Вот что надо узнать в первую очередь:
– наличие охраны;
– возможность доставки участников к месту проведения мероприятия;
– наличие парковки (и, возможно, парковщика);
– пропускная способность зала на вход и выход;
– доступность зала (насколько сложна планировка здания);
– легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;
– наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:
– услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;
– услуг бизнес-центра (например, если понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).
В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.
Важное правило
Менеджер, отвечающий за мероприятие, обязательно, без всяких исключений, должен лично посмотреть зал, приехав на место. Дело в том, что в самом зале или на прилегающей территории могут обнаружиться особенности, которые не были указаны в описании, поскольку они не важны владельцам помещения. Но они могут быть принципиальными для организатора, который визуально примерит помещение именно для готовящегося мероприятия. У этого правила нет исключений.
Отмена бронирования
Учтите, что в некоторых случаях отмена бронирования предполагает с вашей стороны возмещение убытков владельцу площадки. Это связано с тем, что владелец выбранной вами площадки не старался продать ее кому-то другому, пока держал бронь. После отказа он либо не успеет ее продать на это время вообще, либо сможет сделать это на не самых выгодных для себя условиях.
Стоимость отмены бронирования будет возрастать по мере приближения даты мероприятия. Например, отмена за месяц до даты брони не предполагает штрафных санкций, за три недели до мероприятия в случае отмены необходимо будет внести 30 % от стоимости аренды, за одну неделю – 50 %, за три дня и менее – 100 % (то есть всю сумму аренды).
Тенты
Довольно часто мероприятия проводят во временных помещениях, которые строят специально для мероприятия. Речь идет о тентовых конструкциях.
Какие преимущества есть у проведения мероприятий под тентами?
Вы можете:
– обеспечить комфортные условия не только в городе, но и на природе: в парке, сквере – где угодно;
– построить помещение на несколько сотен или тысяч человек в любом городе на любой свободной площадке: на стадионе, площади, берегу озера;
– построить помещение под нужное количество человек и придать залам какие угодно формы.
Недостатки таких мероприятий заключаются в том, что их проведение обходится намного дороже, чем если бы они проходили в построенном помещении, а также в том, что на природе трудно обеспечить достаточный уровень комфорта и качественный звук.
Современные тентовые конструкции весьма совершенны: в них можно установить кондиционеры, настелить паркетные полы, сделать окна… Звуковые и световые решения, которые можно здесь себе позволить, невозможно осуществить в обычных помещениях.
Если ваше мероприятие происходит осенью, зимой или весной, не забудьте о тепловых пушках, чтобы быстро согреть помещение.
Строительство временных (тентовых) павильонов – это целая индустрия. Причем очень успешная и быстро развивающаяся.
Персонал
Как можно организовать вашу команду
Специфика рынка услуг (а особенно event-услуг) состоит в том, что очень многое зависит от персонала. Мероприятия делают люди. Если услуги прачечной или страховой компании потенциально можно получить довольно обезличенно, то в случае мероприятий услуга максимально персонифицирована. Event-проект без присутствия тех, кто его организует, не состоится. То есть фактически персонал – это принципиально ключевой и важный элемент мероприятия. Основной элемент.
Типичные функции HR – нанимать, развивать, организовывать, мотивировать, удерживать либо увольнять. Я не буду пересказывать учебники по управлению персоналом, специальной литературы довольно много. Поскольку мы действительно имеем дело с людьми, то все, что написано в книгах по управлению персоналом, у нас работает так же, как и в других отраслях.
Лучших работников необходимо стараться сохранять. И на то есть особые причины. Как мы говорили, мероприятия организуют именно люди, это «основной производственный инструмент», и не стоит его терять в пользу конкурента. Потеря работника означает потерю не только его знаний, но и всех инвестиций в обучение этого специалиста.
Если ваша работа подразумевает значительную творческую составляющую, то необходимо прикладывать усилия к тому, чтобы удержать креативную атмосферу. Основная проблема в том, что в креативных коллективах существует зависть, которая очень серьезно влияет на отношения между коллегами. Зависть нужно душить на корню, так как это основная угроза творческой организации.
Очень немногие мероприятия можно провести силами одного человека. Это тяжело и рискованно, так нельзя делать большие проекты. Поэтому в основном мероприятия – результат командной работы, а в таких случаях нужно стимулировать обязательно всю команду, поощрять ее взаимодействие, чтобы ее члены действовали коллегиально. Чтобы чувствовали себя не как звезды каждый в своей области, а как «звездная команда». Каждый должен быть простимулирован, но превалировать должны общие интересы проекта, общие интересы команды.
Скажем, разумно связывать премию (бонус) менеджеров с наиболее важными измеряемыми результатами (показателями) мероприятия. Например, если мероприятие ориентировано на получение прибыли – то привязать к прибыли. Если оно должно привлечь большое количество людей – привязать к количеству людей. Не всегда это возможно, но было бы хорошо найти подходящую формулу.
Некто предлагает быть требовательным к людям, но я с этим не согласен. Известно, что рыба не будет жить там, где есть только чистая вода. Но если вода покрыта ряской и другими растениями, рыба будет прятаться под ними и разведется в изобилии. Слуги тоже будут жить спокойнее, если некоторые стороны их жизни будут оставлены без внимания. Очень важно понимать это, когда оцениваешь поведение людей.
Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век
«Кочевники» и «земледельцы»
В настоящий момент в России (не только в event-индустрии) сложились две разные культуры управления персоналом, которые по-разному решают основную задачу HR: растить кадры или набирать команду под конкретный проект. Назовем компании, исповедующие эти культуры, условно «кочевниками» и «земледельцами».
