Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, потому что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.
Обзор материалов, соответствующих ситуации
В любой момент времени вам может понадобиться какой-то из списков. Когда вы и ваша половина расслабляетесь в конце рабочего дня, и вам хочется убедиться, что вы надлежащим образом заботитесь о вашем общем «деле», т. е. о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник заглянет к вам и пригласит на личную беседу о текущем состоянии дел, то весьма полезно иметь под рукой список актуальных проектов и повестку дня для их всестороннего обсуждения.
Как обновлять систему
Главный фокус, лежащий в основе поддержания надежности всей организационной системы, состоит в том, чтобы регулярно обновлять свое сознание и саму систему, рассматривая ее в более широком ракурсе. Впрочем, вам не удастся этого сделать, если ваши списки слишком сильно отстают от действительности. Самообман тут не поможет: если ваша система устарела, то мозгу придется снова полностью прорабатывать весь процесс запоминания на более низком уровне.
Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научиться видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи.
Питер Друкер
Вероятно, указанная проблема — самая серьезная. Если вы ощутили, что означает полная свобода сознания и контроль над всеми текущими делами, сможете ли вы предпринимать шаги, необходимые для соблюдения этого стандарта в повседневной деятельности? Многие годы, потраченные на исследование и внедрение методологии в работе массы людей, заставили меня понять, что золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.
Сила еженедельного обзора
Если вы подобны мне и большинству других людей, то, какими бы благими ни были ваши намерения, мир будет врываться в вашу жизнь гораздо быстрее, чем вы сможете его обуздать. Похоже, многие из нас от природы склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Мы каждый день назначаем деловые встречи, идущие вплотную, одна за другой, посещаем мероприятия, проводимые после окончания рабочего дня, где рождаются идеи и ставятся вопросы, которые нам нужно решать, и втягиваемся в замыслы и проекты, способные вознести наше творческое мышление в заоблачные выси.
Именно этот водоворот бурной деятельности и обуславливает крайнюю важность еженедельного обзора. Он дает время на запись, переоценку и пересмотр проблем, решение которых позволяет сохранить равновесие. Другого способа выполнить необходимую перегруппировку задач, одновременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.
Вы обязательно будете хвататься за массу возможностей, с которыми ваша система не сможет справляться ежедневно.
Еженедельный обзор позволяет концентрировать внимание на важных проектах с появлением новых входных данных и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться наплаву и не испытывать внутреннего дискомфорта. Научившись мыслить категориями проектов, вы сможете значительно облегчить себе работу.
Что такое еженедельный обзор
Очень просто: еженедельный обзор — это любая процедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процессом — сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ваших нерешенных задач — и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: «Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание».
В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим образом.
Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытаскивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.
Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и «Когда-нибудь/может быть». Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте материалы «Прочесть/просмотреть». Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и входные материалы, накопившиеся с момента последней загрузки, все ненужное — выбросьте.
Календарные данные прошлых периодов. Внимательно просмотрите прошедшие даты в календаре, проверьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.
Календарные данные будущих периодов. Взгляните на отмеченные в календаре предстоящие события (долго- и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.
Выбросьте все из головы. Запишите (в соответствующие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.
Пересмотрите списки проектов (и существенных результатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.
Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметьте выполненные действия. Проверьте наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.
Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.
Пересмотрите список «Когда-нибудь/может быть». Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.
Просмотрите содержимое папок «Подвешенные проблемы» и «Сопутствующие материалы». Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей работы, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.
