♦ Время для достижения деловых приоритетов.
♦ Время для выполнения текущих деловых задач.
♦ Время для восстановления энергии.
♦ Время на личную жизнь.
♦ Время на семейную жизнь.
В процессе планирования временных блоков еженедельной операционной системы нужно обязательно учесть такой фундаментальный фактор работоспособности, как внимание. Если целенаправленно управлять своим вниманием, можно значительно повысить свою продуктивность, снизить уровень дистресса и установить более полный контроль над своей жизнью.
Вниманием нужно не только управлять, его нужно целенаправленно тренировать и развивать, так как способность к концентрации внимания это навык, которому нужно целенаправленно обучаться. Только тот, кто может контролировать свое внимание, может контролировать свою жизнь. От того, насколько хорошо мы можем сосредоточивать свое внимание на чем-то одном, зависит не только наша работоспособность, но и качество жизни. «Сосредоточенность на ловле форели или книге, самостоятельном проекте или молитве развивает способность к концентрации, расширяет внутренние границы и поднимает настроение, а самое важное – просто позволяет почувствовать, что на свете стоит жить»[108].
Как справедливо заметил Грэм Олкотт: «Внимание – это валюта, которую мы тратим, это ресурс более ограниченный, чем время. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться и быть оправданным, потому что результат – это время и правильно потраченное внимание»[109]. Он предлагает делить наше внимание на три вида.
1. Проактивное внимание, когда мы предельно сконцентрированы и сосредоточены, полны энергии, воли и решимости. Как показывает жизненный опыт, чистая продолжительность такого внимания даже у самых опытных профессионалов колеблется в пределах 3–4 часов в сутки. Целесообразно совместить это время с работой над приоритетами.
2. Активное внимание, когда мы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеяны из-за утомления и ощущения нехватки эмоциональной и интеллектуальной энергии.
3. Инертное внимание, когда мы энергетически истощены, не можем достичь хорошей концентрации и способны хаотично выполнять лишь примитивную и стандартную работу.
Перед тем как сформировать еженедельную операционную систему, имеет смысл выявить свой индивидуальный дневной цикл внимания, потому что смена всех трех видов внимания у различных людей может сильно различаться во времени суток.
Нужно составить стандартную схему своего рабочего дня, учитывая его начало и окончание, перерывы, дорогу в офис и обратно и прочие нюансы делового распорядка, и совместить его с уровнем внимания в каждый момент времени. Так мы можем выявить периоды нашего личного колебания всех трех видов внимания и определить наиболее и наименее продуктивное для себя время. Это в перспективе позволит при планировании совмещать время определенных типов работы с периодами определенных типов внимания (Приложение № 30).
Наша еженедельная операционная система должна учитывать дневные колебания уровня внимания. Поэтому везде и всегда в течение рабочего дня нужно оберегать свое внимание, не отвлекаться и не прерывать работу по малозначительным поводам. Самые приоритетные и интеллектуально сложные задачи, включая обзор и анализ информации, целесообразно решать в периоды проактивного внимания. Менее приоритетные и стандартные, включая организацию и обработку информации, – в период активного внимания. Текущие и рутинные задачи, включая сбор, фиксацию и упорядочение информации, лучше планировать на периоды инертного внимания.
Подобная периодизация нагрузок важна не только в течение рабочего дня, но и в течение недели в целом. Хорошо зарекомендовала себя схема, предложенная Тони Шварцем[110]. Недельный цикл лучше начинать с относительно низких нагрузок в понедельник, чтобы «вработаться» после выходных. Это как разминка перед тренировкой. В понедельник лучше не планировать никаких героических трудовых порывов, это непродуктивно. Понедельник не должен быть тяжелым днем. Как точно заметил Глеб Архангельский: «Плохо проведенный, измотавший вас понедельник – это убитая рабочая неделя. А как начнешь ее, так и проведешь»[111]. Этот день целесообразно посвятить административным задачам.
