– решение различных конфликтных ситуаций,
– а также ряд других коммуникаций.
Отчетность и информация главному редактору не передается, так как он является начальником производственного подразделения. Однако практика такова, что директор и редактор часто одно и тоже лицо.
Инициатором предоставления информации является другая сторона коммуникаций. Эта же сторона устанавливает требования по форме и полноте предоставления данных, а также каналы или способы, время и периодичность передачи информации.
Однако получающая сторона может запрашивать излишнюю и сверх подробную информацию, зачастую не нужную им. Ее нельзя предоставлять. Это не только лишняя работа и трата времени, это замусоривание чужих мозгов, и это, наконец, нарушение конфиденциальности, разглашение коммерческой тайны. Не зачем знать верстке о финансовых тонкостях, а бухгалтерии ширину, высоту и содержание макета. А зачем генеральному директору ежедневный 20-ти страничный журнал «Один день из жизни рекламного отдела»? Если конечно такие формы будут спущены сверху, не забудьте к 7 работающим сотрудникам добавить 7 сотрудников пишущих отчеты. Ведь еще есть и внутренняя отчетность в отделе. Кстати, можно с ней и знакомить заинтересованных лиц.
Ряд форм отчетности могут быть закреплены за отделом в устной форме, а ряд – в обязательном порядке в должностных инструкциях (см. стр.), дабы установить связь между действующим законодательством и действиями отдела рекламы.
Информация в бухгалтерию
Формы предоставления данных зависят от используемых бухгалтером методов исчисления налогов. Так как налог на добавленную стоимость может выплачиваться и по отгрузке, а не оплате товара. Тогда потребуется предоставлять реестр отгруженной рекламы за месяц с указанием стоимости, не зависимо от выписанного документа к оплате и продолжительность заказа.
Отчет об отгрузке () предоставляется в бухгалтерию по мере выхода газеты, раз в месяц или еженедельно. При необходимости и ежедневно.
Также ежемесячно предоставляются реестры выписки счетов, заключенных договоров. Сами договора и счета находятся в отделе для работы в соответствующих папках.
Пример 8. Форма отчета бухгалтеру об отгрузке рекламы в день выхода газеты
Отгрузка. газета № ___ от __.__.2000 года
Отчет подготовил Иванов И. И. 5.01.2001_____________
(подпись)
Информация генеральному директору
Генеральному директору (главному редактору) газеты также нужна информация о деятельности и результатах рекламного отдела. Для различных целей, как минимум чтобы быть в курсе дел и иметь возможность контроля, как максимум – для стратегического планирования, прогноза доходов и развития ситуации. Отчет () предоставляется не реже 1 раза в месяц по итогам прошлого месяца. Желательна перепроверка бухгалтером и заверение его подписью, чтобы рекламщики имели регулярный контроль.
Пример 9. Форма отчета генеральному директору по показателям деятельности
Объем отгруженных товаров и услуг
Дебиторская задолженность
Доход
Отчет подготовил Иванов И. И. 5.01.2001 _____________
(подпись)
Проверено: Петрова Н. Н. 5.01.2001 _____________
(подпись)
Также полезен график дохода в долларах за последние годы, перечень внутренних и перечень внешних факторов помешавших увеличить объем рекламы и дохода, тем более, если был установлен план. График, кстати, может быть единственным полезным руководителю документом.
Информация на верстку
Как уже говорилось, верстке необходима информация достаточная для верстки рекламы при верстке самой газеты.
На верстку передаются:
– параметры рекламы в зависимости от типа: ширина и высота, имя и расположение файла, текст или внешний вид и прочее, место расположения, особые отличия и условия (в виде реестра),
– непосредственно сами материалы (распечатки и файлы или пленки).
Время и форма предоставления согласовывается с выпускающим редактором.
Исполнение якобы несвойственных отделу функций
Прямая и основная обязанность отдела продаж (рекламы) проводить переговоры с потенциальными клиентами с целью получения заказа. И все. Однако эффективная организация продаж требует эффективной работы других подразделений. В условиях сегодняшних редакций добиться налаживания коммуникаций и эффективной работы (взаимодействия) других подразделений практически невозможно, даже путем воздействия на генерального директора. Зачастую в редакции вообще нет «нужных» рекламщику подразделений.
