Читаем без скачивания PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере - Эльвира Вашкевич (2)

Глава 6

Использование приложения PowerPoint при создании презентации

Новые системы плодят новые проблемы.

Не следует без необходимости плодить новые системы.

Если вы уже сталкивались с версиями приложения PowerPoint, например с Microsoft PowerPoint 2003, то знаете, что данное приложение предназначено для проектирования презентаций, содержащих графики, рисунки, фотографии, звуковые и видеоклипы. С помощью приложения PowerPoint созданные презентации можно записывать на компакт-диск и DVD, демонстрировать, отправлять по электронной почте и т. д.

Тем, кто впервые собирается пользоваться для создания презентаций приложением PowerPoint, следует знать, что первоначально оно было разработано для того, чтобы помочь в создании и представлении электронных демонстраций слайдов, в основном для коммерческих презентаций. Существует даже весьма поэтическая (разумеется, с точки зрения делового человека) легенда, как возникла идея создания PowerPoint. Якобы какой-то молодой служащий, менеджер крупной компании, разработал некий проект, который жаждал представить непосредственно президенту компании. Больше всего легендарный менеджер переживал за потерю ноу-хау, что вполне естественно: еще не было такого ноу-хау, которое могло бы выдержать бюрократические коридоры. Желая преодолеть «власть письменных столов», менеджер решил рискнуть: зная, что президент компании каждый день спускается из своего кабинета, расположенного на верхнем этаже здания, в ресторан на первый этаж, молодой человек занял ключевую позицию у лифта. Иными словами, подготовил засаду на потенциального спонсора (партнера) по всем правилам искусства презентации. Естественно, в папке у менеджера лежал заранее подготовленный многообещающий проект. Дождавшись появления президента компании, молодой человек, вежливо поздоровавшись, вошел вслед за ним в лифт. После чего открыл папку с проектом и, пока лифт двигался до ресторанного этажа, блестяще провел презентацию своей идеи. Говорят, что президент компании одобрил проект еще до того, как открылись двери лифта.

Считается, что именно с тех пор Microsoft PowerPoint стал популярным инструментом бизнес-коммуникации, что и неудивительно, ведь каждому хотелось повторить путь успешного менеджера, а приложение PowerPoint представляет для этого все возможности. Это универсальный инструмент для создания презентаций, совместимый с большинством мультимедийных приложений. В готовый шаблон легко вставляются практически любые эффекты, приложение имеет удобный сервис и просто управляется.

Приложение PowerPoint получило настолько широкое распространение, что теперь практически все посетители презентаций ожидают, что каждое выступление будет сопровождаться показом слайдов PowerPoint. Чтобы не обманывать ожидания потенциальных клиентов (покупателей, партнеров, спонсоров), следует научиться пользоваться данным приложением с максимальной эффективностью. Оно составлено настолько удобно, что пользоваться им несложно – было бы желание научиться. Мы будем рассматривать приложение PowerPoint 2007, учиться с ним работать и создавать с его помощью презентации.

Часть 2

Создание презентации в Microsoft PowerPoint 2007

Глава 7

Что можно делать и не делать в Microsoft PowerPoint 2007

Большая система, образованная увеличением размеров меньшей, ведет себя совсем не так, как ее предшественница.

Перед тем как рассматривать новинки, которые предлагает пользователю Microsoft PowerPoint 2007, и обучать работе с приложением, определимся с понятиями презентации и слайд-шоу, которые используются в файле помощи Microsoft. Данные понятия в файле помощи применяются попеременно как равнозначные, однако они весьма отличаются по сути. Слайд-шоу представляет собой набор демонстрируемых пользователем слайдов, однако, как бы ни был хорош этот набор, он является не собственно презентацией, а лишь инструментом для ее создания. Презентация же – это не только демонстрация слайдов, но и примечания комментатора, рекламные листки, буклеты, доклад. Приступая к созданию презентации, вы должны знать, что для этого недостаточно сделать слайдовый ряд. Такой ряд является только частью презентации, пусть даже и одной из самых существенных (если речь идет о компьютерной презентации).

Что можно сделать, используя Microsoft PowerPoint 2007:

• мультимедийные презентации;

• рекламные презентации;

• печатные документы.

