Читаем без скачивания Презентационный конструктор - Радислав Гандапас

Это подходящий финал в тех случаях, когда презентация была непродолжительной и решение принималось совместно с аудиторией. Например, проводилось голосование или дискуссия. Это дает возможность не только напомнить, но и закрепить достигнутое. После чего с большей уверенностью можно будет рассчитывать на то, что участники после презентации совершат необходимые вам действия.

Иногда я общаюсь по телефону с друзьями, с которыми давно не виделся. И если наш разговор заканчивается договоренностью созвониться на будущей неделе, я точно знаю, что мы не созвонимся. А спустя месяц–другой случайно встретимся где–нибудь и снова договоримся «как–нибудь созвониться». Знакомо? Почему так происходит? Потому что мы не зафиксировали результат нашего разговора. Мы не решили, кто, кому и когда позвонит. Вот и в финале презентации важно четко зафиксировать принятые решения.

В конце презентатор еще раз, но в уже более мягкой форме призывает участников к совершению действия, ради которого проводится презентация. Это повтор кульминации. В ряде случаев может использоваться в презентациях, в кульминационной части которых не содержался призыв или предложение. Таким образом, заключение выполняет функцию кульминационной части. Рекомендации могут носить характер совета или инструкции. Это зависит от статуса участников презентации.

Такой финал больше подходит для побудительных речей.

Презентатор в финале предлагает аудитории выполнить небольшое, незначительное действие, которое связано с важным действием. Например, сделать пробную закупку, ознакомиться с каталогом, зайти на сайт, заполнить анкету и так далее. Понятно, что конечной целью презентации является не это. Но ведь и смысл тест–драйва, который проводят автосалоны, не в том, чтобы дать покататься на автомобиле всем желающим, а в том, чтобы это небольшое действие приблизило гораздо большее. Я сам так пришел к мысли о покупке мотоцикла, да не то что к мысли, к страстному желанию! Я едва смог дождаться наступления подходящего сезона. Неудивительно, что мой выбор пал именно на ту модель BMW, на которой я и проходил тест–драйв. Удивительным образом в моих мечтах это даже был мотоцикл именно того цвета. На рынках вам всегда дадут попробовать товар, выложенный на прилавке. Квалифицированные консультанты в магазинах одежды и одаренные продавцы на вещевых рынках не жалеют сил, предлагая примерить ту или иную вещь. Примерка — ближайший шаг, который может совершить покупатель. Затем он совершает следующий — задает вопросы о составе ткани и прочее. Затем еще один — размышляет, как эта вещь будет сочетаться с тем, что у него уже есть в гардеробе. И последний шаг — он задает вопрос о цене. Если помогать ему на каждом из этих этапов, продажи будут идти «на ура». Какой здесь главный шаг? Первый, примерка. Так и в презентации очень важно подвести участников к первому, пока несложному для них шагу.

Этот финал подойдет в ситуации, если действие, к которому вы склоняете аудиторию, существенно удалено от времени проведения презентации. Эти шаги как бы приближают предстоящее событие к сегодняшнему дню. Бывает так, что вдохновенная речь оратора вызывает такой эффект, что если бы действие нужно было совершить сегодня, то многие так и поступили бы. Но если спустя недели — эффект рассеивается. Неспроста в передачах «Телешоп» нам предлагают бонусы, если мы моментально, прямо сейчас сделаем заказ.

Политики, выступающие перед избирателями, конечно, просят спустя месяц сделать выбор в их пользу, но заканчивают выступление, например, предложением, вернувшись домой, задать членам своей семьи вопрос, какой они видят страну через четыре года.

Мы уже рассматривали этот блок в вариантах вступления. Он бывает уместен и в финальной части: «Видите, как мы легко с вами договорились. Неудивительно, ведь мы с вами земляки» или «Как важно, что мы — женщины — умеем понимать друг друга».

Прием «Свой/чужой» особенно эффективен, когда применяется и во вступлении, и в заключении. Он служит напоминанием о том, что аудитория и выступающий — «одной крови».

