Когда вы в следующий раз окажетесь на деловом мероприятии и к вашей группе попытается примкнуть незнакомый человек, сердечно приветствуйте его. Отнеситесь к нему так, как хотели бы, чтобы в подобной ситуации отнеслись к вам. Поставьте себя на его место. Поздоровайтесь, протяните руку и представьтесь – а затем представьте остальных членов вашей группы: «Здравствуйте, я – Джейк Ренч. Это Мария Синклер и Сара Родригес».
А что делать, если в группе, к которой вам хотелось бы присоединиться, вы никого не знаете? Подойдите к группе, но не перебивайте говорящего на полуслове. Подождите и послушайте. Дождитесь паузы, а затем установите визуальный контакт с кем-то из членов группы, протяните руку и представьтесь: «Здравствуйте, я – Эрин Шоу из «АВС».
СОВЕТ: Помните, что на деловых мероприятиях незнакомые люди представляются сами. Так присутствующие могут общаться более эффективно.
Вот несколько советов по общению в такой ситуации:
• Ни в коем случае не высказывайтесь критически в адрес своей компании или коллег. Не делитесь конфиденциальной информацией. Вне офиса хочется расслабиться, но помните о стандартах профессионального поведения. Простая оговорка может вам дорого обойтись – ведь никогда не знаешь, кто может тебя услышать.
• Не позволяйте себе рискованных шуток. Общаясь с незнакомыми людьми, лучше вообще воздержаться от шуток. То, что вам кажется забавным и смешным, другому человеку может показаться оскорбительным или странным.
• Не говорите слишком громко или слишком тихо.
• Следите за напитками. Ничто так не портит хорошую репутацию, как алкоголь. Помните, что даже малое количество спиртного развязывает язык. Проснувшись на следующее утро, вы можете горько пожалеть о том, что сделали и сказали вчера вечером. (См. также врезку «Правило одного напитка», стр. 229.)
ОЖИДАНИЯ ОТ МЕРОПРИЯТИЯ
Вне зависимости от типа мероприятия существуют общие ожидания и протоколы, о которых следует знать. Конечно, светские беседы и неформальное общение – это ключ к успеху на подобном мероприятии. Но следует помнить и о том, как нужно отвечать на приглашение, о пунктуальности, тостах и благодарности.
Ответ на приглашение
Получив приглашение на мероприятия, вы обязательно должны ответить. Многие забывают об этой простейшей любезности. Организаторы мероприятия и хозяева всегда говорят о том, что отсутствие ответа на приглашения – это самая раздражающая сторона организации и планирования.
Пунктуальность
Как правило, люди более пунктуальны в деловой обстановке, а в неформальной позволяют себе расслабиться. Но своевременный приход на деловой обед или какое-то мероприятие – это умный поступок. Так вы проявляете внимание и уважение к организаторам. Даже если это большой прием, на который приглашенные приходят в разное время, лучше всего прийти максимально близко к времени, указанному в приглашении. Постарайтесь прийти не позднее чем через 5–15 минут после назначенного времени.
Произнесение тостов
На больших мероприятиях от гостей ожидают тостов в честь почетного гостя или хозяина. Тосты произносят с бокалами вина или шампанского – но можно и с любым другим напитком, хоть с водой. Разумнее всего подготовить тост заранее и мысленно отрепетировать то, что вы хотите сказать. Это позволит не путаться в словах в ответственный момент. Если ваш тост не является важной частью программы, сделайте его коротким и содержательным. Главный тост – это небольшое публичное выступление, поэтому его нужно составить и отрепетировать, как это делают настоящие ораторы. В такой ситуации вы можете заглядывать в свои заметки, но все же лучше говорить максимально свободно и от души.
Вот протокольные правила произнесения тостов:
• Первым произносит тост хозяин. Он привлекает внимание собравшихся тем, что встает и поднимает бокал. Постукивание кончиком ножа по бокалу – это крайняя мера.
• На формальных приемах встают все, кроме того, в честь кого произносится тост.
• После произнесенного тоста гости немного отпивают из своих бокалов – но никогда не опустошают их до дна.
• Человек, в честь которого произносится тост, не пьет за себя.
• После тоста тот, в честь кого был произнесен тост, поднимается, склоняет голову в знак благодарности и благодарит собравшихся. Он может произнести собственный тост за хозяина, шеф-повара или кого-то еще.
• На личных, неформальных ужинах сидеть могут все – в том числе и тот, кто произносит тост.
Следует ли писать благодарственное письмо?
На этот вопрос можно ответить очень просто: благодарственное письмо никогда не бывает лишним, но все же многое зависит от характера мероприятия и типа приглашения. (См. раздел «Благодарственные письма», стр. 298.)