По сравнению с предыдущими версиями PowerPoint 2007 обладает следующими возможностями.

• Полностью перепроектирован интерфейс. Обратите внимание на ленту с вкладками (рис. 7.1). Она заменяет все старые меню и панели инструментов. Пользуясь этой лентой, не нужно вспоминать местонахождение того или иного параметра, окна и т. д. Достаточно взглянуть на вкладки.

Рис. 7.1. Лента со вкладками

• Приложение PowerPoint 2007 имеет новые форматы файлов. Файлы, которые можно создавать в PowerPoint 2007, имеют расширение, отличное от того, что было в PowerPoint 2003. Новые форматы файлов, основанные на XML, занимают меньше места и лучше восстанавливаются. К сожалению, редактировать эти файлы в более ранних версиях без специальной программы-конвертера невозможно.

• В PowerPoint 2007 улучшена интеграция по сравнению со всеми приложениями пакета Microsoft Office. Дизайн изменился не только в PowerPoint, но и во всех приложениях пакета.

• По сравнению с предыдущими версиями, PowerPoint 2007 обладает улучшенной графикой. Все приложения пакета объединены новым графическим движком. Он делает их более наглядными, визуализированными, а также помогает создавать красивые документы.

• В PowerPoint 2007 больше вариантов шаблонов. Применяя эти наборы, можно придать презентации требуемый вид. Поскольку шаблонов больше, то и вариаций видов презентации тоже больше.

Рассмотрим важные составляющие окна приложения PowerPoint.

• Лента – на первый взгляд, это все та же панель инструментов, что была в предыдущих версиях PowerPoint, только места занимает больше. Однако у нее имеются преимущества: ее нельзя случайно скрыть, растянуть, убрать, она всегда одна, а места занимает ровно столько же, сколько стандартная панель инструментов плюс дополнительная панель. Согласитесь, что это не так и много, и при всем этом лента более функциональна и проста в использовании.

• Группы – при запуске приложения вкладка Главная открывается автоматически. Она представляет собой аналог стандартной панели инструментов. На этой вкладке сосредоточены значки действий с отдельным текстом, абзацем, буфером, а также действий правки.

• Командные кнопки – обращаться с ними просто: для выполнения команды нужно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем значке. Маленькая стрелка, направленная вниз, означает, что если щелкнуть на ней кнопкой мыши, то можно увидеть дополнительные варианты команд.

• Окна – предназначены для полного контроля пользователя над его работой (рис. 7.2). С помощью окон действия пользователя не ограничиваются возможностями работы группами на ленте. Пользуясь окнами, можно настроить каждый аспект создаваемой презентации.

Рис. 7.2. Окно Шрифты

• Вкладки – представляют собой замену для панели инструментов, которая превратилась в ленту с вкладками. Теперь вместо стандартной панели, которая была в PowerPoint 2003, появилась открываемая по умолчанию вкладка Главная. То же самое относится к остальным панелям инструментов или наборам действий.

• «Живой» предпросмотр – одна из лучших новых функций PowerPoint 2007. Щелкнув кнопкой мыши на вкладке Дизайн, можно увидеть различные примеры дизайн-тем. Если указатель мыши находится над примером, PowerPoint 2007 применяет его ко всему содержимому слайда. Таким образом можно увидеть изображение будущего, желаемого результата в приложении к вашему слайд-шоу. Если ни одна из дизайн-тем не устраивает, следует нажать кнопку Дополнительные параметры (рис. 7.3). «Живые» галереи с темами оформления очень удобны. В процессе создания презентации можно примерять на темы контекст слайдов и наоборот.

Рис. 7.3. Пример галереи тем оформления

• Мини-панель инструментов – это реализация механизма панелей инструментов, присутствующих в предыдущих версиях PowerPoint, в виде всплывающего контекстного меню (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Всплывающая панель инструментов

• KeyTips – это система помощи. Она вызывается и скрывается путем нажатия клавиши Alt. Фактически KeyTips заменяет управление с использованием клавиатуры, призвано облегчить работу мыши и представляет собой систему помощи по горячим клавишам (рис. 7.5).