Самый действенный способ уследить за всеми напоминаниями о дальнейших действиях — добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать заметки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пытаются архивировать голосовые сообщения, с которыми «надо что-то сделать», однако это не самый эффективный способ хранения напоминаний.
Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.
Впрочем, из этого правила есть исключения. Некоторые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действиях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некоторых электронных сообщений.
Управление потоком рабочей документации
Некоторые объекты являются самыми действенными напоминаниями о предстоящей работе. Категория «Прочесть/просмотреть», в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распространенным примером. Конечно же, было бы излишне писать «Просмотреть журнал Fortune» в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину «Прочесть/просмотреть» в качестве напоминания.
Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все квитанции в папке или стопке под названием «Счета к оплате» (или, более общее заглавие, «Финансовый процесс»). Аналогично, чеки, необходимые для подтверждения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке «Квитанции для обработки».[8]
Возможно, специфика вашей работы, входящего материала и рабочего места такова, что наиболее эффективным методом организации различных категорий может оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае завести корзину или папку, где содержатся только документы, требующие конкретных действий, будет наилучшим способом обработки этих запросов.
Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоминания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвердительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмотрение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.
Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания следует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку — позвонить кому-то, то его следует поместить в категорию звонков; если первоочередной шаг — ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить «Компьютер». Наиболее существенным фактором снижения эффективности многих систем управления рабочим процессом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение однотипных документов (т. е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение различных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нужной информацией, — но все они находятся в одной категории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что делать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.
Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух категорий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавлена «Прочесть/просмотреть», другая — «Ввод данных». В последнюю я кладу все документы, которые предполагают единственное действие с моей стороны — ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно перенести в списки адресов/телефонов, изречения для специальной базы «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков «Путешествия и города», и т. д.
Управление потоком электронных сообщений
Как и некоторые бумажные материалы, электронные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями — в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы получаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.
Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хранения справочных или архивных материалов, но также вполне допустимо создание действенной системы, которая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки «Входящие» (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).
Советую вам создать отдельную папку для сообщений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассортировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с заглавной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне проводника. Пользуйтесь символами типа «@» в Microsoft или «—» в Lotus: оба знака идут перед буквами алфавита в соответствующих системах. Созданная вами папка «@Действия», будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.
Далее вы можете создать папку под названием «@Ожидания», которая будет находиться рядом с папкой «@Действия». Тогда, получая сообщения, где говорится о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку «@Ожидания». Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то передать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсылая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке «@Ожидания»[9].
