Исходя из содержания действий определяются рациональные методы и средства их выполнения. Например, координационную операцию «совещание» можно провести по селектору, а можно собрать должностных лиц в кабинете, то есть для решения задачи руководитель должен представлять и зачастую определять, как ее следует решать, какими методами (способами) и средствами.
Спроектированная руководителем технология выполнения задачи для практической реализации в ходе ее решения подлежит регламентации, то есть закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. Объектами регламентации являются состав и содержание процессов, этапов работ и операций по выполнению решения, а также форма их завершения. Форма регламентации может быть различной: приказ для организации (подразделения); инструкция должностному лицу; указание по порядку выполнения операции; команда для сотрудника; операционно-технологическая карта выполнения работы отделением; алгоритм, график работы для специалистов и т. д.
Поскольку решения и задачи в социальной организации выполняют исполнители, важным практическим этапом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает персонал для конкретной деятельности исходя из оценки самой задачи, ее важности, срочности и сложности, а также оценки персонала – его возможностей, требуемой и имеющейся квалификации, опыта, взаимоотношений и психологической совместимости, психофизиологических качеств и др. Подбор исполнителей проводится по требуемому разнообразию мастерства, определенности задания, существенности задачи и ее самостоятельности (автономности), а также по обратной связи.
Собственно подбор исполнителей осуществляется с учетом их компетентности и ответственности, профессионализма и деловых качеств в соответствии со сложностью, специфичностью и самостоятельностью выполнения стоящих перед ними задач.
При распределении задач и обязанностей следует исходить из принципа строгой специализации по функциям и задачам, что создает наилучшие условия для их выполнения. Полномочия от вышестоящего руководителя делегируются в случае необходимости, а не вообще и, кроме того, в интересах выполнения задачи. Очевидно, что это должно производиться с учетом профессионализма и деловых качеств должностных лиц, коим эти полномочия делегируются, и фиксироваться документально в приказе, распоряжении и т. п.
При организации выполнения решений (планов) должна быть четко определена ответственность исполнителей до конкретного должностного лица включительно. Эта ответственность устанавливается в пределах компетенции, согласно штатному расписанию или предоставленным полномочиям и при необходимости закрепляется документально.
Подготовка сил и средств к решению задачи включает четкую постановку задач исполнителям, их инструктаж, а при необходимости – направленное обучение порядку выполнения задачи, организацию исполнителей и обеспечение их необходимыми техническими и материальными средствами для выполнения задачи. Выполнение любой задачи или мероприятия невозможно без организации их всестороннего обеспечения. При этом важно правильно распределить силы и средства обеспечивающих подразделений, найти рациональный способ их действий.
При выполнении любой задачи, а тем более задачи, требующей привлечения значительного числа исполнителей различной специализации, крайне важно организовать их взаимодействие.
Кроме того, особенно при выполнении сложных, долговременных задач, необходимо иметь обратную связь для того, чтобы своевременно корректировать ход их выполнения в случае отклонения фактического результата от ожидаемого, а также для контроля промежуточных и конечного результатов выполнения задачи. Определение порядка коммуникаций при выполнении задачи заключается в установлении видов и средств связи и порядка взаимодействия между исполнителями как на одном уровне, так и по подчиненности.
Контроль готовности созданной системы к выполнению задачи осуществляется руководителем лично или по докладам руководителей структурных подразделений.
В целом технологии организаторской деятельности не исчерпываются вышеописанными технологиями создания организационных структур и контроля их готовности к выполнению решения (плана), так как оно протекает во времени и пространстве и зависит от многих условий (внешних и внутренних). Очевидно, что в процессе управления выполнением решения должна в полной мере проявиться организаторская деятельность органов управления со свойственной ей технологией. С технологической точки зрения, организаторская деятельность в этот период включает контроль действий исполнителей, регулирование и координацию их действий в случае отклонения результатов контроля от плановых.
Эффективность упомянутых выше технологий напрямую зависит от принятого в них порядка коммуникаций, а также от используемых коммуникационных средств, обеспечивающих своевременность, необходимую полноту и адекватность информации в ходе выполнения решений (планов).
Применяемые при этом методы и способы зависят от масштаба организации и выполняемых решений, обеспеченности средствами коммуникации и установленного в организации порядка информационного обмена, от соотношения централизации и децентрализации управления и других факторов. Диапазон этих методов и способов весьма широк: от непосредственно общения с исполнителями до многоступенчатого управления по инстанции с использованием документации, средств автоматизированного управления и др.
Темы для семинарских занятий
1. Организация и координация как функция управления.
2. Процесс организации в социальной работе.
3. Развитие организационной функции управления в социальной работе.
Темы для написания докладов и рефератов
1. Организация как функция управления.
2. Понятие организационной деятельности в социальной работе.
3. Норма управляемости.
4. Взаимоотношение полномочий.
5. Построение социальной организации.
6. Технология организации выполнения решений и планов.
Вопросы для самоконтроля
1. Что означает организация и координация в управленческой деятельности социальной организации или учреждения?
2. По какому принципу выделяются разные подразделения в организациях?
3. Каков оптимальный диапазон управления в разных социальных организациях и на разных уровнях иерархии?
4. Каким образом можно оценить эффективность организации?
Список литературы
Веснин В. Р. Основы менеджмента. – М.: Проспект, 2010. Вертакова Ю. В., Симоненко Е. С. Управление инновациями. Теория и практика. – М.: Эксмо, 2008.
Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Экономисте, 2006.
Керженцев П. М. Принципы организации. Избр. произв. – М., 2008.
Кунц Г., О'Доннелл С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций: в 2 ч. – М., 2002.
Мильнер Б. З. Теория организации. – М., 2001.
Организации: Поведение. Структура. Процессы: учебник. – М., 2000.
Общий и специальный менеджмент: учебник / под ред. А. Л. Гапоненко и А. П. Панкрухина. – М., 2000.
Глава 10. Технология контролирующей деятельности
После изучения главы 10 бакалавр должен:
– знать:
• сущность и содержание контролирующей деятельности;
• задачи, принципы и виды контроля в социальной службе;
• организацию контроля в социальной работе;
• технологии контролирующей деятельности;
• эффективность управления в социальной работе как теоретическую и прикладную проблему;
– уметь:
• определять стратегию и цель контроля социальной службы;
• планировать контрольную деятельность в социальной службе и показатели ее деятельности;
• анализировать основные документы, регламентирующие контроль деятельности социальных служб;
• контролировать и организовывать людей, управлять коллективом;
• использовать персональный компьютер в управлении социальной работой;
• выявлять критерии и технологии определения эффективности управления в социальной работе;
• использовать полученные знания при прохождении практики в учреждениях социальной сферы;
– владеть:
• технологиями контрольно-управленческой работы в подразделениях социальных учреждений и служб;
• технологиями контроля за деятельностью персонала;
• технологиями принятия организационно-управленческих решений;
