Подчиненность проектного офиса определятся с учетом списка подразделений, проектную деятельность которых предполагается координировать. Если при внедрении СУП предполагалось, что она распространяется только на проекты одного подразделения, например ИТ-службу, то и подразделение «Проектный офис ИТ» должно подчиняться руководителю ИТ-службы. Руководитель подразделения будет иметь в своем подчинении структурную единицу, задачи которой – предоставление независимой от руководителей проектов информации о статусе реализации проектов, организация обучения руководителей проектов данного подразделения, ведение архива проектной документации данного подразделения.
Если же СУП распространяется на всю проектную деятельность предприятия, то, чтобы избежать рисков ангажированности деятельности проектного офиса на интересы какого-либо одного из подразделений, рекомендуется подчинять проектный офис непосредственно первому лицу компании.
Следует также отметить, что в качестве проектного офиса в ряде случаев обозначают группу управления отдельным проектом, в состав которой входят руководитель проекта, администратор проекта, руководители рабочих групп проекта. Подобный проектный офис не рассматривается в рамках СУП как центр внедрения проектной деятельности, а расчитан только лишь на один проект. Такие типы проектных офисов, созданных под задачи управления отдельными проектами, значимыми для компании и нетипичными для ее постоянной деятельности, например, проектный офис внедрения ERP-системы на базе платформы SAP ERP, не будут рассматриваться в контексте внедрения СУП. Однако нужно отметить, что проектные офисы данного типа могут создаваться под выполнение отдельных проектов параллельно с функционированием проектного офиса подразделения или всей компании. Однако функционировать такие проектные офисы обязаны согласно методологии управления проектами, принятой в компании при внедрении СУП. Под конкретный проект могут использоваться дополнительные методы оперативного управления помимо прописанных в методологии проектной деятельности компании, но это не отменяет необходимости соблюдения подходов, обязательных для всех проектов.
Рис. 6.3. Положение проектного офиса в организационной структуре предприятия
При описании функций, которые потенциально может выполнять проектный офис, для начала хотелось бы отметить, что уровень развития проектного офиса напрямую коррелирует со зрелостью общего менеджмента в компании и проектного управления, в частности. Поэтому состав функций проектного офиса будет дополняться по мере функционирования СУП в организации и развития самого проектного офиса как центра компетенции в управлении проектами (рис. 6.3).
Развитие проектного офиса включает несколько ступеней, характеризующихся определенными признаками, по которым можно оценить, на какой ступени зрелости проектный офис находится сейчас и в каких направлениях он может развиваться, повышая свою зрелость. Прежде всего эволюция проектного офиса связана с «наращиванием мощи», т. е. с расширением набора функций, которые он выполняет. Условно можно выделить четыре ступени развития проектного офиса, на которых его функции претерпевают качественный скачок.
Ступень I. Формирование
На этой ступени идет процесс формирования проектного офиса как структурной единицы компании: разрабатываются регламенты и должностные инструкции, набирается штат, пишутся положения, регламентирующие деятельность проектного офиса. Помимо регламентации собственной деятельности проектный офис собирает информацию по проектам, ведущимся в компании, формализует процессы управления проектами, внедряет информационную систему для календарного планирования проектов и определяет предварительную структуру базы знаний, которая в дальнейшем будет использоваться для более эффективного управления проектами.
Цель проектного офиса на первой ступени зрелости – закрепить свои позиции, добиться, чтобы существующие регламенты управления проектами действительно работали. Поэтому ключевой функцией на этой ступени развития является отладка регламентов и процессов управления проектами, контроль за соблюдением методологии. Необходимо также проинформировать сотрудников компании о создании нового подразделения, поддерживающего проектную деятельность.
После того как проектный офис утвердит свою позицию в организации, завоюет доверие и уважение со стороны руководства и сотрудников, наладит процессы управления проектами и работа пойдет «как часы», можно говорить о переходе на следующую ступень зрелости.
Как долго проектный офис каждой конкретной компании будет находиться на первой ступени зрелости, зависит от многих факторов, но в среднем этот период занимает от полугода до года.
Ступень II. Накопление опыта и ресурсный учет
На этой ступени зрелости проектный офис расширяет свое влияние в компании за счет наращивания своих функций. Помимо поддержания актуальности методологии управления проектами, а также контроля за ее соблюдением проектный офис путем тесного взаимодействия с руководителями и администраторами проектов добивается своевременной актуализации графиков проектов в информационной системе, регулярно получает отчеты о статусе проектов, что позволяет ему формировать «общую картину» по проектам, вести документированный архив.
Кроме того, на второй ступени происходит формирование и структурирование базы знаний проектного офиса, собираются «извлеченные уроки», полезная информация о типовых услугах, условиях договоров с подрядчиками.
Однако ключевой функцией проектного офиса на данной ступени является контроль за распределением ресурсов в проектах. Для этого проектный офис формирует корпоративный пул ресурсов персонала, который может быть привлечен к участию в проектах.
Сам проектный офис, как правило, не полномочен назначать ресурсы на проекты, однако он может осуществлять информационную поддержку в принятии решений, так как обладает достоверными данными о распределении ресурсов.
Если проектный офис располагает достоверной и актуальной информацией о распределении ресурсов в проектах и о ситуации по проектам в целом, его зрелость можно считать достаточной для перехода на следующую – третью – ступень.
Ступень III. Накопление и передача опыта
На этой ступени зрелости проектный офис занимается прогнозно-аналитической деятельностью, в рамках которой осуществляется формирование нормативных оценок для планирования проектов.
