В-третьих, в ходе реализации решения существенно возрастает степень неопределенности управленческой ситуации. Выполнение решения – это не поездка по железнодорожному пути, проложенному из пункта «Начало» к пункту «Цель». Содержательное управленческое решение – это, скорее, карта местности, по которой необходимо вести объект управления к поставленной цели. Технологическое решение – это характеристика транспорта, на котором предстоит передвигаться, карта маршрута и описание способов преодоления возникающих в пути трудностей. Однако само движение к поставленной цели всегда связано с неопределенностью, несовпадением реально возникающих проблем с ожидаемыми, необходимостью быть готовым к неожиданностям, подчас существенным. «Гладко было на бумаге, да забыли про овраги» – так народная мудрость характеризует типичную проблему, возникающую после перехода от теории управления к практике.
«Никакой оперативный план не может с уверенностью определить ход операции, за исключением первого столкновения с главными силами противника. Только профан может предположить, что течение операции последовательно отражает заранее принятый, продуманный во всех деталях и проводящийся до конца первоначальный замысел», – писал выдающийся немецкий военный теоретик X. Мольтке.
Поэтому руководитель в процессе выполнения решения по управлению крупными системами всегда должен быть готов к проявлению гибкости и творчества.
В-четвертых, на этапе выполнения решения заметно возрастает динамичность управленческой деятельности. Если еще раз воспользоваться аналогией с природными процессами, то подготовку и принятие решения можно сравнить с относительно плавным течением реки по равнине. Выполнение решения – это, образно говоря, быстро несущийся горный поток с порогами, водопадами, крутыми поворотами русла.
Непосредственно процесс выполнения оптимизированного решения является наиболее сложным и наименее изученным и прогнозируемым этапом в полном управленческом цикле. Поэтому качество работы руководителя на данном этапе гораздо сильнее зависит от его опыта практической управленческой деятельности по сравнению с другими этапами. Количественные и качественные характеристики опыта практической работы в занимаемой должности каждого из сотрудников организации оказывают заметное влияние на результативность их деятельности в процессе реализации решения.
От работы персонала в значительно большей степени зависит результативность выполнения решения, чем качество подготовки и принятия решения. Поэтому на данном этапе руководитель должен уделить особое внимание мотивации каждого сотрудника и всех коллективов организации на дружную, энергичную, целеустремленную работу. Именно в процессе выполнения решения от руководителя требуется умение проявить свои организаторские качества. С другой стороны, характер работы организации на этом этапе показывает, на что способен руководитель как организатор.
Деятельность выступает одним из основных факторов формирования личности любого человека. Поэтому, организуя процесс выполнения решения, руководители должны помнить об этом формирующем влиянии труда на все категории персонала. Деятельность должна приучать работников к честности, дисциплине, добросовестности, воспитывать у них другие положительные качества. Ибо любая организация развивается за счет людей порядочных и профессионалов, а не за счет непорядочных дилетантов.
8.2. Текущая оценка результатов деятельности
В обеспечении качества деятельности текущая оценка ее результатов играет важнейшую роль. Ни в природе, ни в обществе невозможно устойчивое существование сложных систем, не имеющих обратной связи. Текущая оценка результатов деятельности выступает ключевым элементом такой обратной связи в системе деятельности.
Деятельность, текущие результаты которой регулярно не оцениваются, не может своевременно корректироваться в соответствии с изменением обстоятельств. Фактически такая деятельность не имеет обратной связи и ведется под девизом «Движение – все, конечная цель – ничто».
Для того чтобы модернизация объекта управления имела надежду на успех, в любой организации, проходящей модернизацию, должна существовать система оперативной разносторонней и объективной оценки результатов преобразований. Такая система не создается по мановению волшебной палочки. Она может быть результатом вдумчивой, длительной и кропотливой работы руководителей всех уровней.
Типичной ошибкой руководителя, допускаемой на данном этапе, является неполное и несвоевременное информирование всех работников организации о промежуточных результатах деятельности. Каждый сотрудник будет работать более эффективно и осмысленно, если он получает регулярную объективную информацию о том, каких текущих результатов он достиг. Текущая оценка результатов деятельности позволяет своевременно обнаружить отклонения от намеченного плана. Это дает возможность оперативно и с малыми затратами исправить ошибки.
В том случае, когда промежуточные результаты оцениваются редко, отклонения от планов могут стать существенными, а ошибки – крупными. Такие отклонения и ошибки требуют для устранения более серьезных затрат ресурсов и времени. Поэтому своевременная, полная и объективная информация о достигнутых текущих результатах деятельности весьма важна как для каждого работника, так и для организации в целом.
Разумеется, рядовые сотрудники, руководители структурных подразделений и руководство организации нуждаются в разной количественной и качественной информации о ходе выполнения решения. Каждая категория работников должна обеспечиваться информацией, необходимой именно для нее. Избыточная информация требует для ее передачи и хранения дополнительных затрат. Кроме того, избыточная информация может создать определенные трудности для сотрудников, которые с ней сталкиваются. Они оказываются в ситуациях неопределенности, которые может создать избыточная информация.
Для обработки большего объема информации сотруднику требуется большее время. В условиях напряженной деятельности лишнего времени у работника может и не найтись. Наконец, сотрудник не всегда может быстро определить, какая информация является избыточной и поэтому второстепенной, а какая – необходимой и основной. Поэтому избыток информации не так безобиден, каким он кажется на первый взгляд.
Работа с информацией о ходе процесса выполнения решения является важным направлением как в аналитической, так и в организаторской деятельности руководителя.
