Всему свое место
Возможно, эти два правила применительно к электронным файлам и письмам даже важнее, чем для дома или офиса. «Всему свое место» и «подобное к подобному» – вот принципы, которые помогут нам организовать компьютерные файлы и отслеживать поступление и отправку сообщений по электронной почте. Вы должны знать, где находится каждый электронный документ, – в отличие от письменного стола, где буквально в течение десяти минут можно найти затерявшуюся квитанцию, просто подняв книгу или папку. Вероятность быстро найти затерявшийся файл путем последовательного просмотра всех папок очень мала. Вот почему так важно быть предельно внимательным при сохранении или перемещении файлов и папок на жестком диске. Это вовсе не тот случай, когда можно заниматься несколькими делами одновременно. Мне приходилось сталкиваться с ситуациями, когда мои клиенты сохраняли файлы в совершенно неподходящих местах – а все потому, что в то же время они разговаривали по телефону или отвлекались. После бездумно выполненной операции сохранения пользователю нередко приходится тратить не один час драгоценного времени, чтобы отыскать нужный файл.
Неукоснительное следование нашим главным принципам позволит вам сэкономить немало времени и нервных клеток. Если все документы в формате Microsoft Word будут храниться в одной папке, например «Мои документы» (соблюдение принципа «всему свое место»), вы всегда будете знать, куда обратиться. А соблюдение принципа «подобное к подобному» гарантирует, в частности, что все документы в формате Microsoft Word, относящиеся к определенной теме или проекту, будут храниться в одной вложенной папке, например «Мой проект – 2005», что существенно облегчит поиск нужного файла, относящегося к данному проекту.
Выработка алгоритма работы с электронной почтой
Стремясь повысить производительность труда и концентрацию сотрудников на своих обязанностях, большинство компаний разрабатывает определенные правила работы с электронной почтой. Воспользуемся таким подходом и мы.
Создаваемые изначально для эффективного использования и определения контента правила обращения с электронной почтой постепенно распространили свое действие и на то, когда и как отвечать на письма и отправлять их. При разработке собственного алгоритма работы с почтой важно помнить, что вы сам себе хозяин. Конечно, далеко не всегда вы способны контролировать поступление писем в свой ящик, зато вы можете самостоятельно регулировать периодичность проверки новых писем, а также оперативность ответов на них.
Электронная почта, официальной датой появления которой принято считать 1971 год, превратилась в популярное средство связи не более пятнадцати лет тому назад. ИТ-специалисты и специалисты по управлению временем уже давно предлагают альтернативы данному каналу коммуникации, ставшему фактической монополией. Эти группы специалистов, каждая со своими представлениями об эффективности и целесообразности, пропагандируют использование других методов обмена информацией, предлагая более широко пользоваться блогами, системами мгновенного обмена сообщениями (чатами), вики (общедоступная доска объявлений на базе веб-техногии) и т. п. Но пока эти призывы и благие пожелания воплотятся в реальность, электронная почта будет оставаться доминирующим средством обмена информацией. Именно поэтому я поделюсь с читателями своими соображениями по поводу наиболее эффективного использования электронной почты. Разумеется, следует подходить к этим рекомендациям творчески, беря на вооружение то, что принесет вам наибольшую пользу. Правда, этот совет не относится к «правилу № 1», которое необходимо соблюдать в любом случае.
Проверяйте электронную почту, только когда у вас есть время для прочтения писем и отправки ответов
Как и в случае с обычной корреспонденцией, которую не рекомендуется вскрывать до тех пор, пока у вас не найдется время для ее обработки (об этом уже рассказывалось в главе 2), рекомендую не открывать электронную почту до тех пор, пока у вас не появится время для написания и отправки ответов. Если же вам пока некогда отвечать, а вы открыли какое-либо сообщение, во-первых, придется еще раз перечитать его, когда у вас действительно будет время, а во-вторых, если содержание сообщения не на шутку взволнует вас, оно не даст вам спокойно жить, пока вы не улучите момент для составления адекватного ответа. Я, например, устроил себе не одну бессонную ночь из-за писем, на которые не мог ответить сразу же по причине большой усталости, но которые не давали мне спать, несмотря на всю мою усталость.
