Читаем без скачивания Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Джулия Моргенстерн

2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в качестве средства коммуникации. Это прекрасно работает в семьях, где каждый член должен иметь возможность отслеживать планы других. Назначьте одного из членов семьи «хранителем календаря», и он будет вести его, уточняя и согласовывая с остальными их домашние обязанности и планы на будущее в конце каждого дня.

Настенные календари как системы для тайм-менеджмента имеют, однако, два серьезных недостатка. Во-первых, они не подходят для составления и записи списка текущих дел. Текущие задачи взаимосвязаны с вашим календарем, поскольку, планируя каждую задачу, которую вы хотите выполнить, вы должны спросить себя, когда приступить к ней. Во-вторых, вам будет не совсем удобно носить ваш настенный календарь с собой. Следовательно, вы по-прежнему будете нуждаться в планировщике, и у вас возникнут трудности, если вы будете записывать свои планы и задачи и в настольном (настенном) календаре, и в планировщике. Выберите что-нибудь одно; в большинстве случаев это будет ваш планировщик, поскольку он более удобен и эффективен.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ (НА ОСНОВЕ ВЗАИМОЗАМЕНЯЕМЫХ БУМАЖНЫХ БЛАНКОВ): At-A-Glance, Day-Runner, Day-Timer, Time Design, Time Manager, FranklinCoveyPlanner, Filofax[3]. Эти ставшие уже классическими инструменты успешно помогают очень многим людям даже в наш век высоких технологий. Вам не придется тратить много времени, чтобы научиться работать с ними, и занесение информации в них является естественным процессом. Вам не нужна электрическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотите составить список дел или запланировать встречу, вам не нужно ждать, пока ваш инструмент включится и загрузится: вы просто делаете короткую запись в своем планировщике. И еще вы можете легко настраивать свою систему планирования, используя только те виды страниц и бланков, которые вам нужны, удалив из органайзера все остальное.

Недостатком здесь является то, что, если вы потеряли такой планировщик, это причинит вам много неприятностей и хлопот. Здесь нет простых способов дублирования информации на экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-то другой нуждается в доступе к вашему графику работ или к информации, вам сложнее поделиться ею с таким человеком.

Самый большой недостаток таких планировщиков состоит в том, что, если у вас очень много информации для занесения в него, он становится слишком объемным и тяжелым. Для людей, которые много путешествуют, это может стать поводом для беспокойства. Наилучшей альтернативой будет приобретение компактных и хорошо структурированных моделей таких планировщиков.

Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа.

Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные программы для планирования времени и портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Если вы решили использовать для планирования и управления временем свой компьютер, вам нужно выбрать программное обеспечение, содержащее в себе такие возможности, которые более известны как «личный информационный менеджер» (personal information manager, PIM) или «программы управления контактами» (contact manager). Обе группы этих приложений имеют встроенные календари, формируют списки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для планирования личного времени — ваших дел или задач, в то время как программа управления контактами строится как база данных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что вы должны сделать для ваших клиентов. Такие программы особенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой главе мы будем говорить только о PIM, поскольку такое программное обеспечение получило более широкое распространение.

Если вам нужно что-то более компактное, одним из самых лучших вариантов будет электронное устройство, которое обычно называют личным электронным секретарем (personal digital assistant, PDA). Существует множество разновидностей PIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обычно включаются программы, совместимые с программным обеспечением вашего компьютера. Эта комбинация технически не нарушает принцип «одна жизнь — один инструмент для планирования», поскольку они работают в тандеме: вы подключаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установлено программное обеспечение типа PIM, даете команду синхронизации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с помощью программного обеспечения на компьютере, и встроенный календарь PDA обновляют и дополняют информацию друг друга, извещая вас, если при синхронизации в календаре возникают конфликтующие друг с другом задачи.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существует много компьютерных программ, включающих календарь, возможности планирования и составления списков текущих задач, управление контактами и коммуникациями и формы для хранения и систематизации заметок и информации.

Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете, вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими программами. Кроме того, в обстановке большого офиса с собственной локальной сетью, где множеству людей необходим доступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем графике работ, возможность доступа к рабочим календарям сотрудников — чрезвычайно эффективное средство для управления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнить ваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть, когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещания намного проще, когда по сети можно получить информацию о графике работы каждого участника. Вы можете ввести имена тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и программа проверит календари всех потенциальных участников, выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбрать более удачное время, если это необходимо, и разошлет ваши приглашения на встречу по электронной почте.

Многими программами планирования времени можно пользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью пароля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в режиме on-line. Вы можете также предоставить возможность доступа к вашему расписанию другим людям. Другое преимущество таких служб планирования времени в сети Интернет состоит в том, что многие из них могут производить в сети поиск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ваших интересов — о концертах, фильмах, телепередачах, спортивных событиях, — и встраивать эти события в ваше расписание. Большинство таких Интернет-календарей совместимы со всеми основными программами для компьютеров и PDA, поэтому вы можете синхронизировать полученную информацию.