Читаем без скачивания Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Джулия Моргенстерн

10. Уплотняем время

Планируйте свои действия, и затем действуйте по своему плану

Теперь, когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть искусством уплотнения времени, то есть научиться справляться с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, никаких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. Научившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жизнерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворения проделанной работой.

Уплотнение времени — важный навык, которым владеют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаздывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомневаясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни полные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Преодолевая медлительность и привычку хронически опаздывать.

3. Подавляя стремление к совершенству во всем («перфекционизм»).

Помехи и кризисы возникают постоянно, и большинство из них будут казаться неотложными, но, конечно, не каждая помеха на самом деле перерастает в кризис. Очень соблазнительно реагировать на помехи незамедлительно, особенно учитывая тот факт, что люди, отрывающие нас от дел, могут быть очень настойчивыми. Но даже если вы бросите привычку реагировать на помехи в тот самый момент, когда они возникают, вы по-прежнему можете произвольно переключаться на самые разные посторонние дела и к концу дня будете выглядеть расстроенным и подавленным, не выполнив того, что запланировали. Вы можете научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними (вызванными вашей собственной потребностью произвольно переключаться с одного дела на другое).

Отложите свою реакцию.

Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не являются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обращаются к вам со своими так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать, — это обдумать, что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В большинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум на несколько минут, а чаще — на более длительное время безо всякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размышление. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в активном режиме, а не в режиме пассивного реагирования. Вы сможете провести возникшую перед вами задачу через этапы сортировки, «зачистки» и назначения времени, сэкономив свое драгоценное время и энергию, вместо того чтобы, бросив все, браться за немедленное ее решение.

Независимо от того, насколько точно расписан ваш график, постарайтесь не планировать дела слишком плотно, не оставляя никакого места для помех и кризисов, которые, несомненно, будут периодически возникать. Количество времени, которое вам следует оставить свободным, будет зависеть от того, чем вы занимаетесь. Непредвзято посмотрите на те потребности, которые возникают перед вами на работе и в жизни, и внесите в ваши планы возможность возникновения помех и препятствий, с которыми вы должны иметь дело.

Если ваша работа требует от вас ежедневно принимать массу телефонных звонков, вам, например, может потребоваться отвести для них шесть часов незанятого ничем другим времени и запланировать только два часа сосредоточенной работы. Это могут быть только два часа, но эти два часа сосредоточенной работы без помех и перерывов окажутся, вероятно, гораздо более продуктивными, чем то же количество времени, распределенное в течение всего рабочего дня в перерывах между телефонными звонками.

Сокращение помех.

Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, поставьте свой стол или кресло спиной или боком к открытому пространству офиса, чтобы избегать прямого зрительного контакта с другими сотрудниками. Если это невозможно, разместите несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним — они будут выступать в качестве границы между вами и окружающей средой. Люди будут гораздо меньше подходить и мешать вам, если не смогут устанавливать с вами прямой контакт глаз.

• Установите приемные часы. Повесьте на двери своего кабинета табличку со словами «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам и сотрудникам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить между двумя и тремя часами дня. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика и у сотрудников есть один час на сосредоточенную работу без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами.

• Установите определенное время дня, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим исходящим сообщением. Чтобы этот прием работал, вы обязательно должны перезванивать людям в то время, когда обещали это сделать. Кроме того, вы проводите разговор по телефону более эффективно, когда сами звоните собеседнику, — согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка одиннадцать минут времени, а на то, чтобы сделать звонок самому — только семь минут. Это связано с тем, что в последнем случае у вас есть время, чтобы собраться с мыслями.

• Выделите отдельное время дня, чтобы обрабатывать почтовые сообщения, электронную и голосовую почту. Вы можете поговорить с начальником или с сотрудниками о том, что вам необходимо ограничить частоту проверок вашего электронного почтового ящика.

• Удаляйте несанкционированные почтовые отправления, не открывая их, и удалите свой адрес из списков почтовой рассылки.

• Настройте свою программу получения электронной почты на автоматическое удаление сообщений, приходящих от уже известных вам спаммеров (людей, рассылающих спам — не санкционированные вами объявления и рекламу, засоряющие ваш почтовый ящик). Вы также можете настроить свою программу приема электронной почты на прямое удаление сообщений, в тексте которых содержатся определенные ключевые слова или фразы, например: «Возможность хорошо заработать» или «XXX».