Решив написать пото́м, вы отнюдь не помогаете отправителю. Если вы в силу тех или иных причин не можете ответить сразу же, сообщите, когда следует ждать развернутого ответа. Если вы не располагаете запрашиваемой информацией, но знаете, кто ее может предоставить, перешлите этому человеку полученное вами письмо, а отправителю исходного сообщения перешлите копию (CC). Таким образом, вы взяли на себя роль посредника, оказали посильную помощь отправителю исходного сообщения и ушли из игры – одним выстрелом убили двух зайцев и получили наилучший для себя результат.
Прежде чем ответить, прочитайте всю тему
Приходилось ли вам когда-либо, отвечая на письмо, обнаружить, что кто-то другой уже ответил на него? Прежде чем отреагировать на послание, полученное по электронной почте, обязательно просмотрите все сообщения в соответствующей теме. Многие почтовые приложения помогают решить эту проблему, предлагая различные способы выделять и группировать письма, связанные одной темой. Это сэкономит вам время и позволит «сохранить лицо».
Используйте строку «Тема»
Помогите получателю сразу же понять, о чем пойдет речь в письме, и облегчите и ему, и себе процедуру фильтрации или выбора папки, в которую следует его отправить. Не пользуйтесь лишь одному вам понятным языком или сокращениями наподобие «обновление» (с указанием или без указания текущей даты), «регистрация» или «статус»: такие темы звучат весьма неопределенно и мало что проясняют. Старайтесь формулировать тему письма как можно более точно и лаконично: вы отправляете электронную почту, а не расставляете ловушки получателю вашего сообщения. Нет смысла утаивать содержание послания, указывая тему, из которой невозможно ничего понять. Поэтому, вместо того чтобы в ответ на запрос какого-либо файла отправлять письмо, где в строке «Тема» указано: «Ваш запрос», лучше сформулировать тему проще, но содержательнее: «В ответ на ваш запрос от 03.12.05 пересылаю прикрепленный файл Х».
Автоматизируйте отправку ответов на часто задаваемые вопросы
Вы часто получаете по электронной почте сообщения, содержащие одни и те же вопросы? Составьте стандартные ответы и упакуйте их в файлы подписи почтовой программы. Отправляя ответ, вы можете выбрать соответствующую «подпись». Составление персональных ответов в подобных случаях необязательно. Ниже приведен пример «дежурного» письма, решающего сразу две проблемы.
Благодарю Вас за запрос дополнительной информации о предстоящих семинарах. В настоящее время я составляю расписание лекций, после чего немедленно размещу его на своем сайте. Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией на сайте www.virgoman.com. Там же публикуется информация для желающих участвовать в онлайн-семинарах и других событиях через Интернет.
Кроме того, Вы включены в список почтовой рассылки, составленный для Вашего региона. Однако это не должно беспокоить Вас: мы не собираемся разглашать Ваши персональные данные или делиться ими с другими компаниями. Я не люблю спам точно так же, как и Вы!
Еще раз спасибо за проявленный интерес к моим семинарам. Их цель – создать порядок из хаоса!
С наилучшими пожеланиями,
Эндрю Дж. Меллен,Президент VirgoManwww.virgoman.com
После отправки ответа на часто задаваемый вопрос (а в более широком смысле – на любое сообщение электронной почты, не имеющее отношения к текущей корреспонденции по какому-либо проекту, сопровождающемуся бумажной или электронной перепиской), исходное сообщение можно удалить, поскольку хранить его больше нет смысла.
Объявите предпочтительные способы коммуникации
Дайте людям знать (посредством своего веб-сайта, подписи в письме или иным способом), как и когда вы хотели бы контактировать с ними. Если вы предпочитаете обмен текстовыми сообщениями, а не электронной почтой, сообщите об этом. А если вы не будете торопиться отвечать своему корреспонденту, который станет пользоваться нежелательным для вас способом связи, то рано или поздно он поймет, что с вами нужно общаться именно так, как предпочитаете вы.