Поэтому и приходится «тащить на себе» работу других подразделений, а также не существующих. Не взяв на себе инициативы, вы каждый день, каждый час будете сталкиваться с проблемами в работе с клиентами, и терять драгоценное время. Я не призываю на базе 5—7 сотрудников воссоздать редакцию в редакции, как государства в государстве, но взять на себя ряд функций будет полезно и для творческого развития, и для пользы дела, читай дохода.
Вы наверно помните, в самом начале приводились примеры диаметрально противоположных редакций (стр.). Работа отдела рекламы высоко эффективна во втором примере, а «серая» и скучная в первом. Если ваша редакция не относится ко второму варианту, но вы не хотите тратить драгоценное время вашей жизни на прозябание, и хотите творчески развиваться, то вам придется на себе тянуть ряд дополнительных «неявных» функций для построения эффективной работы рекламного отдела, локомотива «серых» редакций.
Функции «бухгалтерии»
Основные функции, которые стоит взять на себя: выписка документов к оплате (счета и договора), отгрузки (акты сдачи-приемки), обоснования цены (протоколы); проверка производимой клиентами оплаты. Так вы повысите оперативность и точность выполнения этих работ, что в свою очередь повлияет на доходы, на количество рекламы, на взаимоотношения с клиентами.
Функции «корреспондентов»
Информационный обмен с клиентами
В работе с клиентами очень полезно устанавливать информационный обмен, это дает возможность чаще общаться с клиентами не по вопросам рекламы. В этом случае значительно проще решать вопрос о размещении рекламы «между делом».
Такой обмен информацией может потребовать знаний в соответствующей области бизнеса и может со стороны клиента вызвать инициативу освещения различных вопросов непосредственно в газете. Но в тоже время весьма вероятно, что ваша инициатива не будет воспринята корреспондентами и главным редактором. Однако, самостоятельно подготовив статью и настояв «это нужно для работы с рекламодателем» вы сможете ее опубликовать после редакторской доводки. Не рекламный материал, а статью интересную читателям или предпринимателям соответствующей отрасли, но по каким-то причинам не интересную редакции с аргументом «не наш читатель».
Более частые контакты с клиентами «не по рекламе», тем и очень полезны для размещения рекламы, так как эффективные коммуникации могут быть установлены именно при подготовке вами самостоятельно обзорных статей по рынку группы рекламодателей.
Представитель компаний предпочитают сообщать информацию рекламного характера, но, собрав ее от разных фирм, уточнив какие-то аспекты, можно подготовить пусть не сногсшибательную, но «достаточную» по уровню статью. Сам материал улучшит отношение с фирмами, установит тесные связи с различными людьми на предприятии. Позволит от этих компаний и таких же получить рекламу! Аргумент прост: читатель в первую очередь интересуется материалами в газете, читая статью, он быстрее обратит внимание и на рекламу к теме. А восприятие с рекламы будет усилено статьей.
И помимо этого… читатель получит информацию зачастую не обоснованно отвергаемую газетой. Редактора порой пребывают в искреннем, но глубоком заблуждении о предпочтениях своей читательской аудитории.
Написание рекламных статей и их редактирование
Рекламные материалы, подготовленные клиентами, зачастую несут прямую рекламную нагрузку, что явно бросается в глаза. Редактор не всегда согласен пренебречь доверием читателей, нарушить тематику или стиль газеты. Но в этом случае не стоит отказываться от денег, тем более, если на «раскрутку» клиента вы потратили без малого год. Статья может быть доработана, добавлена информацией от клиента или информацией о рынке. Статье может быть придан стиль редакции, ее традиции.
Но отдавать такой материал на переработку корреспонденту даже по поручению редактора опасно. Корреспондент может не обладать знаниями в области специфики отношения с клиентом или особенностями этого сектора рынка, а поэтому в момент общения и согласования могут быть достигнуты недоразумения влекущие разрыв сделки. Именно во время контактов корреспондента с клиентом.
