– выведение статистики по платежам и неплатежам, по их структуре, по тенденциям,
– проведение переговоров с новыми рекламодателями с согласованием действий со старшим менеджером контактов,
– руководство подчиненными, их обучение, отчет руководителю отдела о их деятельности,
– выполнение работ по дополнительным направлениям при наличии времени,
– выполнение иных работ, закрепленных за сотрудниками отдела рекламы, по поручению руководителя отдела или в связи с обстоятельствами,
– выполнение соответствующих письменных приказов по редакции.
Дополнительные направления работы:
– производство контроля регистрации входящих заказов,
– привлечение новых клиентов по проекту «Х1»,
– привлечение новых клиентов по проекту «Х2»,
– по поручению руководителя отдела выполнение иной работы, закрепленной за сотрудниками отдела рекламы.
Отчетность
Еженедельно не позднее вечера понедельника предоставлять начальнику отдела рекламы письменный отчет содержащий:
– перечень фирм и содержание переговоров по рекламе,
– итоговые данные переговоров о склонности к сотрудничеству, о причинах мешающих сотрудничеству, о тенденциях на рынках этих фирм,
– перечень фирм и содержание переговоров по вопросам оплаты, перечисленные ими по результатам переговоров суммы,
– задолженность по месяцам с начала года и ее изменение, причины;
– задолженность текущего месяца: структура и изменение, крупные неплательщики,
– статистические данные по финансовым вопросам,
– перечень иных работ проведенных по решению вопросов оплаты,
– количество привлеченных новых клиентов по проекту «Х1» и проекту «Х2»,
– перечень выполненных работ, не входящих в должностные обязанности, затраты времени на них.
Подчиненность:
– непосредственно начальнику рекламного отдела,
– в отсутствии начальника рекламного отдела старшему менеджеру контактов.
Менеджер по технической или организационной поддержке
Должностные обязанности:
– выставление счетов-фактур и подготовка договоров, контроль за их подписанием и отправкой,
– ввод банковских документов в информационную систему или иное фиксирование оплаты по счетам,
– прием рекламы по факсу,
– передача по факсу договоров для их заключения, а также иных необходимых для работы материалов по поручению сотрудников;
– ввод новых данных и корректировка иных данных в информационной системе, контроль работы иных сотрудников в этой части,
– контроль наличия документов (договора и акты) по сделкам,
– прием клиентов в офисе (не переговоры),
– прием входящих телефонных звонков,
– прием рекламы по факсу,
– подготовка и отправка почтовой корреспонденции,
– ведение реестра счет-фактур,
– ведение реестра договоров,
– еженедельное составление отчетов о проделанной работе,
– руководство подчиненными, их обучение, отчет вышестоящему руководителю о их деятельности,
– выполнение работ по дополнительным направлениям при наличии времени,
– выполнение иных работ, закрепленных за сотрудниками отдела рекламы, по поручению руководителя отдела или в связи с обстоятельствами,
– выполнение соответствующих письменных приказов по редакции,
– выполнение иной работы согласно «Перечня обязательной ежедневной технической работы», не вмененной в обязанности другим сотрудникам.
Дополнительные направления работы:
– подготовка отчетов для бухгалтерии,
– контроль за внешним видом помещения отдела,
– обучение сотрудников оптимальной работе на компьютере для выполнения ими должностных обязанностей,
– привлечение новых клиентов по проекту «Х3».
Отчетность
Еженедельно не позднее вечера понедельника предоставлять вышестоящему руководителю письменный отчет содержащий:
– количество привлеченных новых клиентов по проектам «Х1» и «Х2».
– уровень дохода за неделю (месяц), уровень дневных поступлений,
– количество выставленных за неделю счетов и их общая сумма,
– затраченное время: на выписку счетов, на их отправку, на набор и корректировку информации отделом (в человеко-часах),
– о количестве отсутствующих документов по сделкам,
– список отправленной почтовой корреспонденции, количество и расходы,
– количество заключенных отделом договоров,
– перечень выполненных работ, не входящих в должностные обязанности, основания и затраты времени.
