определение регламента и проведение еженедельных и ежемесячных собраний,
выполнение контрольных функций и анализа деятельности отдела:
определение форм внутренней отчетности,
определение критериев контроля сотрудников,
определение критериев контроля показателей (доход, задолженность, количество рекламы).
Примечания:
*) Контроль производственных процессов, осуществляемых другими подразделениями редакции.
**) Процесс может быть частично автоматизирован.
***) Критерии: сумма задолженности, время ее накопления, количество проведенных переговоров по оплате и их характер, история аналогичных проблем в прошлом, продолжительность сотрудничества и перспективы его продолжения, характеристики иерархии клиента (директор, бухгалтер, ответственный по рекламе, ответственный за принятие решений по оплате), вероятность случайного пропуска в оплате, потребность газеты в средствах, потребность в выполнении планов дохода.
На (стр.) показаны зоны повышенной ответственности за доход, так как именно на этих этапах появляется заказ, который только затем будет выполняться. Зона ответственности за выполнение заказа: II и III. Зоны ответственности за обеспечение своевременной и полной оплаты обозначены IV и V. Причем участок V – это еще и исправление ошибок допущенных на стадии переговоров в части обсуждения условий сделки и подписания документов и на стадии принятия заказа в части непосредственного подписания договора.
Точность схемы на принесена в жертву наглядности. Эту небольшую погрешность исправляет, одновременно выделяя понятие «творчество» в отдельную категорию, затрагивая также автоматизацию.
Табл. 1. Техническая и творческая составляющие по основным рабочим функциям
Процессы в цепи «появление-выполнение заказа»
Перечень работ в рамках функционального блока на, пусть даже многоуровневый не показывает условий изменения направлений и перехода от одной работы к другой. Сквозь глобальность функций и задач по получению заказа необходимо видеть важность его выполнения, оформления, многие другие детали «конвейера» и изменения направления его движения, как схематически показано на (стр.).
Рис. 4. Последовательность в цепи «появление-выполнение заказа»
Творчество технической работы
В отдельный крупный блок на (стр.) выделена техническая работа, причем немного грубовато. На любой общей схеме элементы приводятся приблизительно. Однако такое обобщение по ряду причин не подходит.
Во-первых, для построения вертикально-горизонтальной структуры техническую работу можно и нужно выделить в отдельное направление или проект чтобы поручить его отдельному ответственному сотруднику. Для целей матричной структуры техническую работу надо четко детализировать и систематизировать, чтобы ответственный сотрудник мог передавать, разделять эту работу по другим сотрудникам, а также эффективно и без значительных затрат времени контролировать полноту и своевременность выполнения.
Техническая работа сама непосредственно не приносит редакции доходы, но она сопутствует получению этих средств, обеспечивает саму возможность творческой работы с клиентами, время для нее. Однако рост объемов технической работы может лавинообразно возрастать с каждым днем. Это вторая причина особого внимания к этой категории работы, как снежный ком способной полностью поглотить отдел.
Третья же причина внимания состоит в том, что четко регламентированные процессы более легко поддаются автоматизации, которая экономит в последствии колоссальные человеческие и финансовые ресурсы. Освободится больше времени для творческой работы с клиентами, требующей особого внимания, заботы и поощрения. Да и сказав подробнее сейчас о технической работе, не надо будет к ней возвращаться в других главах книги, больше посвященных как раз таки творческой составляющей.
Ну и, наконец, пятый аргумент в пользу систематизации: подготовленный на этой базе методический материал станет инструкцией, руководством к действию на первое время каждому новому сотруднику отдела. Выполняя ее, он будет самостоятельно обучаться во время работы, не отвлекая остальных. Комплект из должностных обязанностей менеджера по организационной поддержке (стр.,), обязательного перечня технической работы (), классификатора () поможет организовать этот процесс и работу, описанную на стр..
Пример 4. Обязательная ежедневная техническая работа
Технический сотрудник (менеджер по организационной поддержке) ежедневно должен проверять выполнение технической работы сотрудниками отдела, а в случае не выполнения указывать им на это или выполнять самостоятельно:
– приём рекламы в офисе (выписка счета/договора, копирование, регистрация заказа), не переговоры;
– внесение в информационную систему (базу данных) банковской выписки,
– планирование дел и контактов на день и неделю,
– коммутация входящих звонков внутри отдела,
– прием факсов,
– оптимизация технической работы,
– регистрация заказов перед сдачей рекламы в № по всем видам рекламы,
– проверка и сдача № по всем видам рекламы,
– набор и корректировка информации в информационной системе,
– отправка корреспонденции,
– отправка счет-фактур,
– выставление счет-фактур,
– регистрация договоров в реестре,
– подготовка актов сдачи-приемки, протоколов согласования цены;
– написание и подготовка проектов договоров перед заключением,
– техническая подготовка списков обзвона,
– регистрация информации после контактов с клиентами,
– подготовка и распечатка статистических данных деятельности отдела,
– согласование макетов рекламы с заказчиком,
– прочие коммуникации по факсу, почте, E-mail;
– отбор заказов в № по всем видам рекламы,
– вывод статистических данных (в т. ч. финансовых) сотрудничества с клиентами,
– упорядочивание документов, материалов, информации в отделе,
– поддержание порядка на рабочих местах и в отделе,
– ведение подшивок газеты и иной прессы,
– сбор (из СМИ, по телефону и других источников) и фиксирование предварительной (адресно-именной) информации о возможных клиентах,
– расчет показателей деятельности отдела и конкретных сотрудников.
Пример 5. Классификация и последовательность технической работы
1. Подготовка к контактам с клиентами:
– выбор потенциальных клиентов на основе систем сбора информации, в соответствии с реализацией проектов а) бывшие, б) новые, в) оптовики;
– подготовка писем-предложений по заранее определенным формам;
– регистрация результатов проведения переговоров, внесение их в информационную базу данных;
– отправка газет по почте и соответствующая подготовка.
2. Принятие заказа на рекламу:
– составление договора;
– прием гарантийного письма с содержанием макета (файлы, пленка);
– выписка счет-фактуры на оплату;
– отправка/выдача счет-фактуры.
3. Выполнение заказа на рекламу:
– согласование размещения макета с заместителем главного редактора (редактором);
– подготовка документов для передачи на верстку (перечень особых замечаний, непосредственно макеты, реестр, файлы макетов, пленки);
– передача документов на верстку.
4. Выполнение заказа на Classified:
– корректировка информации в базе данных,
– составление сопроводительных документов,
– передача на верстку.
5. Выставление счет-фактур:
– выписка счет-фактур,
– отправка счет-фактур по факсу, почтой, курьером.
6. Обеспечение оплаты по просроченным платежам:
– внесение банковской выписки в информационную систему для верстки;
– наведение/поддержка порядка в учете,
– определение фирм (создание выборки) и их сотрудников для контакта по результатам анализа кредитных историй,
– работа с компаниями в соответствии с выборкой:
а) повторное выставление счет-фактур (выписка, отправка),