Вторник и среда – это максимально интенсивные трудовые дни, когда нужно выполнить основной объем работы за неделю. В четверг у нас начинает накапливаться усталость, поэтому он становится идеальным днем для совещаний. В пятницу у нас самый низкий уровень энергии за всю неделю, поэтому из нее лучше делать полувыходной: заняться управлением отношениями в коллективе, совместной творческой работой и раньше вернуться домой. Подобное распределение нагрузок в недельном цикле более точно соответствует естественным циклам нашей энергии, чем монотонная работа на протяжении всей недели.
Лучшим решением будет размещение еженедельной операционной системы на бумажном носителе в районе постоянной видимости, чтобы можно было сверяться с ней в любой момент дня и корректировать свое поведение до тех пор, пока оно не станет автоматически выполняемой привычкой. Этот документ позволит быстро восстанавливать состояние адекватности, если в суете и хаосе дня она исчезла, восстановить безмятежность и продолжить запланированное движение.
Таким образом, недельный жизненный цикл будет взят под контроль с помощью двух инструментов: четко расписанного распорядка каждого дня недели и регулярного воскресного планирования и анализа достигнутых результатов. Результативность начинается с систематичности выполняемых действий и графической измеримости результатов. Только регулярное измерение результатов и их анализ позволяют расти и развиваться в быстром темпе, с минимальными затратами ресурсов.
Важно сконцентрироваться на постоянном минимальном прогрессе. Это тот случай, когда черепаха рано или поздно обгонит зайца. Любой форсаж всегда чреват надрывами, аварийными ситуациями и невосполнимыми тратами энергетических резервов. Сплав постоянства и повторения – великая сила. Нужно лишь совершать каждый день по одному маленькому шагу вперед на пути к истинным целям. Главное, все делать методично: точно и своевременно, а не жить в авральном режиме, созданном собственной глупостью.
Как только появилась цель или задача, имеет смысл задавать себе вопрос: «Какую минимальную подготовку я могу провести прямо сейчас?» Если через несколько месяцев у нас запланировано важное мероприятие, то лучшим вариантом будет потратить несколько минут на его подготовку уже сейчас и создать систему, которая поможет спокойно и без лишних затрат достичь цели, делая маленькие, легкие и точные шаги. Это гораздо продуктивнее, чем не приступать к этому делу до самого дедлайна, а затем провести несколько дней в «бешеной» подготовке перед самим мероприятием.
Невозможно переоценить силу правильного режима дня и недели. Управлять своей жизнью можно лишь в том случае, если мы в состоянии менять то, что делаем каждый день. Только режим и дисциплина позволяют нам целенаправленно двигаться в направлении своих приоритетов, не размениваясь по мелочам, и не отвлекаться на бессмысленные и ненужные дела и отношения. Со временем режим входит в нашу «плоть и кровь». И становится естественным, привычным и рефлекторным поведением, экономящим массу энергии, освобождающим сознание и делающим нас максимально работоспособными, а значит, результативными и стрессоустойчивыми (Приложение № 31).
Режим должен регламентировать всю активную часть суток, с момента пробуждения до момента отхода ко сну. Чем больше в нем будет ритуальных действий, тем более устойчивым и продуктивным он будет. Важен каждый час нашей активной жизни, особенно начало дня. Существует эмпирически проверенное «Правило первого часа», суть которого в том, что если мы в течение этого часа будем соблюдать дисциплину, у нас с большей долей вероятности будет продуктивный и полноценный день, и наоборот.
Поэтому важно грамотно сконструировать себе свое утро и дисциплинированно придерживаться всех запланированных ритуалов. Для этого нужно сначала составить тайминг дел, на которые мы тратим энергию, внимание и время до 10:00, начиная с момента пробуждения. Затем проанализировать его и заменить непродуктивные привычки на новые, увеличивающие нашу работоспособность ритуалы, которые со временем станут новыми привычками. Так можно переформатировать весь свой утренний алгоритм поведения, сделав его максимально продуктивным.
Главное, чтобы с момента пробуждения до начала работы над приоритетом было как можно меньше «воров результативности», т. е. вещей, ситуаций и мыслей, которые мешают со свежими силами приступить к работе над приоритетом. Создав такой алгоритм поведения, нужно постоянно его поддерживать и совершенствовать, т. е. «ремонтировать свою дорогу к успеху!» (Приложение № 32/1).
