Летом работа подразумевает некоторые специфические требования по организации мероприятий. Необходимо несколько больше внимания уделять контролю за сохранностью и свежестью продуктов и блюд, использовать дополнительное охлаждающее оборудование, следить за чистотой посуды и приборов, знать, какие блюда можно готовить и подавать летом, а какие не рекомендуется. Кроме того, при выборе площадки для летнего праздника нужно больше времени уделить вопросам ее инфраструктуры: есть ли на ней шатры и тенты, как подводится электричество, предусмотрен ли подвод воды и др.
Вообще, чтобы гарантировать клиенту качественное профессиональное обслуживание, РВО стараются сконцентрироваться на ресторанном обслуживании, однако небольшой набор дополнительных услуг все-таки традиционно существует. Часто компании могут предоставить эксклюзивный торт по индивидуальному дизайну, флористическое оформление, подбор площадки и др.
Срок обработки заказа напрямую зависит от масштаба мероприятия и места его проведения. Часто компании готовы организовать праздник и за 24 ч, но более традиционный срок для подготовки заказов – 72–48 ч.
Деловая активность
Для большинства кейтеринговых компаний, несмотря на все маркетинговые усилия заранее обеспечить себе объем работы в конце зимы и начале весеннего сезона, по-прежнему остается стойкой тенденцией довольно заметное угнетение спроса на выездные ресторанные услуги в этот период. Так, заказы на февраль и март составляют не более 10 % от общего годового оборота. Сколько-нибудь заметное оживление спроса появляется не раньше апреля и к маю в идеале достигает вполне удовлетворительного и стабильного уровня продаж услуг. Можно сказать, что понятия «сезонность» для деловых мероприятий почти не существует. Дело в том, что они напрямую связаны с непрерывной деловой активностью компаний-клиентов, которые участвуют в выставках, проводят тренинги и семинары, презентации новых продуктов, дилерские и пресс-конференции, открывают новые представительства и точки продаж. Летом всегда существует спад, но и тогда тоже некоторые деловые мероприятия все-таки проходят. А период с осени до весны – традиционная пора деловой активности с недолгим перерывом в декабре, когда все заняты подготовкой развлекательных новогодних мероприятий.
Все деловые мероприятия условно можно подразделить на открытые и корпоративные. К открытым относят выставки, подразумевающие доступ неограниченного количества посетителей, а к корпоративным соответственно мероприятия, организуемые отдельной компанией с известным заранее количеством участников.
В обслуживании питанием первой категории мероприятий и выставок есть обычно две составляющие – питание посетителей выставки и питание представителей компаний-экспонентов. Для посетителей традиционно организуют работу буфетов, требующих наличие кассового аппарата, зарегистрированного по адресу проведения выставки, и это, пожалуй, самый большой ограничитель для кейтеринговых компаний. Стоит отметить, что для обслуживания нескольких буфетов будет достаточно иметь один кассовый аппарат. Что же касается питания представителей компаний – участников выставки, то оно включает в себя традиционные ланчи, обслуживание питанием на стендах и фуршетное обслуживание, приуроченное к тому или иному событию выставки.
В принципе, все питание представителей компаний – участников выставки может быть оплачено ими заранее либо организатору выставки, либо непосредственно подрядчику по питанию. Этим подрядчиком может быть и та же компания, которая организует работу буфетов, и любая другая кейтеринговая служба. Конечно же, обслуживание питанием по всем вышеназванным пунктам далеко не всегда проводится единственным подрядчиком, часто задействованы сразу несколько компаний.
Если же говорить о корпоративных деловых мероприятиях, то их обслуживание питанием будет отличаться тем, что порой накормить всех участников необходимо одновременно в ограниченный отрезок времени. Для такого рода мероприятий используются самые различные площадки: show-room, бутики и салоны, галереи и выставочные залы, офисные переговорные и конференц-залы, фойе театров и т. д.
Что касается формата обслуживания, то, как правило, это коктейль или буфет. Поскольку деловая часть мероприятия связана с концентрацией внимания, логично, что участники перемещаются из одной зоны в другую, тем самым используя перерыв не только для приема пищи, но и для отдыха. Чаще всего, если мероприятие проходит в течение всего дня, можно рекомендовать следующую схему организации питания участников делового мероприятия.
• Сбор участников: приветственный кофе/чай с печеньем, сухофруктами и орехами.
• Первый перерыв через 2 ч после начала мероприятия: перерыв на кофе-брейк с легкими горячими закусками или выпечкой и фруктами.
• Второй перерыв через 2 ч после окончания перерыва на кофе-брейк – ланч.
• Третий перерыв через 2–2,5 ч после окончания перерыва на ланч: заключительный чай/кофе (если регламентом мероприятия не предусмотрен развлекательный блок) или аперитив перед началом неофициальной части программы.
Что касается содержания меню, то на деловые мероприятия можно рекомендовать заказчикам более «легкие» варианты блюд. Для строгих деловых кофе-брейков востребованы качественная свежая и миниатюрная выпечка, а также мини-сэндвичи, удобные для быстрого перекуса.
На деловых мероприятиях, как нигде, особенно нужна бесшумная работа персонала. Именно на деловых и официальных мероприятиях в перерывах для приема пищи нагрузка на персонал становится пиковой. На продолжительных фуршетах и банкетах это, конечно же, не чувствуется так остро. В силу того что каждое мероприятие по-своему уникально, схема обслуживания должна быть разработана для мероприятия индивидуально и отвечать всем задачам отдельно взятого события. Количество персонала, безусловно, не может рассчитываться из среднестатистических показателей, всегда необходимо учитывать и временной план мероприятия, и формат обслуживания. Для самых пиковых нагрузок необходимо оптимизировать сбор грязной посуды за счет увеличения количества персонала, использования большого количества точек и самой техники сбора посуды. Безусловно, важны организованные зоны сбора грязной посуды.
Скажем, компания проводит конференцию для торговых представителей. И все тысяча участников может пообедать в течение 1–1,5 ч, отведенных для перерыва на ланч. Это становится главным испытанием для РВО. Ведь при обслуживании фуршета для той же тысячи человек в течение 3–4 ч не возникнет такой пиковой нагрузки, как в описанной ситуации. И если «выдать» тысячу ланчей чаще всего удается без серьезных накладок, то оперативно справляться со сбором грязной посуды получается далеко не всегда. И грязная посуда появляется везде, где только можно и нельзя: на барных точках, фуршетных линиях, подоконниках, лестницах и т. д. А все потому, что менеджер кейтеринг-компании, впервые столкнувшись с такой ситуацией, оказывается к ней не готов. Если компания первый раз взялась за такое обслуживание, то ее затруднения понятны, но часто «прокалываются» и фирмы, работающие на рынке уже много лет. Почему? Да потому, что профессионализм и опыт зачастую остаются достоянием отдельных сотрудников, а не становятся частью стандартов деятельности компании. Что же можно было бы порекомендовать в качестве простых и доступных методов работы в таких ситуациях?