Шутка хороша уместная. Наиболее удачными выглядят шутки не заготовленные, а импровизированные. Они основываются на только что произошедшем событии. Поэтому могут служить более удачной заменой заготовленному финалу. Шутка может родиться как парафраз на брошенную кем–то из зала реплику, на какой–то неожиданный вопрос или на непредвиденную ситуацию во время презентации (отключение света, нарушение регламента, отказ техники).

Этот блок в качестве финального я рекомендую только тогда, когда со всей аудиторией у вас достигнуто доброжелательное взаимопонимание. В противном случае такой финал может стать раздражающим.

Это красивый вариант заключения. По его использованию я сразу узнаю профессионала. Заключается прием в следующем: в конце своего выступления оратор напоминает аудитории слова, с которых он его начал. Либо завершает анекдот (историю из жизни), начатый во вступлении, но оборванный с обещанием дорассказать в конце презентации. Часто применяется в паре с вариантом вступления «Когда я ехал к вам сюда».

Этот прием следует использовать при подготовке продолжительных презентаций, которые состоят из нескольких информационных блоков, слабо связанных между собой. Если в презентации аргументация не может быть выстроена в логической последовательности, а сама презентация изобилует цифрами и данными, не поддающимися сокращению, то возвращение к началу будет подобно шампуру, пронизывающему несколько кусков мяса. Участникам презентации этот прием сразу позволит увидеть в ней систему. И даже взглянуть на тему под неожиданным углом. В финале, возвращающем слушателей к началу, может содержаться немного новой информации, которая позволяет увидеть и оценить предмет презентации по–новому.

Романы являются таким литературным жанром, в котором обилие действующих лиц, фактов и историй иногда сбивает с толку не слишком внимательного читателя. И именно в произведениях этого жанра чаще всего встречается такой прием, как возвращение к началу. Вспомним роман Людмилы Улицкой «Искренне ваш, Шурик».

Важной частью презентации были и остаются ответы на вопросы участников. Эта часть может уничтожить все ваши труды, а может спасти не слишком удачное выступление. Ваши ответы на вопросы должны добавить вам несколько баллов, а не отнять. Для этого мы изучим основные принципы ответов на вопросы, которые помогут вам делать это более успешно, чем до сих пор. Итак.

Почему–то сложилось ошибочное мнение, что презентация — подобие некоего испытания. И испытуемый обязан быть на высоте в каждом задании. Выражения лиц участников презентации смутно напоминают мне лица моих экзаменаторов в студенческие годы. Да и презентатор зачастую своим видом напоминает студента на экзамене. Пора понять, что студенческие годы закончились. Вы выступаете перед аудиторией, которая знает о предмете презентации меньше вас. Иначе бы вы презентации не готовили. Вопросы участников имеют целью не проверку вашей компетентности, а уяснение важных моментов, которые нужны им для принятия важного решения. Кстати, когда вы сами будете в зале на чужой презентации, не забудьте того, что сейчас прочитали.

Что следует из первого принципа ответов на вопросы?

• Вы не обязаны знать всего. И даже всего по теме презентации. Вы имеете полное право не только не знать чего–то, но и прямо заявить об этом. И не нужно смущаться и извиняться. Сильный человек никогда не боится признаться в своих недостатках. Аудитория скорее простит презентатору некомпетентность, чем слабость.

• Вы не обязаны отвечать на все вопросы, даже если знаете ответ, но по каким–либо причинам давать его не в ваших интересах. Дело другое, что ответ: «Я не хочу отвечать на ваш вопрос» звучит несколько оскорбительно. Найдите более дипломатичную форму. Например, «У меня сейчас нет информации по этому вопросу…» или «Мне не хотелось бы давать непроверенные сведения…» Если спрашивающий настаивает или если вы уже восьмой раз отвечаете, что у вас недостаточно информации, запишите вопрос и пообещайте задавшему его, что свяжетесь с ним в течение 24 часов и сообщите ответ. Попросите его визитку или номер телефона.

• Вы имеете право переадресовать вопрос другому специалисту, например находящемуся на презентации. Или отослать спрашивающего к источнику информации (отчету, сайту, книге), где он может найти развернутый ответ на свой вопрос.