Как можно реже пользуйтесь электронной почтой
Активно ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, текстовое сообщение, переданное в социальной сети, станет более эффективным способом доставки информации? Если у вас нет необходимости посылать фактическую электронную почту – особенно если от адресата не требуется ответ, – рассмотрите возможность открытой публикации своего обращения с помощью постоянной ссылки (блог, Твиттер, вики). Таким образом вы решите сразу несколько проблем.
• Ответ размещается в Сети, что избавляет вас от необходимости отвечать каждому лично.
• Вместо персонального ответа (если таковой требуется) вы размещаете ссылку.
• В таком случае людям, желающим получить информацию, приходится прибегать к электронной почте лишь после того, как будут исчерпаны все остальные возможности.
Всегда можно объявить о банкротстве электронной почты
Все больше людей сталкивается с таким явлением, как информационные перегрузки. В связи с этим возник новый термин – банкротство электронной почты. Речь идет о ситуации, когда пользователь, захлебнувшись в потоке входящих сообщений, не в силах «переварить» их, объявляет, что все входящие сообщения, накопившиеся у данного пользователя, удаляются, и система начинает работать «с нуля».
В настоящее время в Интернете и даже в печати активно обсуждаются все аспекты этого явления, начиная с практических подробностей объявления о банкротстве и заканчивая его этическими последствиями. Подобно немногословным капитанам, уходящим на морское дно вместе со своим кораблем, люди, вознамерившиеся объявить о банкротстве электронной почты, отправляют прощальное послание всем адресатам с информацией о том, что с завтрашнего утра этот адрес прекращает существование, а его владелец не будет больше отвечать на какие-либо прошлые или будущие письма, отправленные сюда.
Как и в случае с любыми другими формами банкротства, этот вариант является вынужденной, крайней мерой. Однако, как показывает практика, несмотря на то что «обнуление» ящика входящих писем может принести временное облегчение и сэкономить время, если банкротство было вызвано недостатком времени на просмотр огромного количества писем и составления ответов на них, то уже вскоре после «обнуления» ситуация может повториться.
Некоторые компании учредили у себя «пятницу, свободную от электронной почты» в надежде стимулировать таким образом межличностное общение в офисе. Поэкспериментируйте с собственными вариантами «дня без электронной почты» и понаблюдайте, что из этого получится. Возможно, день без электронной почты покажется вам днем освобождения, а не днем изоляции от внешнего мира!
Поэтому прежде чем прибегать к столь радикальному средству, как банкротство, подумайте хорошенько, окажется ли оно именно тем решением, в котором вы нуждаетесь, или следует искать корень более глубокой проблемы, которая приводит к перегрузкам почты. Проанализируйте изложенные выше рекомендации и приступайте к их внедрению. Попытайтесь изменить свое отношение к электронной почте, анализируя в то же время свои внутренние и внешние ожидания.
Наконец, по аналогии с финансовым банкротством, банкротство электронной почты может иметь ряд долговременных последствий, например не самое благоприятное мнение других людей о вашей технической компетентности и способности эффективно управлять своим временем. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение о закрытии ящика, нужно тщательно взвесить все «за» и «против».
Вариант банкротства – простое аннулирование вашего текущего адреса в системе электронной почты. Признав неспособность «переварить» все письма, накопившиеся в ящике, или придя к выводу, что вы стали мишенью «ботов» и прочих сетевых спаммеров, можно аннулировать текущий адрес и выбрать новый. Сообщите всем потенциальным корреспондентам о том, что вы сменили адрес, и хотя бы в течение нескольких дней наслаждайтесь тем, что сетевые спаммеры еще не вышли на ваш след.
Кроме того, вы можете принять решение не отвечать на сообщения, пришедшие на прежний адрес. (Правда, в этом случае возможны промежуточные варианты – например, можно отвечать лишь на те сообщения, которые считаете наиболее важными.)
Управление входящими письмами
Теперь, когда вы установили определенные правила работы с почтой, советую потратить несколько минут на настройку, чтобы электронная почта служила вам наилучшим образом.
Заполните пробелы.
Я получаю следующие виды/категории писем:
___________________________________________
___________________________________________
Теперь создайте в ящике входящих писем папки для всех перечисленных вами категорий. Затем откройте меню «Настройки» или «Параметры», чтобы приступить к созданию новых правил (фильтров).
