Если вернуться в армейский мир, то бойцы должны делиться знанием того, как почистить оружие, если оно упало в воду, или какое животное лучше поймать, если кончилась еда. То есть, такие маленькие хитрости, которые позволяют достичь результата, затратив при этом меньше сил и времени.
Случается так, что одна и та же системная ошибка возникает периодически, но по какой-то причине до сих пор не устранена. Для этого можно создать отдельную папку, в которой будет описываться проблема и методы её решения. Делается это так: тот, кто первый с ней столкнулся, делает краткое описание возникшей проблемы и способ её решения. Даже если будет снимок экрана и рукой написано «нажать сюда и проблема уйдет». В любой момент его коллега поднимет документы и по описанным шагам сможет самостоятельно решить проблему. Вообще всегда старайтесь искать подходящие именно для вас и вашей компании методы решения проблем и возникающих задач. Даже если они будут вам казаться нелепыми или абсурдными — если это поможет в решении, то без раздумий пользуйтесь ими.
Бесполезность. В данный момент самым бесполезным прибором в офисе является «факс». Как показывает практика, им пользуются только маленькие фирмы, которые никак не могут принять тот факт, что электронная почта — это быстрее, удобнее и надежнее. Зачастую факсы уже не воспринимаются как документ, подлежащий рассмотрению. Если говорить откровенно, то есть такие сотрудники, которые выкидывают факсы прямо в мусорное ведро. Если потом кто-то утверждает, что он посылал вам факс, то вы с изумлением хлопаете глазами и говорите, что никакого факса не было. Скорее всего, кончилась бумага, или линия была занята, да и вообще факс часто поломан. А если они и приходят по назначению, то их рассматривают часто в самую последнюю очередь, потому что все клиенты пишут по электронной почте или звонят по телефону. Таково сегодняшнее положение дел в самых крупных корпорациях.
Может кто-то из вас читал исследования про длину приказов, которые отдавали русские, японцы и американцы во время Великой Отечественной? Так вот, американцы всё учли, и теперь применяют это на поле боя в бизнесе. Ниже я привожу два самых распространённых сокращения, которые используются в повседневной работе.
Сокращение «ДЛИ» означает «для твоей информации» (англ «for your information» — FYI). Применяется в том случае, когда не требуется действия с вашей стороны, но вам следует прочесть сообщение и принять во внимание. По факту, вас могут потом пригвоздить, если вы его не прочитали и в нужный момент не применили данные из него. Поэтому читается всеми и всегда. Допустим, ваш коллега договорился о цене с вашим клиентом, пока вы болели. А клиент ответил, что «согласен с ценами и скоро сделает заказ». Ваш коллега просто пересылает вам его ответ, написав «ДЛИ». То есть, клиент пришлёт свой заказ, а вы не должны будете удивляться, почему он не поговорил с вами перед этим.
Вот примерно так и работает это сокращение. Я знаю, что многие компании в России и других странах применяют такие сокращения, но я уверен, что не все знают такие маленькие вспомогательные детали, которые помогут в работе. Идём далее.
Сокращение «ДИС» означает «Для исполнения» (англ. for your attention“ — FYA). Если вы получили е-мейл, и в нем стоят эти три буквы, то это означает, что от вас требуется какое-либо действие. При его неисполнении это рассматривается как отказ от работы. Хотя слово «attention» переводится как «внимательность» или «забота», но мы вспоминаем, что корпорации имеют свой язык, который придется учить всем тем, кто раньше работал в маленьких компаниях. Кстати, по этой причине часто происходят недопонимания между новичками и более опытными коллегами.
Применяются и другие сокращения, но они специфические, в зависимости от отрасли, в которой работает корпорация и определенный отдел. У инженеров они одни, а на производстве другие. Эти сокращения действительно помогают в каждодневной работе, когда всё отлажено, и все введены в курс дела.
