Теперь просмотрите ваш рабочий список и возле каждого дела, в зависимости от его степени важности, поставьте буквы А, Б, В, Г или Д.
Работа, обозначенная как "А", — это всегда работа, которую вам просто необходимо выполнить. Ее выполнение или невыполнение непременно повлечет за собой весьма серьезные последствия. Исполнение этой работы очень важно для вашего успеха и в работе, и в личной жизни. Посчитайте, сколько у вас получилось дел, возле которых поставлена пометка "А". Если их несколько, расставьте такие задачи в зависимости от срочности выполнения и пронумеруйте как А-1, А-2, А-3 и так далее.
Работа "Б" — это работа, которую вам следовало бы выполнить. Ее необходимо будет закончить к определенному времени в будущем. Если вы ее не сделаете, то доставите кому-то беспокойство или неудобство. В то же время, выполнение или невыполнение этой работы влечет за собой умеренные последствия. Правило здесь заключается в том, что вы никогда не должны выполнять работу "Б", пока у вас еще не выполнена работа "А".
Работа "В" — это работа, которую хорошо бы сделать, но которая не влечет за собой никаких последствий: ни для вас, ни для кого другого. Говоря другими словами, совершенно не важно — сделана эта работа или нет. При этом никогда не следует выполнять работу "В", если у вас еще не выполнена работа "Б". (Как вы помните, за работу "Б" не следует приниматься, пока не завершена работа "А".)
Работа "Г" — это работа, которую вы можете и должны перепоручить другим. Сделайте для себя правилом не брать на себя обязанности, которые прекрасно могут быть выполнены другими сотрудниками. Это позволит вам высвободить больше времени для важных и полезных дел, которые можете делать только вы.
Работа "Д" — это работа, которую вы можете и должны исключить, и по возможности быстрее. Только устранив все неважные дела и избавившись от работы, не имеющей никакой ценности, вы сможете контролировать свое рабочее время. При этом вы сможете сконцентрироваться только на действительно важной работе, которая отличает вас от других.
Наиболее эффективный инструмент вашего успеха — это способность думать. Она становится особенно важной при выборе наиболее важных дел, которым необходимо уделять время в первую очередь. Правильность выбора главных и второстепенных дел, а также распределения рабочего времени определяет большую часть того, что происходит с вами в жизни. При этом вы всегда свободны в своем выборе.
Принцип Парето
Очень полезно развить в себе привычку применять ко всем делам Правило 80/20, открытое итальянским экономистом Уилфредом Парето в 1895 году. Это правило гласит, что 20 % усилий, потраченных на выполнение той или иной работы, определяют 80 % полученных результатов.
Это значит, что 20 % ваших потенциальных клиентов дадут 80 % реальных; 20 % клиентов купят 80 % ваших товаров или услуг, а 20 % товаров или услуг составят 80 % вашей прибыли. Это правило также означает, что 20 % ваших клиентов станут причиной 80 % ваших проблем и расходов.
В любом рабочем списке из 10-ти пунктов будут два дела, ненамного менее ценные, чем все остальные, вместе взятые. Выработайте в себе привычку применять Правило 80/20 в любой сфере вашего бизнеса и личной жизни. Сосредоточьтесь на выполнении 20 % задач, важность которых в несколько раз превосходит важность других обязанностей, для выполнения которых нужно столько же времени.
Большинство людей распределяет свое рабочее время в зависимости от количества задач, которые им необходимо выполнить. При этом эффективные люди распределяют свое время в зависимости от важности каждого конкретного дела. Если вы хотите достичь успеха, вам следует поступать таким же образом.
НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ НА ЗАВТРА ТО, ЧТО МОЖНО СДЕЛАТЬ СЕГОДНЯ
Одной из важнейших привычек в сфере персонального менеджмента является привычка не откладывать дела на потом и выполнять главные задачи в первую очередь. В книге Отбросьте брезгливость, съешьте лягушку! (Eat That Frog! Berrett-Kohler, 2001), ставшей мировым бестселлером, я подробно объясняю, как можно эффективно организовывать свое время на работе и в повседневной жизни. Она научит вас выбирать наиболее важные дела, немедленно приступать к работе над ними и трудиться до тех пор, пока они не будут сделаны.
Один из принципов, которым я обучаю своих студентов, основан на том, что мы напрямую зависим от того, о чем думаем больше всего. Мы также зависим от тех слов, которые говорим себе большую часть времени. Каждый раз, когда вы испытываете искушение отложить ту или иную работу, вы должны твердо и с выражением повторять несколько раз про себя фразу: «Делай это сейчас! Делай это сейчас! Делай это сейчас!» Эти слова призваны помочь вам сосредоточиться и стимулировать вас вернуться к работе над главным заданием.
Чем больше вы привыкнете концентрироваться на главной работе, не делая ничего другого, пока она не будет выполнена, тем больше энергии у вас появится. Дело в том, что каждый раз, когда вы завершаете важное дело, ваш мозг начинает вырабатывать бета-эндорфин, известный также как "гормон счастья". В это время вы чувствуете себя бодрым, веселым, счастливым и полным энтузиазма человеком. Вы ощущаете в себе сильное творческое начало, смотрите на мир более уверенно и благожелательно. Каждый раз, когда вы завершаете важную работу, эндорфины выбрасываются в вашу кровь, стимулируя и мотивируя вас трудиться еще больше.
ПОЛНОСТЬЮ ВЫПОЛНЕННАЯ РАБОТА
Привычка делать самую важную работу и не бросать ее, пока она не будет выполнена на 100 %, приводит к oгромной экономии времени. Растягивание же работы на несколько дней и выполнение ее по частям приводит к огромной трате времени впустую. Позвольте объяснить, что я имею в виду.
Каждая работа состоит из трех частей: подготовки к выполнению; самой работы; завершения работы и расслабления. Каждый раз, когда вы делаете в своей работе длительные перерывы, вы несколько раз проходите стадии подготовки и расслабления. В конце концов, это приводит к тому, что вы тратите в пять раз больше времени, чем если бы сделали работу сразу от начала и до конца.
Приучите себя сразу выполнять всю работу полностью, какой бы она ни была. Таким образом, вы не только сможете делать больше, но и зарядитесь энергией и мотивацией, необходимой для новых достижений.
Концентрация на одном, самом важном деле является одной из наиболее полезных привычек персональной эффективности.
