Читаем без скачивания Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

Процесс принятия решения начинается с рассмотрения и анализа. Помня о том, что вы можете делать только одно дело за раз, вы должны четко представлять себе, какие ключевые факторы в вашем списке являются наиболее важными и составляют реальные приоритеты. Рассмотрев все стороны этого вопроса досконально, нужно принять решение. В этот момент нет никаких оснований сомневаться в том, что решение неудачно.

И в любом случае никакие дальнейшие рассмотрения и анализы не изменят того факта, что за раз можно сделать только одно дело. И как бы нелогично это ни было, это именно то, что мы пытаемся изменить, составляя длинные списки дел. Не имеет значения, следует ли за первым делом в списке еще 10 или 100 дел, что-то всегда должно быть на первом месте.

Итак, примите решение, придерживайтесь его и приступайте к выполнению задачи. Чем быстрее вы это сделаете, тем быстрее вы сможете двигаться дальше по списку. Много написано о стрессе на рабочем месте (хотя и не мной). Стресс – это реакция на обстоятельства, а не сами обстоятельства. Вы должны быть уверены, что:

• вы знаете свои приоритеты;

• вы тщательно запланировали рабочий процесс, основываясь на разумном и тщательном рассмотрении всех фактов;

• вы уверены, что на данный момент вы больше никак не можете упростить свою задачу;

• вы знаете, что будете выполнять задачу эффективно и что ваш подход сработает.

Тогда вы будете чувствовать себя комфортнее в процессе работы и избежите стресса. Пытаться работать над чем-то, переживая из-за того, что впереди ждут еще более приоритетные задачи, за которые вы еще даже не брались, да еще и сомневаться в правильности выбранного подхода к работе, – это верный рецепт стресса. Сохраняйте спокойствие, сохраняя организованность, и у вас будет больше возможностей для поддержания и повышения эффективности.

Нельзя недооценивать важность определения своих приоритетов. Работайте над этим. Просмотрите свой журнал времени, проанализируйте, что вы делаете. Возможно, вы с некоторым ужасом обнаружите, что делаете много всего, что можно не делать (никогда или какое-то время), и это не вызовет никаких проблем. Затем можно будет приступить к планированию того, как вы проведете сэкономленное время.

Заключение

• Помните, что определение ваших приоритетов является основополагающим для того, чтобы эффективно распоряжаться временем.

• Вам нужен эффективный, систематический и регулярный пересмотр приоритетов, на основе которого вы будете выстраивать свой рабочий день.

• Ваш подход должен быть реалистичным, чтобы вам посильно было выполнять задачи.

• Придерживайтесь своих приоритетов и не бросайте штурвал, если отдаляетесь от первоначальных намерений.

07

Контроль бумажной работы

Начнем на позитивной ноте. Оформление документов не должно подавлять вас. Вы можете держать его под контролем, хотя, возможно, и не сможете полностью избавиться от этой работы. Конечно, какая-то часть бумажной работы все еще необходима, и хотя прошло уже много лет, как IT-специалисты начали говорить о «безбумажном офисе», мой стол все еще завален бумагами. Письма, записки, электронные письма, отчеты, формы, предложения и многое другое создает непрерывный поток документов на рабочем столе. Если вы не читаете, то вы пишете, а если не пишете, то вы обрабатываете то, что связано с документами. Все это может занять львиную долю вашего рабочего дня. С точки зрения тайм-менеджмента, вот что вы должны делать с бумажной работой:

• устранить ее;

• минимизировать ее;

• обработать важное, то, что должно быть сделано быстро и эффективно.

Мы рассмотрим ряд советов, которые помогут вам держать документы под контролем. Естественно, они не будут истиной в последней инстанции, но зато дадут вам общее представление о том, как обращаться с бумагами, и направят на нужный путь. В конце концов, у каждого из нас свой уникальный набор бумаг, и каждый будет искать собственный подход к решению этой проблемы. Однако принципы, изложенные здесь, должны помочь вам построить четкое представление об этой задаче. И для начала лучше всего подумать о том, как минимизировать объем бумаг, с которыми вы работаете изо дня в день.

Стремитесь минимизировать бумажную работу

Первый вопрос, который стоит задать: действительно ли все эти документы вам так необходимы? Понятно, что большинство из них очень важны. Один из примеров, приведенных в этой книге ранее, – ваш рабочий план. Но от некоторых документов можно избавиться, и часто все, что нужно для этого сделать, – остановиться на секунду, прежде чем что-то написать, и спросить себя, действительно ли это важная информация. Посмотрите, что у вас на столе, подумайте, сколько из этого на самом деле не нужно, представьте, сколько из этого вы могли бы запомнить другим способом. Тем не менее кто-то отправляет все это на ваш рабочий стол и, по-видимому, будет продолжать это делать. Возможно, многое из того, что вы записываете, рассматривается подобным образом.

Что же с этим делать? Ключевой альтернативой письменному общению является телефон. Как правило, гораздо быстрее снять трубку, чем что-то написать, и, поскольку не всем нужна информация в письменном виде, это один из самых надежных способов сократить объем бумажной работы.

Здесь также стоит упомянуть о вездесущих электронных письмах. И дело не столько в экономии времени, которое нас интересует (хотя это, несомненно, полезно), дело в стиле. Похоже, что для электронной почты был выработан менее официальный стиль, который вполне приемлем внутри компании с большим количеством офисов и между внешними организациями как быстрая форма общения, где важна краткость. Краткость экономит время, и это легко понять. Распечатывайте и храните электронные письма, где это уместно, и следите за тем, чтобы ваша входящая почта была рассортирована по папкам.

Стоит упомянуть еще два аспекта. Для того чтобы замедлить вырубку лесов для производства бумаги, цените копии так же, как время. Одно дело написать кому-то, но непрерывный поток копий как ничто другое провоцирует распространение бумажной работы. Подумайте, прежде чем отправить копии половине сотрудников: кому действительно они необходимы?

Можно ли стандартизировать ваш документ? Может быть несколько стандартных сообщений, которые могут быть записаны на компьютере: либо целые письма или документы, либо отдельные абзацы, которые можно использовать, чтобы собрать что-то, подходящее под определенную ситуацию. Здесь технологии действительно экономят время. Но здесь есть одна очень важная оговорка. Никогда – повторяю, – никогда(!) – не используйте стандартный материал, если он неуместен. Например, в области продаж я вижу много писем и предложений, которые помечены как «стандартные», когда их следует рассматривать как индивидуальный ответ. Кроме того, любой стандартный материал должен быть перепроверен, чтобы убедиться, что он хорошо написан. В противном случае вы можете