Давайте немного украсим таблицу, изменив линии ячеек.
1. Щелкните в верхней ячейке таблицы, созданной в предыдущих упражнениях.
2. Выберите в раскрывающемся списке Тип линии (Line Style) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) двойную линию.
3. Щелкните в той же панели инструментов на стрелке справа от кнопки настройки границ. Раскрывшаяся палитра показывает, что активная ячейка не имеет границ, выполненных двойной линией.
4. Щелчком на кнопке Нижняя граница (Bottom Border) замените нижнюю одинарную границу ячейки на двойную (рис. 3.112).
Рис. 3.112
5. Выделите всю таблицу, в списке Тип линии (Line Style) выберите одинарную линию.
6. В списке Толщина линии (Line Weight) выберите толщину 3 пункта.
7. Щелчком на кнопке Внешние границы (Outside Border) палитры настройки границ очертите таблицу жирной линией. Ручной настройкой границ ячеек можно создать сколь угодно сложное оформление таблицы. Но, как правило, пользователей устраивает один из стандартных стилей, предлагаемых инструментом автоформата таблиц.
8. Щелкните в любой точке, не выходящей за пределы таблицы, и выберите команду Таблица > Автоформат (Table > Table AutoFormat). Откроется окно диалога, показанное на рис. 3.113.
Рис. 3.113...
Примечание
Окно диалога Автоформат (AutoFormat), в приложении Word ХР имеет более сложную структуру, чем в предыдущих версиях Office. Число имеющихся готовых вариантов формата таблиц здесь значительно больше, чем раньше. Кроме того, появилась возможность самостоятельно создавать и изменять стили таблиц.
9. Перебирайте пункты списка Форматы (Formats) и наблюдайте предлагаемое оформление в разделе Образец (Preview) окна диалога.
10. Отыскав подходящий вариант, попробуйте установить или сбросить некоторые флажки двух нижних разделов окна диалога. Это позволит модифицировать отдельные элементы выбранного автоформата. Затем щелкните на кнопке ОК.
Для таблицы я выбрал автоформат Столбцы 4 (Columns 4) и не стал менять состояние флажков. Результат такого форматирования таблицы показан на рисунке 3.114. Он не совсем удачен, так как таблица имеет сложную структуру заголовков и ячеек. Для более простых таблиц автоформат дает прекрасные результаты.
Рис. 3.114
Графики и диаграммы
Таблицы удобны для хранения точных числовых данных, но человеку часто нужны не точные цифры, а общее представление о величине какого-либо параметра. Поэтому табличные данные полезно дублировать диаграммами, которые отображают информацию с помощью графических элементов, таких, как гистограммы, круговые диаграммы или графики.
Построение диаграммы на базе таблицы
Если раньше вы не пользовались таблицами Word, весьма вероятно, что какая-то часть ваших данных хранится в обычном текстовом файле. Теперь, почувствовав всю мощь программы Word, вы решили перенести их в красиво оформленную таблицу, а заодно построить диаграмму. Как быстрее решить эту задачу?
1. В Главном меню Windows выберите команду Программы > Стандартные > Блокнот (Programs > Accessories > Notepad).
2. Нажмите клавишу Tab и введите слово Январь.
3. Снова нажмите Tab и введите Февраль.
4. Продолжайте ввод слов и чисел в соответствии с рисунком 3.115, отделяя их друг от друга символом табуляции.
Рис. 3.115
5. Выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) и запишите файл в папку Мои документы (My Documents) под именем Таблица. txt.
6. Закройте окно Блокнота. Теперь у вас есть пример обычного текстового файла с небольшой таблицей. Давайте импортируем ее в Word и проиллюстрируем имеющиеся числовые данные диаграммой.
7. В программе Word щелкните на кнопке Открыть (Open) панели инструментов Стандартная (Standard). В списке Тип файлов (Files Of Туре) окна диалога открытия файла выберите пункт Все файлы (All Files), найдите только что созданный файл ТаблицаЛх! и откройте его. В окне диалога Преобразование файла (Convert File) дважды щелкните на строке Только текст (Text Only). Таблица появится в окне Word. Она может оказаться немного кривоватой, но это не имеет значения. Главное, что столбцы таблицы разделены символами табуляции.
8. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь документ. Затем выберите команду Таблица > Преобразовать > Преобразовать в таблицу (Table > Convert > Text То Table).
9. Проверьте, чтобы параметры окна диалога Преобразовать в таблицу (Convert Text То Table) были настроены в соответствии с рисунком 3.116.
