Для того чтобы закрепить нужный алгоритм поведения и довести его до состояния привычки, можно составить чек-лист и сверяться с ним каждое утро. Джейсон Вумек назвал этот чек-лист «Когда я в самой лучшей форме»[112]. Он предложил внести в чек-лист 5–10 действий, которые нам нужно совершить, чтобы день был максимально результативен. Перед началом трудового дня с ним обязательно нужно сверяться, а лучше всегда носить с собой в течение дня, чтобы сверяться с ним чаще (Приложение № 32/2).
Как спланировать день, чтобы не было мучительно больно
Седьмой шаг – это процедура ежедневного планирования, которая осуществляется в ежедневнике. Главное здесь – не путать ежедневник с записной книжкой, в которую можно записывать все что угодно. В ежедневник целесообразно вносить только дела «на сегодня», а не вообще.
Перед началом рабочего дня нужно стремиться как можно более точно спланировать объем работы, который нужно сделать именно в этот день, и как только дневной норматив будет выполнен, покинуть рабочее место. Это единственный способ добиться высоких результатов и при этом получить удовлетворение от трудового дня, сохранив душевную гармонию и безмятежность.
Планируя новый день, нужно всегда помнить не столько о времени, сколько об его энергетическом наполнении. Джим Лоэр пишет: «Мало спланировать и потратить конкретное количество часов на выполнение какой-либо задачи. Важно вложить в это время всю свою энергию. Время, не заполненное энергией, пустая трата. Время обретает ценность только в сочетании с энергией. Это и есть жизнь на полной мощности»[113].
Планируя день, имеет смысл использовать метод «подальше от толпы», который экономит массу времени, энергии и помогает избегать дистрессов. Не зря говорят: «Посмотри, куда бежит толпа, и беги в другую сторону». Целесообразно планировать свое время так, чтобы «выскочить» из ритма, в котором живет «толпа», работающая с 9 до 6 и устремляющаяся в супермаркеты и развлекательные центры по выходным.
Также имеет смысл потрудиться над тем, чтобы личное окружение тоже принимало наш распорядок дня и было согласно с тем вкладом ресурсов, которые мы отдаем своему приоритету. Если окружение не согласно, его нужно либо менять, либо отдаляться от него самому. Нужно стремиться к тому, чтобы окружение стимулировало наши устремления и помогало им, поэтому наше физическое местопребывание всегда должно соответствовать нашим целям.
Важных вещей очень мало, поэтому, планируя трудовой день, нужно выбирать приоритетные задачи, решение которых резко повысит результат и которые можно выполнить достаточно быстро. Нужно всегда находить время, чтобы спокойно подумать, что самое ценное можно сделать за день, неделю, квартал, год, за всю жизнь. Отбросить мелочи жизни и увидеть всю картину в целом. Ежедневное планирование целесообразно осуществлять вечером, уделяя 5–10 минут на то, чтобы спланировать «дела на завтра», и дать возможность своему архивирующему мозгу провести подготовительную работу, пока мы спим. Утром можно повторить процедуру, чтобы еще более оптимизировать план нового дня.
Главное, не брать на себя завышенных обязательств. Дел «на день» не должно быть много, и стандартной страницы ежедневника должно хватать, чтобы их записать. Приоритетное дело должно быть только одно, заниматься им нужно в первую очередь и «прожимать» до конечного результата.
Крайне результативный подход планирования первого дня недели предлагает Ричард Кох: «Приступив к трудовому дню в понедельник утром, начни со спокойного обдумывания вопроса, какая единственная вещь из тех, которые я могу сделать сегодня, будет стоить всей моей рабочей недели? Если обнаружите, что таких задач две, выбирайте ту, что решается проще и быстрее. И не занимайтесь ничем, пока не решите эту задачу. Это может занять пять минут, час или полдня, в исключительных случаях понадобится целый день. Если окажется, что времени нужно больше, значит, задача выбрана неверно или сформулирована некорректно. В следующий раз выбирайте нечто важное, что можно сделать быстро»[114].