Приступая к просмотру электронной почты, старайтесь полностью «разделаться» с каждым полученным сообщением с первого же раза, чтобы ни в коем случае не возвращаться к нему повторно. Если этого не делать, вас скоро поглотит поток писем! Возможное исключение из правила – сообщения, вызывающие у вас сильный всплеск эмоций. В таких случаях прежде чем ответить, желательно остыть, успокоиться и, тщательно продумав возможные варианты ответа, выбрать самый подходящий. Для этого, конечно же, потребуется какое-то время. Соблюдать осмотрительность и осторожность – лучшее, что можно посоветовать при составлении посланий близким. Не следует под горячую руку писать такое, что не отражает вашего истинного отношения к человеку и в чем вы можете горько раскаяться, едва успев щелкнуть «Отправить».
С учетом описанного выше исключения предлагаю вам три этапа, из которых должен состоять процесс обработки каждого входящего сообщения электронной почты:
▪ прочитайте письмо;
▪ ответьте на него;
▪ сохраните его (или удалите).
Проверяйте электронную почту по мере необходимости
Заблокируйте автоматическую проверку. Либо полностью закройте почтовую программу, либо отключите автоматическую проверку электронной почты и выключите средства оповещения, такие как звуковые сигналы или всплывающие экраны. Если только вы не ожидаете поступления крайне важного сообщения от определенного отправителя, вряд ли есть необходимость немедленно прочитывать каждое присланное письмо и реагировать на него.
Не следует читать письма и отвечать на них в течение дня
Обычно я получаю от пятидесяти до двухсот писем в день. Некоторые из них носят исключительно информационный характер, другие требуют ответа, но лишь очень немногие нуждаются в немедленном ответе. Кроме того, я сообщаю каждому из своих знакомых, что при необходимости срочно связаться со мной следует воспользоваться мобильным телефоном. Невозможно сохранять высокую производительность труда и вместе с тем постоянно реагировать на внешние раздражители, в том числе и на электронную почту. Выберите для себя определенный интервал времени (или несколько интервалов), в течение которого каждый день вы будете проверять электронную почту и отвечать на нее. Установите таймер, и когда заданное время истечет, немедленно прекращайте заниматься почтой. Рабская зависимость от электронной почты – ведь вы опасаетесь скорее показаться невежливым (по причине затягивания с ответом), чем сорвать сроки выполнения своего текущего проекта, – в лучшем случае контрпродуктивна, а в худшем просто опасна для вас.
Я вспоминаю, как получил урок благодаря автоответчику писательницы Сьюзан Фарр. Когда я позвонил ей по какому-то вопросу, автоответчик сообщил мне, что если я звонил в такое-то время (был указан точный интервал времени в первой половине дня), то Сьюзан не ответила мне, потому что работала над очередной книгой. Этот ответ произвел на меня неизгладимое впечатление. Он очень понравился мне, и при написании этой книги я составил собственное сообщение автоответчика для электронной почты, этакий своеобразный ответ на все входящие письма. Ответ гласил: пока не будет закончена эта книга, я не буду проверять новые поступления электронной почты в промежутке с девяти часов утра до шести часов вечера. Так я застраховал себя от того, что каждый день в указанном мною промежутке времени буду отвлекаться хотя бы на обработку электронной почты. Спасибо, Сьюзан, за науку!
Прикинув, сколько времени вам может понадобиться каждый день для проверки входящих писем и написания ответов, запланируйте это время в своем рабочем графике. Лично я пришел к выводу, что мне должно хватить двух проверок электронной почты в день: первую проверку я делаю до обеда, а вторую – ближе к концу рабочего дня. Рекомендую и вам выбрать подходящий для себя график проверок электронной почты и неукоснительно придерживаться его.
Не отвечайте на электронную почту в самое продуктивное время дня
Я отношусь к числу тех, кому лучше всего работается в утренние часы. Я встаю рано и работаю с полной отдачей примерно с семи до одиннадцати. Поэтому утром я категорически отказываюсь разбираться с электронной почтой. Определите, когда вы трудитесь с наибольшей производительностью, и не отвлекайтесь в это время на проверку писем.
