Принципы организаторской деятельности реализуются в рамках определенных форм и методов ее осуществления при выполнении решений.
9.2. Технология организации выполнения решений и планов
Организация выполнения принятых решений и планов представляет собой процесс обеспечения достижения поставленных целей. Она состоит в том, чтобы обеспечить управление с организационной стороны, то есть создать такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи (в рамках решаемой задачи) между всеми элементами управляемой системы.
Учитывая взаимосвязь и взаимозависимость основных функций управления, следует указать, что организация выполнения решения проявляется и при планировании, и при руководстве его выполнением, и при контроле. При планировании осуществляются поиск и принятие организационных решений, обеспечивающих безусловное и наиболее эффективное (полное) выполнение решений, плановых заданий и направленных на создание для выполнения решения (плана) соответствующей организации подразделений-исполнителей и системы управления ими с учетом требований разделения деятельности и задач, кооперации деятельности, распределения власти; кроме того, утверждаются соответствующие инструкции, положения, задания и др. В ходе контроля выполнения решений (планов) в организационных условиях, закрепленных в решении (установленная организация, система управления, среда и т. п.), осуществляется организация сбора, анализа и обобщения информации о ходе выполнения решений (планов), оценки результатов (промежуточных и конечных) деятельности объекта управления и его структурных подразделений.
Исходя из того, что основной целью организации выполнения решений (планов) является координация и регулирование деятельности объекта управления и его структурных подразделений, цель организации заключается в создании задуманной структуры путем определения видов и порядка деятельности, необходимых для достижения целей объекта и каждого его подразделения, группировки этих видов деятельности и закрепления групп за определенными руководителями и органами управления, делегирования полномочий для выполнения соответствующих видов и направлений деятельности, их согласования и обеспечения информационных связей в организационной структуре, созданной либо адаптированной для решения задачи. При этом созданная структура должна заполняться соответствующими людьми (группами людей). Таким образом, в процессе реализации функции организации руководитель переводит абстрактное содержание образа деятельности по решению задачи в конкретную материальную форму деятельности, то есть осуществляет согласование того, что и в каком порядке делать, с тем, где и кому делать, чем руководствоваться, что и сколько расходовать.
Рассмотренные выше структурные элементы функции организации представляют собой технологическое содержание организаторской деятельности по выполнению решений на уровне процессов. Дальнейшая их детализация до этапов, работ, форм и способов организации позволяет определить следующую технологическую последовательность.
Организация выполнения решений (планов) должна обеспечить своевременную постановку задач, согласование деятельности, рациональное использование персонала, своевременное реагирование на обстановку, выполнение задач в установленные сроки, качественное планирование и т. д. Опыт деятельности руководителей и органов управления позволяет в качестве основных выделить следующие этапы организации выполнения решений (планов):
1. Доведение решения (задачи) до исполнителей.
2. Создание (приспособление, адаптация) организационной структуры для выполнения решения. Развертывание и доразвертывание систем и подсистем.
3. Определение технологии выполнения задачи, включающей определение содержания процесса выполнения задач (функций), установление целесообразных схем, порядка и методов выполнения задачи и регламентацию деятельности по выполнению задачи.
4. Подбор исполнителей (персонала, подразделений, отделов и служб) для конкретной деятельности.
5. Делегирование полномочий.
6. Определение ответственности.
7. Подготовка сил и средств к решению задачи и организация всестороннего обеспечения выполнения решений (планов).
8. Определение порядка коммуникаций при решении задачи.
9. Контроль готовности созданной системы к выполнению решения (плана).
10. Координация и регулирование деятельности исполнителей при выполнении решения (плана).
Кроме указанных этапов организации, в зависимости от цели деятельности могут добавляться как самостоятельные либо входить содержательно в перечисленные этапы наращивание и восстановление элементов системы в процессе выполнения задачи, а также поддержание готовности системы и ее составляющих к выполнению задачи.
Рассмотрим этапы деятельности по организации выполнения решения.
• Доведение решения (задач) исполнителям осуществляется в форме и методом, которые зависят от характера самих задач и условий их выполнения. При доведении задач до исполнителей руководитель должен помнить, что обеспечение выполнения решения (задачи) начинается с его влияния на подчиненного в момент постановки задачи. Независимо от выбранной формы доведения задачи идеальной поэтому можно считать личную постановку задачи руководителем. Однако это не всегда представляется возможным, поэтому для постановки задач могут (должны) использоваться различные средства, способы и формы их доведения.
В любом случае приказы, распоряжения должны содержать постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений, то есть того, чего не следует делать, а в отдельных случаях – инструкции о порядке выполнения задачи. При постановке задач следует соблюдать следующие требования: во-первых, смысловая направленность и стиль изложения должны вселять в подчиненных уверенность в успешном выполнении задачи; во-вторых, не допускать двусмысленности и противоречий, в связи с чем задача должна быть однозначно понимаема и адекватно трактоваться руководителем и подчиненным; в-третьих, информация, содержащаяся в решении, должна доводиться адресно; в-четвертых, должны быть обеспечены точность и полнота доведения решения, сочетаемые с краткостью и ясностью изложения. Не должно оставаться никаких сомнений в том, кому, что и где необходимо выполнить, как при этом будет организовано управление, взаимодействие и обеспечение.
Кроме того, задачи должны быть доведены своевременно с учетом времени доставки приказа и времени, необходимого для работы подчиненных органов управления; способы передачи информации о задачах должны соответствовать обстановке и возможностям подчиненного.
Общий порядок работы органов управления по доведению задач обычно устанавливает руководитель организации. Выбор форм, способов и средств доведения задач должен отвечать требованию обеспечения быстрой и надежной постановки задач, чтобы предоставить подчиненным достаточное время на всестороннюю подготовку к решению поставленной задачи.
Основными способами доведения решений (задач) являются следующие:
• устно – при непосредственном общении с подчиненными лично или по техническим средствам связи;
• письменно – путем передачи приказов, распоряжений и т. п.;
• передачей заранее определенных условных кратких команд, приказов (сигналов).
Доведение решений, задач может осуществляться одновременно до всех подчиненных, формирований, должностных лиц (циркулярно) или избирательно.
Выбор способа доведения решений (задач) зависит от многих обстоятельств: срочности и важности решаемой задачи, взаимоотношений между руководителем и подчиненным, обстановки, наличия сил и средств и т. д. В любом случае выбранный способ должен исключать возможность искажения смысла передаваемого.
Как правило, устные, недокументированные распоряжения отдаются в связи с решением задач малой и средней сложности в небольших подразделениях, а также при дефиците времени. Смешанный способ доведения решений (задач) – сначала устное, например по телефону, с последующим письменным подтверждением применяется при выполнении важных задач для повышения оперативности управления.
Решения (задачи) могут доводиться с использованием языковых, зрительных и слуховых форм передачи информации. Это могут быть приказы, указания, поручения. Приказ обязывает подчиненного точно в установленные сроки выполнить задание определенным способом. По содержанию приказ может быть предписывающим, запрещающим или инструктирующим. Приказ, отдаваемый устно, называется командой. Иногда приказы в качестве дополнительной информации могут содержать перечень санкций, следующих при нарушении сроков или порядка их выполнения.
