но его секретарша, услышав, что мы обсуждали, сказала, что у нее есть папка с необходимыми документами.
Мы просмотрели папку и нашли там все, что было нужно. Анализ продаж приходил на стол к секретарше каждый месяц, и она подшивала все документы в папку. Проанализировав ситуацию, мы обнаружили, что около двух лет назад генеральный директор попросил провести этот анализ и получил отчет за последний месяц. Он посмотрел на него и положил на стол секретарши, а она завела для этого документа папку. В следующем месяце офис продаж предоставил анализ снова, отправил в офис гендиректора, но его секретарша отправила этот отчет в папку, не показав директору. Это повторялось каждый месяц в течение двух лет! Каждый месяц в отделе продаж кто-то тратил несколько часов, чтобы составить этот отчет, но после первого раза все это было напрасной тратой времени.
Такие ситуации пускаются на самотек после того, как выполнят первый запрос. Но кто был виноват? Офис продаж, генеральный директор, секретарша? Все трое? Они могут сказать «так получилось», но можно ли было это предотвратить? Вы должны выработать правило, согласно которому всякий раз, когда вас просят предоставить какую-либо информацию для кого-либо (возможно, с копиями), вы должны сделать запись в дневнике, чтобы проверить в будущем – возможно, через 6 или 12 месяцев – будет ли она все еще актуальна и необходима. Узнайте, нужно ли отправлять отчет (или какую-либо другую информацию):
• с той же периодичностью (все так же, ежемесячно, или теперь можно отправлять ежеквартально?);
• всем перечисленным людям;
• так же подробно (нужно ли делать какое-то обобщение?).
Любые изменения, которые сэкономят время, стоят того, и вы можете увидеть, что что-то просто не нужно больше делать. Очень немногие люди сами попросят прекратить присылать отчеты, но остальные, если их спросить, вполне могут признать, что они могут счастливо обойтись и без этих документов. Помните об этом, в противном случае по вашей организации будут гулять лишние документы.
Не предоставляйте все в письменном виде
Я посочувствовал слушателю моего курса, когда он рассказал мне свою историю. Руководитель вернул 20-страничный отчет, подготовленный им, и попросил пересказать его содержание. Несмотря на то что он внимательно и с ответственностью составлял отчет, он не был готов к этому и выступил с отчетом не так уверенно, как ему хотелось бы. Вопрос, рассматривающийся в отчете, не осветили, а сам отчет так и не был прочитан (и, без сомнения, его отправили в папку, а не уничтожили). Он был обижен и возмущен из-за этого – естественно, не без причины.
Конечно, руководство должно учитывать бесполезные последствия своих действий, решений и запросов. То, что экономит время вам, может заставить кого-то работать дольше. Если вы руководитель, вы ответственны за правильное распределение не только своего времени, но и времени вашей команды. Плохо, если продуктивны только вы, когда все остальные завалены всякими ненужными задачами и бумажной работой. Люди должны выполнять работу, предпринимать действия, обращать внимание на важные вещи, и во многих случаях письменные инструкции, ценные указания или подтверждения чего-либо не просто необходимы, они жизненно необходимы. Но в других случаях это может быть не так. По всей вероятности, упомянутый выше отчет даже не нужно было просить составлять. Конечно, решение (или его отсутствие) было принято без учета подробностей, документированных в рассматриваемом отчете, и, вероятно, руководитель был уверен, что у него достаточно информации, чтобы принять правильное решение. Такое может случаться очень часто. Инициатор такого действия должен сначала подумать о том, какая информация должна быть представлена в письменном виде (если она вообще необходима), в противном случае время может быть потрачено впустую. Аналогичным образом тот, кто получает такие задания, не должен бояться спрашивать и проверять, действительно ли эти действия необходимы. В какой бы должности вы ни были (а вы можете быть и в одной, и в другой), хорошенько подумайте об этом. Конечно, есть и другие ситуации. Если в следующий раз, когда генеральный директор попросит предоставить отчет, вы скажете «не буду», не приходите ко мне плакаться, если вам объявят выговор. Но во многих случаях проверка может и должна быть проведена (даже если задание дал генеральный директор), и в итоге у вас будет меньше бумажной работы.
Пишите быстрее
Теперь «пишите быстрее» может показаться советом той же категории, что и такие принципы, как «берегите воду, выключайте свет», и вы вполне можете спросить, неужели нужно писать быстро, так, что не получится разобрать свои записи? Нет, речь идет о качестве письма. Подумайте о последнем достаточно сложном документе, который вам нужно было написать, например об отчете. Вам пришлось продумывать, что и как сказать, а также структуру и последовательность сообщения, которое вы должны представить. Все это могло занять некоторое время; а если взять еще и редактирование текста, чтобы все было идеально…
Есть системный подход: сначала вы придумываете сообщение и потом точно решаете, как его записать. Таким образом, вы разделяете эти задачи, и они становятся менее сложными. Этот подход не только поможет вам писать лучше – он заставит вас писать быстрее. К сожалению, здесь мы не можем детально его рассмотреть (см. мою книгу «Как писать отчеты и предложения», опубликованную Kogan Page, в которой я написал об этом подходе более подробно). Достаточно сказать, что если вам приходится регулярно писать, то эта область заслуживает более тщательного изучения.
Корзина для бумаг – самый полезный предмет в вашем офисе
И напоследок я хочу сказать, что сама природа бумажной документации такова, что самый верный способ избавиться от нее – просто выбросить. Вы будете более продуктивны и сэкономите больше времени, если ваш стол и офис будут в чистоте, если у вас все расставлено по полочкам и вы знаете, где что лежит. И все с точностью наоборот, если весь этот порядок спрятан под кучей бумаг, большинство из которых лежат здесь «просто на всякий случай».
У вас на столе лежат всевозможные вещи: журналы, почтовая рассылка, документы с пометкой «Прочитать и раздать» и «Информация», копии документов, которые не имеют к вам никакого отношения, и протоколы встреч, которые вы не хотели бы никогда проводить. Многое из этого тормозит вашу работу, создаются кипы бумаг, появляются дополнительные лотки для бумаг и лишние документы в вашем портфеле (например, то, что вам придется читать дома). Чем раньше вы со всем этим разберетесь, тем лучше. Если документы навалены стопками, вам всегда будет сложнее в них разобраться. Следующие решения могут помочь
