Если же вы кому-то звоните, будьте готовы оставить сообщение на автоответчике, пользуйтесь следующими рекомендациями. Всегда будьте готовы ответить как человеку, так и автоответчику.
Даже если вы позвонили по неправильному номеру, все равно оставьте сообщение после звукового сигнала: «Извините, я набрала неправильно номер». Если ваш звонок касается срочного сообщения, кратко назовите причину вашего звонка: «Я должна обсудить с вами завтрашнее подписание договора».
Четко и с паузами назовите полностью ваше имя, компанию и телефонный номер, даже если вы его уже оставляли, сделайте это сразу, чтобы слушающему человеку не пришлось заново прослушивать все сообщения, чтобы узнать ваш номер. Не забудьте сказать, когда вас можно застать.
Не говорите «до свидания», а просто повесьте трубку. Не говорите, что сожалеете о том, что не удалось лично поговорить или что это уже второй звонок.
Данные рекомендации относятся к деловым звонкам деловым людям.
Не оставляйте сообщение дважды. Раздражает, когда сначала звонят утром, а затем повторяют звонок вечером.
Не используйте автоответчик, если желаете избежать разговора с человеком. По вашему сообщению на автоответчике всегда можно составить представление о ваших деловых и профессиональных качествах. Профессионалов делового этикета отличает краткость, манера представления, интонации и нацеленность.
Телефонные разговоры с секретаремСекретарь – важная фигура в организации. Постарайтесь сделать секретарей своими друзьями и бизнес-партнерами.
Показателем хорошей работы секретаря считается проверка внешних звонков и их фильтрование. Некоторые рекомендации помогут вам сделать союзником самого бдительного секретаря. Сначала узнайте имя секретаря, это можно сделать в справочной службе или спросить у самого секретаря. Вам поможет фраза: «Скажите, пожалуйста, как я могу к вам обращаться?». После этого старайтесь использовать его имя каждый раз, но не используйте уменьшительно-ласкательных имен, пока он или она на этом не настоит. Излишняя фамильярность не всегда нравится. Остерегайтесь давить на секретаря, будьте предельно вежливы и дружелюбны. Секретарь может стать для вас серьезным источником информации. Если вы получили от секретаря ответ, когда именно лучше всего перезвонить, – подтвердите, что вы перезвоните именно в это время. В этом случае секретарь постарается обеспечить присутствие начальника. Используйте обороты вежливости и значимости: «Пожалуйста, подскажите, к кому я могу обратиться..?», «Как вы считаете, когда мне лучше всего перезвонить?».
Когда вы заинтересованы дождаться ответа сразу, вы должны понимать, что уже давите на секретаря. Если вы на месте человека, принимающего телефонные звонки, и у вас телефон с несколькими линиями, то учитывайте, что первый звонящий всегда имеет приоритет. В этой ситуации, лучше всего, если на второй звонок ответит кто-то другой или автомат. Если нет, то сначала извинитесь перед первым. Потом ответьте второму. Недостаточно сказать второму просто: «Подождите». Вы должны объяснить, что разговариваете по первой линии, и пообещать перезвонить самой или назначить время для звонка. Спросите, может ли клиент подождать и при утвердительном ответе, поблагодарите его. Многие люди отрицательно реагируют на слово «подождите», поэтому составьте несколько альтернативных вариантов:
«Пожалуйста, не вешайте трубку».
«Вы не могли бы подождать?».
Будьте предельно лаконичны и никогда не держите звонящего более одной минуты.
Когда вам звонят за несколько минут до предстоящей встречи или вы должны идти на встречу в другое место, попросите человека перезвонить вам в более удобное время.
Если вы ожидаете важный звонок, который ни в коем случае не должны пропустить, объясните ситуацию следующими фразами: «Прошу извинить, мне придется прервать наш разговор. Я жду звонка от человека, с которым мы предварительно условились созвониться в это время. Я вам обязательно перезвоню». После этого повесьте трубку.
Если вы в роли того человека, которого просили подождать, вы можете повесить трубку после минутного ожидания, это должно послужить хорошим уроком для того, кто держит в режиме «ожидания» более одной минуты.
Если вы в хороших отношениях с человеком, которому позвонили, будет уместным начать разговор с нескольких неформальных фраз: «Как состоялась партия в теннис на выходные?», «Как провели время на даче за городом?». Но долго не стоит акцентировать на этом чужое внимание, переходите на деловую тему и предмет звонка. В обратном случае, если вы все время будете отходить от главной темы разговора, может создаться впечатление, что вы позвонили из-за пустяка и не заинтересованы в этом разговоре, или что у вашего собеседника есть желание тратить время впустую.
Если же вам звонит такой человек – не стесняйтесь и прерывайте его, только вежливо и корректно: «Я вынуждена прервать разговор, у меня через пять минут встреча». Ваш голос в этот момент должен звучать энергично. В бизнес-этикете нет запретов на неформальные беседы, следует просто соблюдать основной принцип этикета – экономия времени, и не задерживаться долго на таких разговорах. Но тем не менее следует оказывать знаки внимания и личного уважения клиенту или партнеру.
Следующие рекомендации касаются настойчивых или недовольных клиентов.
• Внимательно выслушайте и постарайтесь понять, чего требует клиент.
• Противопоставьте настойчивости клиента свою настойчивость, но будьте чуть сдержаннее и менее решительны.
• Чтобы контролировать ход разговора, чаще используйте закрытые вопросы.
• Будьте доброжелательны и вежливы, но точны и прямы в своих высказываниях.
Обобщение темы – телефонный этикет
• Поднимайте трубку на 3-й звонок: на первый – отвлекайтесь от работы, на второй – сосредоточьтесь на прием, на третий звонок – продумайте первые фразы.
• Говорите в строго определенном темпе, первые слова приветствия и представление должны звучать медленнее, чем весь разговор.
• Так как телефонное звучание увеличивает все дефекты и ошибки, говорите грамматически правильно, тщательно артикулируя звуки.
• Не допускайте равнодушных, безразличных или интонаций превосходства, следите за своей интонацией.
• Никогда не заставляйте позвонившего вам человека ждать на телефоне, оперативность ответа на звонок – важная составляющая качества обслуживания.
• Отвечая на деловые звонки, всегда приветствуйте и обязательно представляйтесь. Таким образом вы всегда даете знать клиенту, что он попал туда, куда ему надо, создаете значимость и показываете свою позитивность.
