письмо о переводе;
заявление;
докладная записка;
объяснительная записка;
протокол;
представление:
представление о переводе;
представление о поощрении;
представление об увольнении и др.;
– распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. К первой группе относятся приказы по основной деятельности предприятия – по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Ко второй – приказы по личному составу (например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России: приказы по кадровому составу; унифицированные формы (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это приказ (распоряжение) о: приеме работника на работу (форма Т-1); приеме работников на работу (форма Т-1а); переводе работника на другую работу (форма Т-5); переводе работников на другую работу (форма Т-5а); предоставлении отпуска работнику (форма Т-6); предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а); прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8); прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а); направлении работника в командировку (форма Т-9); направлении работников в командировку (форма Т-9а); поощрении работника (форма Т-11); поощрении работников (форма Т-11а); командировочное удостоверение работника (форма Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а); а также: приказы, имеющие произвольную форму о (об): вынесении взысканий; изменении анкетно-биографических данных; установлении профессии; присвоении разряда; совмещении профессий (должностей); установлении надбавки; замещении временно отсутствующего работника; дежурстве; привлечении к сверхурочным работам; изменении режима работы;
– первичные учетные документы: личная карточка работника (форма Т-2); личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС); учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4); табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12); табель учета использования рабочего времени (форма Т-13); акт о приеме работ (форма Т-73);
– личные документы: трудовая книжка; документы личного дела (например, личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, дополнение к личному листку по учету кадров, копии документов об образовании, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо);
– информационно-справочные документы; уведомление о: предстоящем увольнении; сокращении штата; праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; праве отказаться от работы в ночное время; получении трудовой книжки; справка с места работы.
Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:
– анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
– заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
– заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);
– опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);
– справка о соответствии (форма АДВ-7);
– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1).
Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:
1) заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;
2) заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.
Уже по данному списку можно судить, что разобраться с таким количеством документов довольно-таки сложно. Возникает вопрос: что делать в данной ситуации, с чего начинать, чтобы оптимально организовать документооборот в кадровой службе? Далее мы выделим самые необходимые документы кадровой службы, которые относятся непосредственно к работающему персоналу предприятия.
Документация по кадрам (личному составу, персоналу) – это совокупность документов, которые фиксируют трудовую деятельность работников.
Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности, т. к. они являются самыми важными документами в кадровой службе персонала. К таким документам относятся:
– трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате.
Прием работника на постоянную работу на предприятие должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:
Схема 1
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.
Схема 2
Руководитель предприятия, фирмы издает приказ по кадровому составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Увольнение работника производится по следующей схеме:
Схема 3
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия (фирмы) издает приказ по кадровому составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. После краткого ознакомления с организацией кадровой работы подробнее разберем каждый документ, приказ по кадровому составу.
Глава 2
Прием на работу
2.1. Правила приема на работу
Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор. Прием на работу на предприятие обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (формы Т-2).
Заявление чаще всего пишется от руки, но предприятие может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указываются должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
Реквизиты заявления при приеме на работу:
– адресат;
– автор;
– наименование вида документа;
– текст;
– отметка о наличии приложения;
– подпись;
– дата.
В реквизитах «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда – номер телефона, паспортные данные).
После того как заявление подписывается руководителем, оно подшивается в личное дело работника. Однако ТК РФ не предусматривается написание заявления о приеме. Согласно ст. 57 ТК РФ основанием для издания приказа о приеме на работу служит трудовой договор.
