«В худшем случае». Вы не должны даже мысленно допускать, что будет «худший случай». Ваша задача любыми средствами избегать крайностей. Всё должно держаться в заданных рамках. Руководство всегда предупреждает своих сотрудников о том, что как только на горизонте может появиться «худший случай», то нужно немедленно докладывать командиру (начальнику). Если вы прозевали такой момент, то все шишки полетят на вас. Если в ваших инструкциях не стоит, что вы имеете право принимать решения, то будьте добры предоставить эту возможность своему руководству. Ваша задача предоставить необходимую информацию и ждать последующих указаний.
Ещё много негативных слов, которые вы должны убрать из своего рабочего лексикона: неудача, крах, провал и многие другие. Очень многие сотрудники должны пройти курс риторики, на котором их научат красиво говорить, а помимо всего прочего, помогут убрать отрицательные слова из словарного запаса. Стоит упомянуть, что любая нерадостная весть клиенту преподносится только при личной встрече или по телефону. Ни в коем случае нельзя писать обычный имейл или слать факс. Посылать обычное письмо с плохим известием можно только тем, с кем ты больше не хочешь сотрудничать. Но в корпорациях такие решения принимают не рядовые сотрудники, поэтому им предписано звонить клиенту или партнёру в случае нежелательного развития событий.
Методы связи и общения сотрудников. Используются все доступные методы, которые только существуют в этом мире. Остановимся на тех, которые имеют наибольшее значение.
Больше всего используется электронная почта и телефон. Примерно 80 процентов всего обмена информацией проходит через почту. Около 15 процентов — через телефон. Хотя про телефон надо уточнить, что, чем выше ваша позиция, тем больше вы используете именно его. Остальные 5 процентов проходят через корпоративные коммуникаторы типа Линк (аналог Скайп). Вообще их огромное количество, и они все абсолютно одинаковые.
Единственное, чем плохи коммуникаторы типа Скайпа или Линка, так это тем, что отвлекаешься в тот момент, когда должен сосредоточиться. Именно по этой причине многие руководители не используют его. Этот инструмент был сделан скорей для рядовых сотрудников. Такое же положение и с рабочим временем. Чем выше ваша должность, тем менее вы привязаны к рабочему месту и к рабочему графику.
Различают три вида рабочего времени: плавающий график, домашний офис и доверительное время.
Плавающий график используется практически всеми сотрудниками. «Плавание» заключается в том, что приходить на работу и уходить с неё вы можете, когда захотите, учитывая «обязательное время работы». То есть, вы можете приходить на работу с 6 утра до 10 утра, но с 10:00 утра и до 15:00 вы должны быть на месте. А вот после 15 вы опять можете решать: уйти пораньше или задержаться. Кстати, единственные сотрудники, кто не может пользоваться таким графиком, — производственники. Если они работают на конвейере и должны быть на месте в 6 утра, то опоздание даже на 5 минут может повлечь за собой выговор. Не успеваешь по какой-то причине — позвони и предупреди начальника смены. Конвейер не может быть остановлен ни на минуту. Но у производственников в среднем зарплаты выше, чем у их офисных коллег.
Домашний офис. Многие прекрасно знают, что это обычная работа из дома. Время учитывается так же, как будто ты на рабочем месте в офисе, но просто выполняешь свои обязанности из дома. Нельзя не отметить тот факт, что именно «домашний офис» набирает небывалые обороты во всех частях мира. Преимуществ тут гораздо больше, чем недостатков. Давайте вместе перечислять его преимущества:
— Экономия времени на дорогу. Как на работу, так и с работы.
— Экономия денег на проезд.
— Возможность сэкономленные деньги вычесть из зарплаты сотрудника (он же не тратит их на дорогу).
— Экономия денег на питание вне дома. Дома в любом случае дешевле и вкусней. А главное — полезней.
— Повышается эффективность работы за счет того, что сотрудникам не нужно делать вид, что они «очень заняты». Сотрудник может спокойно за 10 минут сделать работу, которую в офисе он растягивает на 1 час, а то и дольше.
— Если у женщины есть дети, то этот вариант ей очень кстати. Заработок нужен, а вот времени на детей катастрофически не хватает, то этот вид как раз для них.
— Если на улице непогода или человек слегка заболел, но не хотел бы брать больничный, то он может остаться дома и продолжить работу.
Теперь перечислим минусы:
— Первый, но самый большой недостаток этого вида работы — контроль самих сотрудников. Не все и не всегда являются хорошими планировщиками собственного времени. Частенько бывает так, что сотрудник должен быть на рабочем месте (дома), но к телефону не подходит и на имейлы не отвечает. В итоге, недовольные клиенты, коллеги в офисе и начальство.
— Второй. Выпадение сотрудника из «коллективного» сознательного. Нарушается обмен опытом между сотрудниками и взаимопонимание.
Несмотря на все вышеперечисленные преимущества и недостатки, я являюсь ярым приверженцем именно домашнего офиса. При правильном и четком планировании времени самого сотрудника и четкой координации действий со стороны руководства — домашний офис является самым оптимальным для большинства офисных сотрудников. Согласен с тем утверждением, что это может повлечь за собой дополнительные вливания в реорганизацию трудовых процессов: покупка ноутбуков, настройка сетей доступа (если она вообще есть), дополнительная защита данных и так далее. Но каждый должен решать сам, что ему важней.
Знаю руководителей, которым нужно само чувство «власти». Им нужно знать, что они имеют власть над своими подчинёнными и могут ежечасно давать «распоряжения» и «делать выговоры» Тут каждый должен решать сам, что ему важней: слаженность процессов, результативность сотрудников, прибыль компании или утешение самолюбия за счет подчиненных.
Контроль за рабочим временем. Если в маленькой фирме каждый знает, кто и когда приходит, то вести учёт рабочего времени сотен тысяч сотрудников по всему миру очень хлопотно. Для этого корпорации выдают электронные пластиковые карты, которые, заходя в здание, нужно «пробивать». То есть, пришел на работу — пробил карту, уходишь с работы — опять пробил. В сети можно всегда посмотреть, сколько часов ты отработал. Помимо учета времени, корпорации контролируют перемещение сотрудников по территории компании. Многие двери открываются только с помощью этих карт, и поэтому невозможно пройти из одного здания в другое, не пробив несколько раз эту карту. Если у отдела по контролю за сотрудниками возникнет вопрос, где вы были в такой- то час или день, то можно всегда проследить ваше месторасположение.