Рис. 3.116
10. Щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat).
...
Примечание
Если данные текстового файла разделены не табуляциями, а, скажем, запятыми, выберите в разделе Разделитель (Separate Text At) окна диалога преобразования положение переключателя Другой (Other) и введите в одноименное поле соответствующий символ (запятую).
11. В окне диалога Автоформат таблицы (Table Auto-Format) выберите вариант Стандарт 1 (Classic 1). Затем два раза щелкните на кнопке ОК. Таблица готова!
Microsoft Office позволяет создавать диаграммы двумя способами: с помощью мастера диаграмм Excel, с помощью модуля Microsoft Graph, который доступен в различных приложениях Office. Сейчас давайте воспользуемся вторым вариантом.
12. Щелкните в любой ячейке полученной таблицы и выберите команду Таблица > Выделить > Таблица (Table > Select > Table).
13. Выберите команду Вставка > Рисунок > Диаграмма (Insert > Picture > Chart). В документе Word появится диаграмма и откроется окно таблицы данных Microsoft Graph ХР. Информация из таблицы Word будет перенесена в окно Graph ХР, а меню и панели инструментов Word заменятся на соответствующие компоненты модуля Graph, как показано на рисунке 3.117.
Рис. 3.117
14. Щелкните на пустой области документа Word. Окно данных, панели инструментов и меню модуля Graph исчезнут, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме. Форматирование диаграмм и графиков
Скорее всего, вас не устроит та диаграмма, которая генерируется по умолчанию. Модуль Microsoft Graph предоставляет широчайшие возможности форматирования. Вы можете выбирать тип диаграммы, изменять цвет рядов данных, добавлять заголовки, перемещать легенду, настраивать оси, их шкалы и метки делений, добавлять подписи данных и изменять множество дополнительных параметров, влияющих на способ представления данных. В этом разделе на примере диаграммы, построенной на базе таблицы Word, будут рассмотрены лишь некоторые из доступных приемов форматирования.
1. Чтобы модифицировать диаграмму, нужно снова открыть модуль Microsoft Graph. Для этого дважды щелкните на диаграмме.
2. Щелчком на кнопке Режим таблицы (View Datasheet) скройте таблицу данных Graph. Она похожа на лист Excel. Сейчас мы не будем изменять данные. В панели инструментов Стандартная (Standard) раскройте палитру кнопки типа диаграммы и выберите подходящий тип, например График (Line Chart)....
Примечание
Способы форматирования диаграмм Microsoft Graph похожи на приемы оформления диаграмм Excel, о которых рассказывается в следующих разделах.
Если вас не устраивают типы диаграмм, представленные в палитре кнопки панели инструментов, выберите команду Диаграмма > Тип диаграммы (Chart > Chart Type). Откроется окно диалога, первая вкладка которого предлагает на выбор больше сотни стандартных вариантов диаграмм, а вторая дает пользователю возможность сконструировать свой собственный тип диаграммы.
3. Легенда диаграммы расположена неудобно, давайте переместим ее вниз (рис. 3.117.1). Для этого щелкните на легенде правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Формат легенды (Format Legend) и на вкладке Размещение (Placement) открывшегося окна диалога выберите положение переключателя Внизу, посередине (Bottom). Затем щелкните на кнопке ОК.
Рис. 3.117.1
4. Захватите мышью правый нижний маркер габаритного прямоугольника диаграммы и перетащите его вправо вниз, чтобы сделать диаграмму немного крупнее, как показано на рисунке 3.118.
Рис. 3.118
Теперь давайте изменим подписи осей, сетку, на фоне которой выводится график, и увеличим маркеры данных, чтобы они были лучше видны.
5. Дважды щелкните на числах меток вертикальной оси графика. В открывшемся окне диалога разверните вкладку Шкала (Scale) (рис. 3.119).
Рис. 3.119
6. Сбросьте флажки Максимальное значение (Maximum) и Цена основных делений (Major Unit), чтобы отключить автоматическую настройку этих параметров.
7. В одноименные поля после флажков введите числа 80 и 20 соответственно.
8. Щелкните на кнопке ОК. Четыре другие вкладки окна диалога форматирования осей позволяют настраивать вид осей, шрифт меток делений, числовой формат меток и режим их выравнивания.
9. Чтобы убрать серый фон графика, выберите команду Диаграмма > Параметры диаграммы (Chart > Chart Options), которая открывает окно диалога параметров диаграммы. Шесть вкладок этого окна содержат следующие параметры:
