о сроках предоставления материалов и требованиях к их формату. Спасибо!

С уважением, Виктор Иванов

8-999-999-99-99

Используйте инструменты ясности смысла – и повышайте успешность и эффективность вашего делового письма!

А в нашей главе о ясности смысла мне осталось дополнить уже сложившуюся общую картину небольшими деталями. Они касаются работы с таким видом письма, как письмо-ответ на вопрос адресата.

Как построить понятный ответ на вопрос адресата?

Два инструмента понятного письма-ответа/

1. Логика «от адресата».

2. Грамотная визуальная организация электронного ответа. Как построить предельно понятный ответ?

Для того чтобы понимать, как должен выглядеть понятный для адресата ответ, предлагаю вам простой эксперимент.

Ниже я поместила пример вопроса и два варианта ответа к нему.

Прочтите их.

На месте человека, задавшего вопрос, какой вариант ответа (смысл) вам было бы легче и быстрее понять?

Думаю, что при оценке легкости восприятия ответа вы отдали предпочтение варианту № 2.

Давайте посмотрим еще один пример.

Ниже также помещен вопрос и два варианта ответа к нему.

Прочтите их.

Какой из вариантов ответов (смысл) вам легче и быстрее понять?

И вновь я предполагаю, что вы предпочли вариант ответа № 2. Этот ответ действительно очень легок для восприятия.

Почему?

Дело в общей структуре ответа и в использовании определенной лексики. Я назвала это логикой «от адресата».

Логика «от адресата»

Для того чтобы человек быстрее понял смысл нашего ответа, полезно сообщать ему информацию в той логике и при помощи тех слов, какими он оперировал в своем вопросе.

1. Вначале сообщайте основную суть (собственно ответ), а потом приводите объяснения, аргументы.

Вопрос 1: Предусмотрено ли уменьшение…?

Ответ 1: Да (собственно ответ) + детали.

Вопрос 2: Как поступить в данном случае?

Ответ 2: В данном случае необходимо… + детали.

2. По возможности начинайте ответ теми словами, которыми был задан вопрос.

Вопрос 1: Предусмотрено ли уменьшение…?

Ответ 1: Да, уменьшение предусмотрено.

Вопрос 2: Как поступить в данном случае?

Ответ 2: В данном случае необходимо…

Возьмите на заметку эти правила – и ваши адресаты будут благодарны вам за четкие и понятные ответы!

Вы также ощутимо ускорите и улучшите процесс диалога с вашим адресатом, если станете учитывать особенность визуальной организации электронного ответа.

Грамотная визуальная организация электронного ответа

1. Внимание к тому, чтобы в вашем ответе присутствовал текст письма-вопроса вашего адресата (история переписки).

2. Следование формату, в котором задан вопрос.

3. Внимание к последовательности расположения письма-вопроса и письма-ответа в истории переписки.

Отправляя письмо-ответ, обязательно сохраняйте в поле письма вопрос вашего адресата (сохраняйте историю переписки)!

Посмотрите на примеры писем-ответов ниже.

Вариант № 2 действительно является письмом-ответом.

Вариант № 1 при получении может стать источником вопросов. Не допускайте такого в своей переписке!

Письмо-ответ

Отвечая на вопросы адресата, старайтесь следовать визуальному формату, в котором задан вопрос. Это существенно сокращает время и облегчает понимание сути ответа.