Читаем без скачивания Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

Вызовы для портфеля проектов (по Р. Куперу)

В ряде случаев проекты в малой степени связаны со статегией компании. Во-первых, далеко не всегда компания имеет четко сформулированную стратегию, поэтому трудно понять, как ориентировать проекты стратегически. Во-вторых, как уже отмечалось, многие лица в компании стремятся запустить свои личные проекты. Иногда они исходят из собственных интересов или интересов подразделений, в которых работают.

Представим ситуацию, когда компания по инициативе руководителей технологического и маркетингового отделов начала разработку нового пищевого продукта для продажи на рынке Восточной Европы. Проект был успешно завершен, но выяснилось, что компания уходит с этого рынка, как, впрочем, предполагалось уже к моменту начала проекта. Но при запуске проекта такому изменению стратегии не придали значения. Позиции упомянутых руководителей были в компании очень сильны. В результате был инициирован, принят и разработан ненужный компании проект.

Причина возникновения подобной ситуации – отсутствие постановки управления портфелем проектов в соответствии со стратегией компании.

Компания может иметь проекты, свободный денежный поток от реализации которых не является значительным и не может оказать серьезного влияния на рост стоимости (ценности) бизнеса. Если перевести рассуждения в термины инвестиционнго анализа, то речь идет о проектах, которые имеют внутреннюю норму доходности, не намного превышающую (если не оказавшуюся ниже) ставку дисконтирования. При значительном числе таких проектов вряд ли следует ожидать заметного увеличения стоимости компании.

Проекты компании можно условно разделить на простые, дающие незначительную, но быструю и понятную отдачу, и на сложные, ориентированные на длительный период реализации и обещающие скачок в изменении ключевых показателей, таких как объемы продаж, доля на рынке и др., по истечении нескольких лет. Риск простых проектов связан с угрозой потери конкурентных преимуществ, устаревания продуктов и процессов, стагнацией бизнеса.

Если компания реализует большое число проектов, то в условиях конкуренции за ресурсы и при ограничениях на них эти ресурсы будут как бы распределяться «узким слоем» между данными проектами, что может привести к затягиванию их реализации на длительный период, а это, в свою очередь, вызовет угрозу срокам исполнения, а иногда и ухудшение качества конечного результата.

7.5. процессы управления портфелем проектов

Управление проектами, и, в частности, управление портфелем проектов, имеет процессный характер, т. е. может быть представлено в виде совокупности отдельных бизнес-процессов.

В управлении портфелем проектов процесс представляет собой комплекс взаимосвязанных действий, направленных на решение определенной управленческой задачи. Выделение процессов необходимо, с одной стороны, для понимания действий, которые следует осуществить в отношении портфеля проектов, с другой – для организации работ и установления ответственности в данном направлении.

Процессы взаимосвязаны и представляют собой систему, в которой выход (результат) одного процесса является входом (информационным условием начала) другого.

Рассмотрим процессы управления потфелем проектов, рекомендованные стандартом Института управления проектами (PMI). В общем виде эти процессы представлены на рис. 7.6. Как видим, они делятся на две большие группы: группу процессов стратегической настройки (выравнивания проектов со стратегиями) и группу процессов мониторинга и контроля. Каждая группа состоит из отдельных процессов, которые рассмотрены ниже.

Рис. 7.6. Процессы управления портфелем проектов

Идентификация (выявление) компонентов портфеля

Идентификация – это процесс сбора и обобщения с целью составления листа новых и разрабатываемых компонентов для дальнейшей категоризации.

Речь идет о выявлении компонентов (проектов, программ), которые могут быть претендентами для осуществления над ними дальнейших действий с целью выяснения целесообразности включения в портфель. В некотором смысле это сбор предложений заинтересованных лиц и подразделений компании. В ходе данного процесса решаются следующие основные задачи.

Во-первых, формируется множество инициатив, которые в дальнейшем будут подвергнуты более глубокому изучению, что само по себе важно, ибо чтобы начать анализ, нужно иметь перед собой объект исследования.

Во-вторых, происходит предварительная фильтрация инициатив. Иными словами, сразу отсекаются те из них, которые даже при поверхностном рассмотрении не могут быть признаны компонентами портфеля проектов. В-третьих, формируется база данных о параметрах инициатив, которая в дальнейшем используется в других процессах.

На начальном этапе процесса поступают инициативы, представленные заинтересованными лицами с описанием их характеристик. Каждая инициатива должна иметь две группы характеристик:

• Определение инициативы с указанием ее класса (проект, программа или что-то другое), сроков исполнения, величины бюджета, с отнесением к той или иной цели бизнеса. Данная информация поможет сразу не рассматривать для целей формирования портфеля те инициативы, которые «недотягивают» до статуса проекта по масштабам, длительности и т. д. (их можно запустить при помощи «непроектных» механизмов). Инициативы, которые относятся к текущей операционной деятельности, также выпадают из обсуждения в данном контексте. Не подпадают под дальнейшее рассмотрение и те инициативы, которые не привязаны к целям бизнеса или такая привязка является слабой и поверхностной.

• Описание инициативы (набор дескрипторов). В данном контексте дескриптор – это количественный или качественный параметр, описывающий проект с определенной стороны. Здесь речь идет о наборе характеристик, более детальных, чем при рассмотренном определении инициативы. Это количественные и качественные параметры, требуемые ресурсы, потребители и рынки, спонсоры, ключевые стейкхолдеры и др. Общее требование к описанию – формирование исчерпывающего комплекса характеристик, которые будут использованы в других процессах, и прежде всего в процессах оценки, селекции, приоритизации.