КАК СТАТЬ СПЕЦИАЛИСТОМ ПО СВЕТСКИМ БЕСЕДАМНекоторые люди разговорчивы от природы. Они подходят к абсолютно незнакомым людям и сразу же чувствуют себя рядом с ними как рыба в воде. Как же им это удается? Вот шесть советов, которые помогут вам стать прекрасным собеседником.
1. ПОЗНАКОМЬТЕСЬ СО СВЕЖИМИ НОВОСТЯМИ. Полистайте газеты и журналы, чтобы быть в курсе событий, происходящих в мире и стране. Почитайте местную газету, послушайте местные новости. Читайте развлекательные журналы, смотрите телевизионные новости. Будьте в курсе того, что происходит в мире искусства. Поинтересуйтесь, какие спортивные команды на взлете, а какие проигрывают. Расширяйте кругозор, старайтесь узнать что-то о самых разных вещах. Не нужно быть экспертом по всем вопросам, достаточно общих сведений, которые позволят поддержать беседу.
2. СПРАШИВАЙТЕ У ЛЮДЕЙ ИХ МНЕНИЕ. Прежде чем отправиться на мероприятие, продумайте три-четыре вопроса, которые можно задать в начале беседы. Сформулируйте их так, чтобы собеседник мог высказать свое мнение. Людям нравится, когда собеседники интересуются их мнением по разным вопросам. Вам достаточно лишь спросить, а потом дать человеку высказаться.
3. ВОЗДЕРЖИВАЙТЕСЬ ОТ ПРОТИВОРЕЧИВЫХ ТЕМ. Политика, секс, деньги, религия – не затрагивайте эти темы. Они неизбежно приведут к конфликту, который может пагубно сказаться на вас.
4. ПОСТАРАЙТЕСЬ УЗНАТЬ ПОБОЛЬШЕ О ХОЗЯЕВАХ И ДРУГИХ ГОСТЯХ. По возможности узнайте, чем интересуются ваши хозяева и гости. Любят ли они кататься на лыжах, путешествовать, заниматься спортом, собирать марки? Спросите у коллег или начальника. Если мероприятие будет проходить в чьем-то доме или офисе, обратите внимание на картины, фотографии и другие предметы.
5. СЛУШАЙТЕ, СЛУШАЙТЕ, СЛУШАЙТЕ. Научитесь слушать, сосредоточившись на собеседнике и отключившись от всего остального. Поддерживайте зрительный контакт и демонстрируйте свою заинтересованность. Кивайте, периодически перефразируйте сказанное собеседником, чтобы показать свое понимание. (См. также раздел «Искусство слушать», стр. 268.)
6. ПРАКТИКУЙТЕСЬ, ПРАКТИКУЙТЕСЬ, ПРАКТИКУЙТЕСЬ. Попробуйте побеседовать с «безопасными» людьми (то есть не связанными с вашей работой). Общайтесь с таксистами, людьми в очереди к кассе в супермаркете, соседями в самолете. Научившись комфортно чувствовать себя в подобной обстановке, вы сможете спокойно общаться с незнакомцами на деловых мероприятиях, где светские беседы очень важны.
КОРПОРАТИВНОЕ МЕРОПРИЯТИЕ
Корпоративные мероприятия бывают очень разными – от небольших вечеринок до грандиозных формальных или полуформальных приемов, устраиваемых компаниями для своих представителей. К их числу относятся и пикники и барбекю (порой устраиваемые в складчину), и приемы со строгим дресс-кодом и соблюдением всех правил этикета. Такие мероприятия могут проводиться по разным поводам – выпуск нового продукта, реклама компании, сплочение коллектива, общение с инвесторами и/или клиентами. Крупные или мелкие мероприятия, проводимые только для сотрудников компании, обычно устраиваются в честь юбилеев или выхода на пенсию кого-то из топ-менеджеров. Такие мероприятия могут проводиться на традиционных площадках – например, в банкетных залах отелей, частных клубах или в доме руководителя компании. К числу популярных, но нетрадиционных площадок относятся музеи, парки, исторические особняки, театры или ботанические сады.
Приглашения
Планируя мероприятие, спонсируемое компанией, очень важно с самого начала задать верный тон. А начинается любое мероприятие с приглашений. Организаторы составляют список гостей, который следует согласовать с руководителями всех отделов. Очень важно не пропустить ключевых клиентов и покупателей. Когда список составлен, разрабатывается текст приглашения, в котором должна содержаться вся информация, необходимая гостю для того, чтобы принять приглашение и прибыть на мероприятие. Когда организуется крупное мероприятие, приглашения должны быть разосланы за полтора-два месяца до назначенной даты. Приглашения на коктейли и менее формальные мероприятия обычно рассылаются за три-четыре недели.
