Рис. 1.9. Правила построения дерева целей
После определения цели и задач предстоящей деятельности процесс управления продолжается и переходит в следующий этап, в ходе которого решается задача получения информации о тех факторах и условиях внешней и внутренней среды организации, которые в совокупности будут способствовать или затруднять достижение цели и задач предстоящей деятельности по разрешению управленческой ситуации. Для разработки решения всегда необходимо получить исходную информацию, исходные данные. Задача получения информации для выработки эффективного управленческого решения решается в ходе сбора информации и оценки обстановки.
Сбор информации и оценка обстановки. Рассмотрим сущность и содержание сбора информации и оценки обстановки как этапа управления, обеспечивающего информационное обеспечение управленческой деятельности.
Очевидно, что важнейшим условием для процесса управления и его важнейшей составляющей – выработки обоснованного и эффективного решения – является задача получения информации и анализ условий обстановки, в которой будет осуществляться деятельность по достижению сформулированных целей. Для выработки решений всегда необходимо получить какую-то исходную информацию, исходные данные. С этой целью решается задача получения информации. В ходе решения задачи требуется определить источник информации, выбрать способ обращения к источнику информации и принять решение относительно формы представления исходной, промежуточной и выходной информации для руководителя и других пользователей. При решении каждого из указанных вопросов прежде всего исходят из требований к точности, надежности, достоверности, обоснованности и убедительности вырабатываемого решения. Задача получения информации имеет большое значение, поскольку ее результаты используются на всех последующих этапах принятия решений. Здесь важно не только взвешенно определить требования к качеству информации (ее точности, надежности, достоверности), но и установить наиболее предпочтительный источник и способ ее получения. Не менее важным оказывается вопрос и о выборе формы представления полученной информации.
Ясно, что от того, насколько верно и точно руководитель сможет предсказать будущие условия проведения деятельности, во многом будет зависеть и то, насколько верно руководитель найдет подходящие способы достижения цели деятельности. При этом важно хорошо понять, какие из фрагментов этих условий будут ведущими, главными, а какие – второстепенными, на какие руководитель сможет повлиять, а с какими ему придется смириться как с неизбежностью. Затем – выделить среди факторов объективные и субъективные. Далее руководителю следует выделить в каждой из подгрупп объективных и субъективных факторов те элементы, которые способствуют и, наоборот, мешают достижению цели. Именно эти элементы факторов обстановки и должны стать, так сказать, объектами приложения усилий на этапе формирования альтернатив. Схематично процесс подобного умелого анализа условий обстановки представлен на рис. 1.10.
Рис. 1.10. Процесс анализа условий обстановки
После этого руководителю остается только решить, как воздействовать на управляемые факторы, чтобы ослабить отрицательное влияние мешающих и усилить положительный эффект от действий факторов, способствующих достижению цели. Напомним, что управляемые факторы – это те, которыми руководитель в силах распоряжаться по своему усмотрению, менять их состав, структуру, качество, количество и т. п. Далее руководителю следует решить, какая информация, какого качества и к какому сроку нужна, а затем выбрать один из доступных источников информации и принять решение о наилучшем способе ее получения из этого источника.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий. Новые информационные технологии включают:
• новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
• новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров и специализированных рабочих мест;
• технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
• новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта (баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т. п.).
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
Таким образом, можно считать, что надежность, достоверность и полнота информации – это такие ее качества, которые порождают у руководителя полную уверенность в успехе процесса разработки решения, не оставляют у руководителя никаких сомнений в том, что сообщенное ему является «истиной» и существенно снижает неопределенность выбора наилучшего решения.
Обстановка в управлении организацией рассматривается как совокупность условий, складывающихся на конкретном участке или направлении деятельности организации и факторов, оказывающих существенное влияние на выработку и исполнение управленческих решений.
Для разработки решений всегда необходимо получить исходную информацию, исходные данные об обстановке. С этой целью решается задача по оценке обстановки. Под термином «обстановка» в самом широком значении этого слова можно понимать положение, обстоятельства, совокупность условий и факторов, определяющих существование кого-нибудь, чего-нибудь (рис. 1.11).
Рис. 1.11. Виды обстановки
Обстановка – это совокупность условий и факторов, в которых осуществляются подготовка и реализация управленческих функций, а также повседневная деятельность социальной организации.
Оценка обстановки как этап управления представляет собой процесс познания по избранным критериям состояния и динамики развития обстановки в целом или ее отдельных элементов. Вместе с тем это и результат указанного процесса, отражающий отношение субъекта управления к складывающейся обстановке и ее элементам, к их значению для решения задач организации. Оценка обстановки позволяет решать следующие основные задачи:
• выявление и осознание характера возникающих в ходе развития обстановки проблем и определение возможностей их разрешения;
• определение степени реальной и потенциальной опасности источников внешних и внутренних угроз организации для выявления возможностей, путей и средств устранения или локализации этой опасности;
• выявление факторов внешней и внутренней среды, оказывающих существенное влияние на организацию деятельности и требующих принятия адекватных управленческих решений;
• постановка значимых целей и определение вытекающих из них конкретных задач и направлений деятельности, требующих концентрации имеющихся сил и средств;
• определение готовности сил и средств к действиям в условиях изменения обстановки;
• создание информационных баз данных для выработки и принятия решений, планирования деятельности организации и реализации других управленческих функций.
В современных условиях разработаны информационные технологии оценки деловой обстановки как совокупности факторов и условий внешней и внутренней среды организации. К таким технологиям можно отнести следующие виды.
PEST-анализ
Название этой технологии анализа представляет собой аббревиатуру четырех англоязычных слов: P – Policy – политика, E – Economy – экономика, S – Society – социум, T – Technology – технология. В первую очередь осуществляется анализ политической составляющей внешней среды, поскольку в центре внимания здесь – вопрос о власти, а именно власть осуществляет регулирование экономики, решает вопросы налогообложения, финансирования и т. п., определяет правила игры в бизнесе, задает цели, определяет ресурсы и критерии оценки деятельности государственных служащих.
SWOT– и SNW-анализ
Аббревиатура SWOT происходит также от англоязычных слов: S – Strengths – сильные стороны, W – Weaknesses – слабости, O – Opportunities – возможности, T – Threats – угрозы. Речь здесь идет о внутренней среде (сопоставление собственных характеристик в сравнении с основными конкурентами, что позволяет оценить собственные силы и слабости) и о внешней среде, предоставляющей организации определенные положительные для нее возможности и отрицательные факторы, угрозы (на практике сначала анализируется именно внешняя среда).
