Контроль объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), с изучением информации о процессах и результатах его деятельности (анализ), с диагностикой и оценкой этих процессов и результатов деятельности, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления (оценка). Контроль тесно связан с планированием и руководством как функциями управления. Играя, в основном, роль завершающей функции на определенном этапе управления, контроль, тем не менее, осуществляется и текущим порядком, что дает возможность своевременно скорректировать деятельность объекта управления.
Кроме упомянутых функций, являющихся аналогами общих функций управления, управленческой деятельности присущи функции регулирования и координации, выступающие как функции второго порядка (динамические), уточняющие ранее принятые решения, а также организацию взаимодействия в новых условиях.
5.5. Технологическая структура управленческой деятельности
Было бы неправильно ограничить рассмотрение содержания управленческой деятельности лишь с точек зрения функций, задач и конечного результата, ибо немаловажную роль играет и технологический аспект, также определяющий ее содержание. Учитывая, что содержанием управленческих технологий являются распределение, специализация и интеграция различных проявлений управленческой деятельности, разработка и реализация различных процедур и операций в процессе управления, можно признать, что в узком смысле управленческая технология представляется как совокупность элементов процесса управленческой деятельности. Она расчленяется на последовательно взаимосвязанные работы и операции, которые выполняются более или менее однозначно и имеют целью достижение высокой эффективности. Под работой понимается набор действий (операции), с помощью которых осуществляется тот или иной основной процесс (этап). Операция – это однородная, логически неделимая часть процесса управления, направленная на достижение определенной цели. Она выполняется одним или несколькими исполнителями и является непосредственно практическим актом решения определенной задачи в рамках соответствующей работы.
Существует несколько направлений управленческой деятельности, где в современных условиях внедрение управленческих технологий крайне актуально. Прежде всего, это процессы прогнозирования, программирования, оценки и отслеживания развития и соответственно реформирования организации и функционирования субъекта социального управления, ибо нельзя управлять, если для этого нет исходных данных. Обо всем, что происходит в окружающей среде и в самих организациях, необходимо иметь своевременную, достоверную и полную информацию. Технология управленческой деятельности в этом направлении включает в себя: установление общих унифицированных показателей, адекватно характеризующих соответствующие процессы; обеспечение должной согласованности, логики в систематизации таких показателей, чтобы они в целом давали реальную картину деятельности организаций (как исходную, так и предполагаемую); создание организационных и технических условий для оперативной и точной передачи нужной информации через все структурные подсистемы, звенья и их подразделения, вовлеченные в указанные процессы.
Технологизация управленческой деятельности предполагает выбор конкретной технологической структуры, которая представляет собой упорядоченную совокупность этапов, а также работ и операций, выполняемых на каждом этапе.
При анализе и оценке управленческой ситуации актуальны как знание (и познание) закономерностей и организационных форм изучаемых процессов, так и комплексный подход, «охватывающий» управляемые объекты в их многообразии, совокупности и взаимозависимости, системное видение управляемых объектов, которые всегда бывают какой-то частью больших и сложных систем, и конкретная оценка состояния управляемых объектов, поскольку она всецело зависит от выбора времени и обстоятельств анализа.
В ходе выработки и принятия управленческого решения на основе определения цели и задач предстоящей деятельности, сбора информации об обстановке, а также прогнозирования и моделирования необходимых (возможных) действий определяется, с одной стороны, какова социальная ситуация и в чем ее особенности и смысл, а с другой – каких действий требует эта ситуация по ее разрешению. Многие исследователи называют четыре вида управленческих решений в зависимости от управленческих ситуаций:
• стандартное решение, при принятии которого существует фиксированный набор альтернатив;
• бинарное решение («да» или «нет»);
• многоальтернативное решение (имеется очень широкий спектр альтернатив);
• инновационное (новаторское) решение, когда требуется предпринять действия, но нет приемлемых альтернатив.
На этой стадии необходимо учитывать ограничивающие условия и факторы, наличные и возможные материальные и финансовые ресурсы, «поле» и пределы действий, установленные законодательством, время, отведенное на решение данной управленческой ситуации, человеческий потенциал и многое другое. Найти (выбрать) оптимальный вариант решения – вот смысл данной стадии. Разработка предполагаемых решений или организационных мероприятий во многом связана с кругом участников, их отношением к предшествующей управленческой деятельности, со взаимодействием руководящего звена и исполнительского персонала. В японской управленческой практике широко действует система подготовки решений «рангисэй», которая предусматривает многократное согласование подготавливаемого решения на нескольких уровнях управления, начиная с рядовых сотрудников и кончая высшими руководителями, утверждающими решение. Рациональное зерно здесь есть, и оно может быть использовано в социальном управлении, ибо если в подготовке решения задействованы многие, то и исполняться оно будет с большей заинтересованностью и рвением.
При организации выполнения принятых решений и планов значительную роль играет осуществление организационных мероприятий. На этой стадии необходимо строго соблюсти установленные процедуры, дать объективную характеристику рассматриваемому вопросу, объяснить причины, оказавшие влияние на выбор варианта решения, раскрыть условия, при которых должна решаться поставленная задача, определить ее значение для функционирования управляемых объектов, выделить ресурсы, достаточные для ее реализации, установить сроки ее решения, указать персонально исполнителей или ответственных за решение задачи, предусмотреть возможные количественные и качественные ограничения, а также формы помощи при преодолении непредвиденных трудностей, определить ожидаемые результаты и критерии эффективности решения. Главным на этой стадии является воплощение в организационном мероприятии реального достаточного потенциала управляющих воздействий. Значительные трудности всегда встречаются при организации выполнения принятых решений. Эта стадия включает в себя: своевременное оформление решений в качестве документа со всеми необходимыми реквизитами (планирование осуществления принятого решения часто выделяют в самостоятельную стадию); адресное доведение до исполнителей информации, содержащейся в решениях; обеспечение понимания и адекватной трактовки содержания решения; обсуждение и согласование исполнителями плана действий по реализации решения; осуществление конкретных и предметных действий по претворению в жизнь всего того, что намечено и оговорено в решениях. Надо признать, что эта стадия является определяющей в управленческой деятельности.
Опыт дает основание для вывода о том, что нередко игнорируется стадия контроля выполнения и оперативного информирования, причем контроль понимается лишь как подведение итогов. Между тем контроль обеспечивает обратную связь, которая дает представление о ходе и состоянии реализации решения.
Ответственной является, наконец, стадия оценки эффективности процесса управления, обобщения проведенной управленческой деятельности и оценки новой (результирующей) управленческой ситуации. На этой стадии целесообразно определять: соответствие итогов реализации решения тем целям, задачам, заданиям, установлениям и т. д., которые были в нем сформулированы; реальное использование при реализации решения тех форм, методов, средств, ресурсов, информации и т. д., которые были в нем намечены и предложены; действительные поступки и действия исполнителей, благодаря которым получен соответствующий результат. По каждому моменту нужна только достоверность, ибо ошибки, рожденные в одном «витке» управленческого процесса, будут переноситься в следующий и к тому же нарастать. Необходима объективная оценка возникшей управленческой ситуации, отражающая результат управляющих воздействий и служащая одновременно основанием для нового «витка» управленческих действий.
