Работа с информацией о ходе процесса выполнения решения является важным направлением как в аналитической, так и в организаторской деятельности руководителя.
Одной из ключевых проблем, решаемых в ходе текущей оценки результатов деятельности, выступает проблема определения причин отклонения процесса управления от намеченного плана. Без выявления причин неполного выполнения оптимизированного решения трудно предпринять эффективные меры по своевременной коррекции управленческого воздействия на объект управления.
8.3. Оперативная коррекция решений и действий
Любая управленческая деятельность имеет цикличный характер. Руководитель должен не просто иметь представление об основных управленческих циклах, но хорошо разбираться в них. Важно, с одной стороны, использовать циклические закономерности управленческой деятельности, с другой – не принимать решений, противоречащих этим закономерностям. Это заметно облегчит и повысит эффективность процесса управления.
Управленческая деятельность имеет полицикличный характер. К основным управленческим циклам можно отнести полный управленческий цикл, частный и первичный.
Полный управленческий цикл включает 17 этапов в деятельности руководителя, начиная от оценки актуального состояния объекта управления и заканчивая обобщением психологического опыта деятельности. Его можно назвать циклом, поскольку завершающий этап связан обратной связью с первым этапом. После обобщения опыта руководители приступают к подготовке нового решения по модернизации управляемой системы. Цикл повторяется. Кроме того, рассматриваемому полному управленческому циклу предшествовало много аналогичных циклов по совершенствованию системы образования.
Частный управленческий цикл является составной частью полного управленческого цикла. Последний включает четыре частных управленческих цикла: обоснования решения, принятия решения, выполнения оптимизированного решения и обобщения опыта деятельности. Каждый из четырех частных управленческих циклов имеет обратную связь. Она заключается в возможности, а иногда и в необходимости коррекции отдельных этапов цикла после того, как выполнен последний из них.
Первичный управленческий цикл является ядром управленческой деятельности, таким ее компонентом, в котором присутствуют все основные характеристики и этапы управления. Вместе с тем дальнейшее упрощение первичного управленческого цикла приводит к потере его целостного характера как модели управленческой деятельности.
Первичный управленческий цикл включает принятие оптимизированного решения, его выполнение, текущую оценку результатов деятельности и оперативную коррекцию решений и действий. Такой цикл может служить единицей анализа управленческой деятельности.
Управленческая деятельность может анализироваться по элементам и по единицам. Элемент управленческой деятельности – это такая ее часть, которая не содержит в себе всех основных признаков управления. Например, элементами управленческой деятельности являются оценка состояния системы управления, модель целей управления, принятие решения и др. Единица управленческой деятельности обладает всеми главными характеристиками процесса управления.
Первичный управленческий цикл включает принятие оптимизированной стратегии, ее выполнение, текущую оценку результатов деятельности и оперативную коррекцию решений и действий.
Оперативная коррекция решений и действий является одним из основных компонентов первичного управленческого цикла. От качества коррекции во многом зависит не только результативность первичных управленческих циклов, но и эффективность процесса управления в целом.
Как уже говорилось в предыдущем параграфе, важным условием обоснованной коррекции решений и действий является определение причин отклонения процесса управления от намеченного плана. На основе текущей оценки результатов деятельности по оптимизации объекта управления руководитель должен своевременно обнаруживать все существенные отклонения в ходе модернизации управляемой системы и стараться устранять их. Едва ли не ключевым принципом оперативной коррекции решений и действий является устранение не самих отличий между спланированным ходом модернизации и реальностью, а причин таких отклонений. В процессе коррекции хода управления руководитель должен быть готов к любым неожиданностям и гибко реагировать на них.
В деятельности по реализации принятого решения сталкиваются две мощные тенденции. С одной стороны, необходимо проявить настойчивость в претворении намеченных планов в жизнь.
Это требует изменения обстоятельств, которые препятствуют достижению поставленных целей, проявлению силы воли, твердости в руководстве подчиненными и т. п. Эта тенденция выражается в том, что если события развиваются не так, как мы планировали, то мы прилагаем значительные усилия, чтобы привести управляемую систему и ее внешнюю среду в соответствие с нашими планами.
С другой стороны, необходимо вовремя уметь изменить планы, приведя их в соответствие с новыми обстоятельствами, если это повысит результативность управления. Руководитель должен быть волевым, но не твердолобым и не добиваться выполнения планов любой ценой. Если цена слишком велика, нужно уметь своевременно изменить планы.
Искусство руководства заключается в том, что, осуществляя оперативную коррекцию решений и действий, лицо, принимающее решение, каждый раз определяет, в какой пропорции необходимо изменять намеченные планы, а в какой – преодолевать сопротивление управляемой системы и внешней среды. В этом состоит основное содержание 13-го этапа в полном управленческом цикле. Оперативное реагирование на развитие процесса управления и характер изменений в управляемой системе, безусловно, является важнейшим условием достижения успеха в руководстве любой организацией.
8.4. Оценка итоговых результатов деятельности
Текущая оценка результатов деятельности существенно отличается от оценки итоговых результатов выполнения стратегии по следующим причинам.
Во-первых, при текущей оценке учитывается состояние только основных характеристик управляемой системы, а при итоговой оценке определяется состояние объекта управления в целом. Поэтому оценка итоговых результатов является и более глубокой, и более разносторонней.
Во-вторых, на основе текущей оценки принимаются решения по оперативной коррекции процесса управления. Оценка итоговых результатов служит основанием для принятия гораздо более важного решения – решения о завершении деятельности. Поэтому оценка итоговых результатов является, по сравнению с текущей оценкой, гораздо более ответственной.
