Первая фраза в инструкции должна звучать так: «Сотрудник отдела рекламы выполняет прямые поручения начальника отдела рекламы и исполняет нижеприведенные обязанности:… " последняя: «С обязанностями ознакомлен … (подпись, дата)».
А ранее описанную организацию работы условного отдела можно свести к нижеследующим () обязанностям. На основе примера и вам будет легче скорректировать должностные инструкции и разработать их.
Обратите внимание на название должностей. Название должности должно звучать не только красиво, но и гордо, если так можно сказать. Название должности должно положительно воздействовать на собеседника при первых контактах с ним, а также на самого сотрудника, мотивировать его этим, вселять в него гордость за себя и свою работу. Если красивому названию мешает законодательство, например, соответствовать какому-либо государственному реестру должностей, то его можно использовать внутри отдела и при общении с клиентами, внося в штатное расписание иное.
Для руководителя отдела вообще полезно подбирать название должности, позволяющей вести переговоры «на высоком уровне», например, с президентами крупных компаний, как уже упоминалось.
Пример 6. Должностные обязанности сотрудников
Начальник отдела рекламы или руководитель рекламной службы
Должностные обязанности:
– управление, планирование и контроль деятельности отдела рекламы и его сотрудников, а также штатного и нештатного персонала газеты, занимающегося сбытом рекламы;
– формирование (подбор) кадрового состава отдела рекламы, определение системы и объемов стимулирования сотрудников и обеспечение условий работы в соответствии с ресурсами определенными генеральным директором или бюджетом;
– определение должностных обязанностей сотрудников, оперативное определение и перераспределение работ;
– создание эффективного сбытового комплекса с учетом текущей внешней маркетинговой и внутрифирменной ситуации;
– представление интересов предприятия перед потребителями рекламных услуг, проведение переговоров по вопросам относящимся к компетенции;
– изучение и анализ конъюнктуры на рынках сбыта рекламного пространства газеты, принятие адекватных решений по вопросам входящих в компетенцию и выработка предложений и рекомендаций по вопросам не входящим в компетенцию с целью сохранения и/или улучшения позиций газеты на рынках сбыта;
– реализация установленных генеральным директором или посредством бюджета показателей дохода от продажи рекламы с использованием при этом определенных для этих целей расходов и ресурсов;
– выработка рекомендаций для подразделения корреспондентов по изменению качества и параметров выпускаемой газеты;
– налаживание и поддержка эффективных и плодотворных коммуникаций с остальными отделами и руководством,
– контроль выполнения размещенных заказов и исполнения договоров в части рекламы,
– методическое обеспечение, обучение, направление и контроль сотрудников для выполнения задач отдела,
– создание условий для благотворных межличностных отношений,
– определение системы ценообразования на рекламные услуги,
– создание временных групп из сотрудников отделов производственного (по согласованию с главным редактором), распространения и рекламы для эффективного и направленного продвижения рекламных услуг на определенные сегменты рынка; планирование их деятельности и контроль за реализацией проектов;
– выполнение функций менеджера контактов,
– обеспечение подготовки отчетов по установленной форме и предоставление ее лично генеральному директору и главному бухгалтеру,
– обеспечение выполнения сотрудниками отдела рекламы письменных распоряжений и приказов генерального директора,
– выполнение иных обязанностей по письменным указаниям или приказам генерального директора,
– в отсутствие генерального директора и заместителя генерального директора исполнение обязанностей генерального директора.
Отчетность
Ежемесячно не позднее первой недели следующей за отчетным месяцем:
– предоставлять генеральному директору устный, если дополнительным приказом не установлено иное для конкретных случаев, отчет по выполнению настоящих должностных обязанностей, о деятельности вверенного подразделения, а также выявленную и полученную в процессе работы информацию о рисках и возможностях газеты при работе на рекламном рынке,
– предоставлять письменно отчет главному бухгалтеру и генеральному директору, заверенный главным бухгалтером, об объеме и стоимости отгруженных за отчетный месяц услуг клиентам через рекламный отдел.
Подчиненность:
– непосредственно генеральному директору,
– в отсутствии генерального директора более двух месяцев лицу, исполняющему обязанности генерального директора и собранию учредителей.
Старший менеджер контактов или менеджер по работе с клиентами
Должностные обязанности:
– привлечение новых рекламодателей на страницы газеты,
– направление работы всех сотрудников отдела и всех иных сотрудников редакции в части привлечения рекламы, сбор информации от них,
– проведение переговоров с клиентами на выезде,
– внедрение и последующая передача новых рекламных проектов,
– проведение переговоров с бывшими рекламодателями,
– передача собранной в очередной номер газеты рекламы на верстку,
– проведение переговоров по рекламе с клиентами, самостоятельно обратившимися в газету,
– проведение активной работы и переговоров с рекламными агентствами и агентами по работе с газетой,
– проверка выполнения сотрудниками отдела верстки требований к качеству воспроизведения, размерам и месторасположению рекламных объявлений,
– руководство подчиненными, их обучение, отчет руководителю отдела о их деятельности,
– выполнение работ по дополнительным направлениям при наличии времени,
– выполнение иных работ, закрепленных за сотрудниками отдела рекламы, по поручению руководителя отдела или в связи с обстоятельствами,
– выполнение соответствующих письменных приказов по редакции,
– в отсутствие начальника отдела рекламы исполнение его обязанностей.
Дополнительные направления работы:
– сбор информации о проведении выставок и различных отраслевых и тематических мероприятий,
– переговоры (не прием) с рекламодателями в офисе,
– разработка системы выезда к текущим и возможным клиентам, а также посещения общественных и профессиональных мероприятий,
– по поручению руководителя отдела выполнение иной работы, закрепленной за сотрудниками отдела рекламы.
Отчетность
Еженедельно не позднее вечера понедельника предоставлять начальнику отдела рекламы письменный отчет содержащий:
– перечень новых фирм и содержание переговоров по рекламе,
– перечень и содержание переговоров по сотрудничеству с новыми рекламными агентствами и агентами,
– итоговые данные переговоров о склонности к сотрудничеству, о причинах мешающих сотрудничеству, о тенденциях на рынках этих фирм,
– количество входящих звонков по рекламе от самостоятельно обратившихся фирм, их перечень,
– о проведении выставок и мероприятий в ближайшие 2 недели и в следующем месяце с указанием данных об организаторах,
– количество размещенной рекламы в номер (месяц) по категориям страниц и товаров (услуг), относительное изменение общего объема, тенденции, причины,
– перечень выполненных работ, не входящих в должностные обязанности, основания и затраты времени.
Подчиненность:
– непосредственно начальнику рекламного отдела,
– в отсутствии начальника рекламного отдела генеральному директору.
Менеджер контактов и финансовых вопросов
Должностные обязанности:
– проведение переговоров с рекламодателями по закончившейся рекламе и о по продолжению сотрудничества,
– подготовка перечня рекламодателей и рекламных агентств, не продолживших сотрудничество с газетой, причины и содержание переговоров, передача перечня старшему менеджеру контактов,
– работа с рекламодателями в срок не оплатившими счета и иные документы к оплате,
– повышение скорости оплаты по счетам и иным документам к оплате, разработка стимулирующих быструю оплату мероприятий для сотрудников и клиентов,
– выведение статистики по платежам и неплатежам, по их структуре, по тенденциям,
– проведение переговоров с новыми рекламодателями с согласованием действий со старшим менеджером контактов,
– руководство подчиненными, их обучение, отчет руководителю отдела о их деятельности,
