задачи, эмоции, полностью заслоняющие Ваше уже "давно" прошедшее событие.
Поделюсь примером — мне действительно понравилось оригинальное мероприятие, сочетающее в себе нетворкинг, лекцию историю моды, шоу артистов и три показа. В конце я подошел к организатору и, как информационный партнёр, посоветовал побыстрее подготовить максимально подробный текстовый отчёт в дополнении к фото, видео. Затем мы с ней даже встретились, через неделю и она записывала всё подробно в блокнотик, что мне нужно для публикации. Но даже спустя три недели так и не прислала ничего…. А могла бы получить публикации с охватом в тысячи, а может и десятки тысяч заинтересованных в моде и потенциальных клиентов!
Итак, если Вы понимаете, что будете очень сильно напряжены во время события, а после него скорее всего упадете без сил и рядом с Вами нет профессионала, кто гарантированно подготовит всё информацию, как надо, то необходимо написать отчёт заранее и в нём отразить следующее:
1. Название и чему посвящено мероприятие, может быть у него уже был крутой рекламный лозунг — значит добавьте его.
2. Кто был? Состав аудитории обычно понятен за несколько дней.
3. Подробно перечислите всех партнёров, с регалиями, ссылками на сайты и социальные сети.
4. О хедлайнерах обязательно подготовьте информацию, обычно она предоставляется ведущему и для анонсов.
5. Про участников необходимо описать с их лучшими фишками, всю информацию можно запросить заранее или взять из социальных сетей, сайтов. Если кто-то не доедет, то элементарно выделить текст про него и удалить.
6. Если вдруг во время мероприятия произошло что-то экстра ординарное, то дописать пару предложений об этом не составит труда.
7. Укажите информационного партнёра, кому отправляете отчёт для публикации!
В идеале, текстовый отчет, или ссылку на страницу в точке сборке, отправить через три часа после завершения мероприятия, дальше каждый час будет теряться эмоциональный настрой. Критическое время — трое суток!
Для такой оперативной рассылки, естественно все адреса электронной почты, телефоны мессенджеров и личные страницы социальных сетей заранее готовятся в таблицу, чтобы не мешкая и не отвлекаясь на поиск, отправить всем быстро.
Обратите внимание на ограничения в рассылках почтовых ящиков, мессенджеров, социальных сетей, если у Вас такое большое количество людей, что есть вероятность выхода за границы, то стоит делать с разных номеров телефонов, почтовых ящиков, экаунтов социальных сетей.
Эту часть рекомендации используйте, чтобы контролировать того, кто будет заниматься у Вас пиаром.
Что нам, как инфопартнёрам хочется?
Получить понятный, уникальный для нас, интересный анонс события во всех видах контента (аудио, видео, текст, фото или афиша), естественно в облаке одной ссылкой, а не хаотичном формате, отправленном частями в разных мессенджерах — как это часто бывает!
Нам не нужно присылать уже готовую афишу, с готовым текстом (без упоминания нас, без активных ссылок или хештега, без нашего логотипа) и просить разместить на наших ресурсах, с обещанием, что нас потом где-то упомянут или добавят наш логотип!
Необходимо сначала написать анонс мероприятия и предложить всем потенциальным инфопартнёрам поучаствовать. Затем прислать афишу со всеми логотипами и финальным текстом, если он не умещается в один пост, то ОБЯЗАТЕЛЬНО создать место сборки всего контента и там указать всех, а из поста всех убрать (чтобы никого не обижать) или оставить только генерального спонсора.
При печати пресс-волла или баннера с логотипами, поставить задачу дизайнеру, чтобы все партнёры хорошо просматривались, когда на его фоне будут фотографироваться гости. Тем у кого логотип "случайно" находился ниже всего, очень обидно, ведь на фотографиях он практически не присутствует. Лучше сделать лого не большого размера, а все текстовые надписи и даты разместить в центре или как можно ниже.
Когда партнеров много, то лучше вообще не печатать "кладбище логотипов", а индивидуально запускать лого на главный экран. Например организаторы танцев в Сочи в июле этого года запустили наши логотипы на экраны больше 50 раз — я сбился со счета. Они отлично видны на сотнях фотографий на фоне шикарно красивых танцующих пар.
Получить адресованное нашей аудитории видео, например, организатор или участник говорит: "Я такой-то обращаюсь к аудитории информационного портала Fashion Media". Вместо того, чтобы размещать смонтированный рекламный ролик с конкурирующего с нами новостного или еще хуже с государственного, где "не парясь" нам присылают блок новостей с убийствами, где в конце анонсируется информация о будущем событии — мол разместите его у себя.
Про упоминание ведущими, как можно четче и правильнее, без ошибок — можно не говорить!
Как и про отдельные посты в каналах, социальных сетях с подробным описанием, хештегами, активными ссылками — это хочется всем и всегда, за исключением покупки организаторами размещения у блогера или СМИ, тогда это не информационное партнёрство, а исполнение услуг для мероприятия.
После мероприятия получать ссылку на облако с загруженными фото и видео, а не фраза в личной переписке: "Зайдите на геометрию и там найдите" или "Спросите у фотографа, он есть в посту-анонсе" или ПОЛНОЕ ОТСУТСТВИЕ КОНТЕНТА И ТИШИНА НА ВОПРОСЫ, понятно, что таких организаторов мы ставим в черный список. Но бывает так, что они просто "забывают" прислать хоть что-то и потом искренне удивляются, мол почему с ними больше не хотят сотрудничать.
Всем организаторам я точно сотни раз говорил, если сами не можете (заняты, бог не дал таланта и прочие причины), то зайдите на Адвего, Кворк, Ворк-Зиллу и прочие биржи фриланса, хоть матом и со слезами, запишите аудио про Ваше событие и поставьте задачу фрилансерам создать Вам посты, статьи, описание к видео. Понятно, что часть исполнителей будут полными халтурщиками, могут за минуты создать что-то с помощью ИИ и не особо думая, отправить "чудо результат" Вам, но таких дураков пока не много, да и платить им не нужно, просто нажимаете "отказать в оплате" с занесением в черный список и размещаете снова. У меня, когда нет времени писать самому, на получение вполне приличных статей, постов уходит несколько часов. Это можно делать и при написании анонсов, статей о будущем событии — я это многократно просил у организаторов, чтобы размещать не скучный список, а интересный сюжет с многогранным взглядом на тему вызывающему волну положительных эмоций.
Кто знаком со мной лично, то наверное замечал, что я очень часто приезжал на партнёрские мероприятия с большим рюкзаком — там полный набор для съемки интервью (фотоаппарат, удлинитель, штатив, два формата света, микрофоны, зарядки, провода и пр.). На моё предложение выделить мне хоть какое-нибудь тихое помещение для съемок — 99 % организаторов делали круглые глаза и отвечали: "Снимай тут в