Часто бывает и так, что сотрудники бегают по офису, как ужаленные пчёлами, а работа стоит на месте. Есть даже такой фильм для руководителей корпораций (кстати, его нет в открытом доступе), в котором приводят примеры исчезнувших компаний. В примере был показан офис компании, в которой все сотрудники, в буквальном смысле, бегают по офису, что-то живо обсуждают и порой кричат. Ежеминутно они встают, обращаются к коллегам и делают звонки. В общем, на первый взгляд создается устойчивое впечатление, что у них так много работы, что они не могут с ней справиться в нормальном режиме. Оказалось, всё намного проще: они просто не организованны в своих действиях. То есть, они не знают, кто, куда и зачем должен идти, кто ответственен за те или иные процессы, и где лежат нужные документы.
В некоторых японских корпорациях есть такая «традиция». Если они видят сотрудника, который занят «до невозможности», то они ему подкладывают ещё больше работы. Типа «учись работать организованно», в противном случае мы будем тебе подкидывать работёнки до тех пор, пока ты не научишься самоорганизации.
Кстати, именно в Японии впервые стали востребованными перевозчики «очень» срочной доставки. Это те перевозчики, которые никогда не уедут, пока не доставят груз. Объясню подробней. Вы производитель, допустим, медицинского оборудования. Ваш клиент звонит и говорит вам, что срочно нужно доставить запасную часть к кислородному концентратору. Вы звоните перевозчику, который приедет к вам уже в течение 30 минут, и вы ему отдаете эту запчасть. Он уезжает к клиенту. Приезжает на место, а клиента нет, он уехал по срочным делам. Так вот, этот перевозчик будет сидеть под дверью хоть неделю, хоть месяц, но посылку доставит лично. Останется только ему заплатить за просиженное время, но он гарантирует, что посылка доставлена именно тому, кто указан в накладной. У такого перевозчика даже вертолет есть в распоряжении. Главное — это цена вопроса. Он доставит куда угодно любую посылку, и вы можете спать спокойно. Кстати, если вы думаете, что это может организовать любой перевозчик, то вы ошибаетесь. Зарекомендовать себя на все 100 процентов — это очень сложно. Кто работал в этой сфере, тот знает тонкости. Именно за 100 процентную гарантию берётся пятикратная, а то и десятикратная сумма за доставку. Но люди знают, что компания выполнит заказ, во что бы то ни стало. Часто бывает так, что в посылке лежит одна деталь на 10 долларов, а пересылка стоит 1000 долларов. Теперь вернёмся в трудовой процесс простых сотрудников.
Если у вас сложилось впечатление, что о сотрудниках в корпорациях заботятся как о людях, то тут вы ошибаетесь. Им вообще безразличны человеческие судьбы как таковые. Люди — это расходный материал, равно как и потребитель, который должен просто тратить свои деньги на покупку не нужного ему товара. Работники должны быть как хороший солдат, но не более. Не болеть, не иметь эмоций, но выполнять четко свою работу. Корпорации с превеликим удовольствием нагружают непомерной работой всех и вся, не заботясь о нервных срывах, истощениях, частых самоубийствах на нервной почве и прочих прелестях этого «корпоративного духа». Им важно выжать вас, как лимон, чтобы вы приносили максимальную прибыль. Если вы завтра не сможете работать, то это не их проблема. Вам найдут замену в течение одной недели, так как они давным-давно имеют в запасе человека, который может в любой момент занять ваше место и начать выполнять ваши обязанности. Вы же не могли подумать, что вы незаменимы? Всегда в отделе кадров ведется как бы «двойной» учет. Над вашим персональным номером в отделе кадров числится как бы ваша тень, ваш двойник, который при отсутствии сможет в течение двух-трёх дней полностью заменить вас, чтобы отряд не заметил «потери бойца». Многие об этом даже не подозревают, что у них есть такая тень. Причем эта «тень» может быть вашей коллегой за соседним столом, однако вам никто об этом не скажет. Но вернёмся к нагрузке обычных сотрудников.