Подчиненность:
– непосредственно менеджеру контактов и финансовых вопросов,
– в отсутствии менеджера контактов и финансовых вопросов старшему менеджеру контактов, а в отсутствие последнего – начальнику рекламного отдела.
Помощник менеджера контактов или менеджер по информационной поддержке
Должностные обязанности:
– выполнение поручений старшего менеджера контактов в рамках должностных обязанностей последнего,
– выполнение поручений менеджера контактов и финансовых вопросов в части контактов с рекламодателями по оплате,
– доставка рекламных материалов от клиента в редакцию,
– осуществление информационной поддержки деятельности отдела:
а) выявление новых источников вторичной информации,
б) мониторинг указанных руководителем источников информации на предмет выявления отсутствующих в газете рекламодателей, сбор по ним информации и передача данных сотрудникам отдела,
в) выявление компаний на указанных руководителем рынках, о их рекламной активности,
г) сбор статистических данных по указанным руководителем рекламным агентствам (клиенты, объемы рекламы по клиентам, объемы рекламы по газетам) из доступных периодических изданий и иных источников,
д) подготовка (составление) списков участников по указанным руководителем выставкам и мероприятиям,
– еженедельное составление отчетов о проделанной работе,
– руководство подчиненными, их обучение, отчет вышестоящему руководителю о их деятельности,
– выполнение иных работ, закрепленных за сотрудниками отдела рекламы, по поручению руководителя отдела или в связи с обстоятельствами,
– выполнение соответствующих письменных приказов по редакции.
Отчетность
Еженедельно не позднее вечера понедельника предоставлять вышестоящему руководителю письменный отчет содержащий:
– список используемых источников информации и их текущая сущность, новые источники,
– список компаний и найденная информация о них (результаты мониторинга),
– список найденных компаний на указанных рынках и информация о них,
– собранные данные по рекламным агентствам,
– списки участников по указанным выставкам и мероприятиям,
– другие письменные документы, если предполагается их использование другими сотрудниками или при наличии соответствующих распоряжений,
– перечень выполненных работ, не входящих в должностные обязанности, основания и затраты времени.
Подчиненность:
– непосредственно старшему менеджеру контактов,
– в отсутствии старшего менеджера контактов менеджеру контактов и финансовых вопросов, а в отсутствие последнего – начальнику рекламного отдела.
Утверждение должностных обязанностей производится по форме, которая может иметь следующий вид, как в.
Пример 7. Утверждение должностных обязанностей
Утверждаю
Генеральный директор
____ {предприятие} ___
______ {Ф. И. О.} _____
Подпись ____________
«__" ______ 2000 г.
Должностные обязанности
Должность: _____________ {наименование должности} ______________
Должностные обязанности:
{перечень должностных обязанностей}
Отчетность:
{требования к отчетности}
Подчиненность:
{принцип подчиненности}
Ознакомлены _____ {Подписи, ФИО} ________ "__" _______ 2000 г.
Обязательный минимум
Есть вопросы, требующие краткого, но четкого определения. К минимальным организационным требованиям можно отнести определения по таким вопросам как рабочий день, собрания и учет доходов, а также отчетность по отгруженной продукции, о которой поговорим позже.
Рабочий день
Рабочий день четко определяется началом и окончанием и является 8-ми часовым. К примеру с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед на 1 час. Начинать работу раньше, равно как и позже заканчивать не целесообразно – другое время работы с клиентами является неудобным. Инициатива сотрудника о выполнении работ после 18:00 должна приветствоваться, но не поощряться. У сотрудника есть семья (мы же не взяли на работу не семейного сотрудника) и о ней они не должны забывать. Засиживание на работе более часа и более 2-х раз в неделю ненормально – он просто не умеет организовывать свой рабочий день.