Хороший совет дал и Тео Компернолле: «Каждый раз, когда приступаешь к выполнению какой-либо задачи, задавай себе вопрос, смогу ли я закончить начатое? Если вас просят что-то сделать, сразу прикиньте, сколько времени на это может уйти. Но не вносите эту задачу в список дел до тех пор, пока не найдете в своем ежедневнике на это время, когда вы сможете сконцентрироваться именно на ней. Если у вас нет возможности выполнить эту задачу целиком или большими блоками, лучше отказаться от нее или отложить менее важные дела на более поздний срок, или делегировать их другим. Делайте как можно больше, уделяя максимум внимания завершенности начатого, и всегда стремитесь к завершенности»[115].
Естественно, должны быть жесткие временные бюджеты на выполнение каждого дела, это помогает сконцентрировать внимание и вложить максимум энергии в результат. Ни в коем случае в дневное расписание не должны попадать дела, которыми мы реально не собираемся заниматься и под которые не забронировано конкретное время, их место в записной книжке. Важно основательно обдумывать свои действия предварительно, тогда многие из них окажутся ненужными. За образец можно взять алгоритм планирования, который основан на ежедневных ответах на следующие вопросы.
♦ Сейчас я нахожусь именно там, где должен, и занимаюсь тем, чем нужно?
♦ Каков сегодня мой приоритет?
♦ Как организовать дела, что сделать самое важное на сегодняшний день?
♦ Что я могу делегировать?
♦ Что из запланированного ранее на сегодняшний день я могу без ущерба отложить на будущее?
♦ От чего запланированного ранее на сегодняшний день я могу отказаться вообще?
♦ Стану ли я на какое-то измеримое расстояние ближе к цели от того, что я делаю сегодня?
Суть всех перечисленных вопросов должна касаться не столько того, чтобы сделать то или иное дело, а того, стоит ли им заниматься вообще. Большинство дел, которые всплывают в нашей жизни и «требуют» внимания, на самом деле не стоят ни нашего внимания, ни нашей энергии. Лучший способ, для того чтобы отделить «зерна от плевел», – мыслить системно, видеть ситуацию в целом и регулярно подвергать сомнению каждое направление своей деятельности, задавая себе следующие вопросы.
♦ Откуда взялось это направление вообще?
♦ По каким причинам его необходимо развивать?
♦ Как это связано с моими профессиональными приоритетами?
♦ Как оно стыкуется с моими жизненными приоритетами?
♦ Способствует ли оно моему личностному и профессиональному росту?
Особенно важен последний вопрос, потому что он во многом определяет качество нашей жизни. Не зря Владимир Тарасов рекомендует: «Избегайте дел, которые через пять лет не будут иметь для вас никакого значения»[116]. Главное, заниматься в своей жизни главным, и тогда духовной энергии хватит на очень многое. Если же мотивации и энтузиазма не хватает, значит, не хватает видения собственной миссии в реальной жизни.
Также важнейшим компонентом результативного планирования дня является выбор темпа работы, т. е. величины перерывов между «рабочими подходами». Оптимальным является такой темп, который позволяет выполнить все запланированные на день задачи. Джейсон Вумек справедливо утверждает, что поддержание устойчивого темпа означает бережное расходование собственной энергии, которой должно хватать на выполнение всего дневного объема работ, включая семейные дела[117]. Держать темп работы важно еще и для того, чтобы не терять концентрацию внимания на тех делах, выполнение которых занимает более одного «рабочего подхода».
Чтобы выбрать оптимальный темп, нужно сначала остановиться, «сбросить скорость», проанализировать свои методы работы и начать с более низкого уровня интенсивности, увеличивая темп постепенно, как атлет, который постепенно увеличивает вес поднимаемой им штанги. В противном случае неправильно выбранный темп в долгосрочном плане вызовет переутомление, и наш организм снизит его в принудительном порядке.
Безусловно, всегда будут дни, когда в наш дневной план будут вторгаться начальники, родственники, форс-мажорные ситуации, которые могут полностью разрушить его. Но при хорошем навыке управления собственной работоспособностью они случаются редко. Если у вас такая ситуация каждый день, то причин может быть несколько:
♦ ваш начальник, родственник, партнер – сознательный или бессознательный враг вашей работоспособности;
♦ организация, в которой вы работаете, не то место, где можно быть работоспособным и достойно реализовать себя как профессионал;
