Для создания колонтитулов щелкните кнопкой мыши в области верхнего или нижнего колонтитула – на ленте появится вкладка для работы с колонтитулами (рис. 6.53). Колонтитулы в Excel автоматически разделяются на левую, среднюю и правую часть. В каждую из них можно вставить готовые элементы с помощью кнопок группы Элементы колонтитулов или набрать текст вручную. Для завершения работы с колонтитулами щелкните кнопкой мыши на любой ячейке листа.
Рис. 6.53. Работа с колонтитулами в Excel
Для предварительного просмотра и печати нажмите Кнопку «Office» и выберите Печать, где будут доступны следующие команды.
□ Печать. Появится окно параметров печати, которое почти не отличается от стандартного диалога печати большинства программ; единственная особенность – это возможность выбора для печати выделенного диапазона, листа, книги или списка.
□ Быстрая печать. Будет выполнена печать листа без появления диалоговых окон.
□ Предварительный просмотр позволяет увидеть расположение информации на листах бумаги в окне предварительного просмотра.
Практическая работа 48. Форматирование таблиц
Задание. Отформатировать таблицу по приведенным образцам.
Последовательность выполнения
1. В новой книге создайте таблицу, показанную на рис. 6.54.
Рис. 6.54. Исходная таблица для выполнения форматирования
2. Средствами форматирования ячеек приведите таблицу к следующему виду (см. рис. 6.44) и сохраните ее под именем Форматирование.
3. Откройте ранее созданную книгу с именем КВН (урок 6.3) и с помощью условного форматирования приведите ее к следующему виду (см. рис. 6.48).
4. Откройте книгу Зарплата (урок 6.3) и приведите ее к такому виду (рис. 6.55), используя следующие приемы:
• стили ячеек и таблиц;
• вставку строк, рисунков, объектов WordArt, колонтитулов и др.;
• с помощью условного форматирования выделите значения тех ячеек столбца D, в которых количество отработанных часов больше 150.
5. Проверьте установленные параметры страницы и выполните предварительный просмотр перед печатью.
6. Напечатайте документ.
7. Сохраните таблицу под именем Ведомость на зарплату.
Рис. 6.55. Пример форматирования расчетной ведомости
Подведение итогов
Вопросы для проверки
□ Какие типы встроенных стилей вы знаете?
□ Как создать новый стиль?
□ Какие возможности форматирования ячеек доступны в Excel?
□ Как открыть окно Формат ячеек?
□ Сравните возможности форматирования таблиц в Word и Excel.
□ Как в Excel автоматически выделять определенные числа, например жирным шрифтом?
□ Как создавать новый документ на основе шаблона?
□ Какие возможности для работы с графикой имеет Excel?
В следующем уроке вы будете строить диаграммы и графики, которые позволят представить данные в наглядном и привлекательном виде.
Урок 6.6. Диаграммы и графики
Основные сведения о диаграммах
Диаграммы служат для представления имеющихся в таблице данных в графическом виде, что позволяет повысить наглядность данных, показать соотношение различных параметров или динамику их изменения. Excel позволяет строить диаграммы различных типов; простые примеры наиболее употребительных диаграмм показаны на рис. 6.56.
Рис. 6.56. Основные типы диаграмм
Эти диаграммы имеют следующее назначение:
□ гистограмма, или столбчатая диаграмма, служит для количественного сравнения различных показателей, то есть наглядно отвечает на вопрос, что больше, а что меньше; можно выбрать и другие типы диаграмм, которые аналогичны гистограммам, отличаются только формой и положением фигур, например различные варианты линейчатых диаграмм;
□ круговую диаграмму следует применять для отображения частей целого; круг принимается за 100 %, а значения, по которым строится диаграмма, отображаются в виде секторов различной величины; разновидностью круговой диаграммы является кольцевая, которая строится аналогично и отличается только внешним видом;
□ графики обычно используются, чтобы показать динамику изменения параметров с течением времени, реже демонстрируют изменение одного параметра относительно другого.
С помощью Excel можно построить диаграммы других типов, которые представляют собой разновидности перечисленных выше основных типов. Информацию об особенностях различных типов диаграмм и рекомендации по их применению можно найти в справочной системе Excel.
Построение и диаграмм
Перед построением диаграммы нужно создать таблицу с данными, которые будут использоваться в ней. Структуру таблицы следует продумать таким образом, чтобы нужные для диаграммы данные находились в одном или нескольких столбцах. Диаграмма на основе таблицы с данными строится следующим образом.
1. Выделите на листе данные для диаграммы. В область выделения можно включить заголовки строк и столбцов – в этом случае Excel автоматически создаст подписи данных и осей.
2. Выберите тип и вид диаграммы с помощью кнопок на вкладке Вставка группы Диаграммы– диаграмма будет создана автоматически.
3. Отформатируйте диаграмму с помощью инструментов на дополнительных вкладках для работы с диаграммами (рис. 6.57).
Рис. 6.57. Выбор типа гистограммы
Форматирование диаграмм
Если построенная диаграмма не отвечает требованиям, ее можно доработать с помощью простых и эффективных средств Excel 2007. Для форматирования диаграмм на ленте имеется вкладка Работа с диаграммами, состоящая из трех вкладок: Конструктор, Макет и Формат.
Вкладка Конструктор (рис. 6.58) предназначена для быстрого редактирования и форматирования диаграмм и содержит следующие группы команд.
Рис. 6.58. Работа с диаграммами, вкладка Конструктор
□ Тип. Если вы неудачно подобрали тип диаграммы, то можете изменить его с помощью кнопки Изменить тип диаграммы. Кнопка Сохратить как шаблон позволяет сохранить форматирование и макет диаграммы для последующего использования.
□ Данные. Иногда для наглядности в диаграмме целесообразно поменять данные по строкам и столбцам – для этого предназначена кнопка Строка/столбец. Кнопка Выбрать данные открывает окно ручной настройки данных.
□ Макеты диаграмм. Здесь можно выбрать один из встроенных макетов диаграммы. Встроенные макеты отличаются наличием или отсутствием отдельных элементов диаграммы, их формой и расположением.
□ Стили диаграмм. Предназначена для выбора одного из встроенных стилей оформления. Excel 2007 предлагает три варианта стилей оформления: черно-белые, разноцветные и выполненные в оттенках одного цвета.
□ Расположение. Позволяет переместить диаграмму на другой лист или создать для нее новый.
С помощью встроенных стилей и макетов можно быстро отформатировать диаграмму; если возможностей вкладки Конструктор недостаточно, можно отформатировать диаграмму вручную.
Например, для ручной настройки макета диаграммы откройте вкладку Макет, где можно выбрать варианты форматирования названий, подписей, осей, сетки, стенок и других элементов диаграммы. Для этого используйте кнопки с меню в группах Подписи, Оси и Фон (рис. 6.59).
Рис. 6.59. Работа с диаграммами, вкладка Макет
Любая диаграмма состоит из отдельных объектов – заголовки, оси, линии сетки, ряды, подписи данных, легенда и др. Некоторые объекты могут в свою очередь состоять из нескольких более простых объектов. Для каждого объекта диаграммы имеется диалоговое окно установки параметров форматирования. Для вызова этого окна щелкните кнопкой мыши на нужном элементе, затем нажмите кнопку Форматвыделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент. Например, на рис. 6.60 показано окно Формат оси, в котором можно настроить шкалу значений, изменить цвет и тип линий, заливку и другие параметры. Аналогичные окна имеются для других элементов диаграммы; выбирать нужный объект можно также с помощью раскрывающегося списка в группе Текущий фрагмент.
Рис. 6.60. Окно изменения формата оси
С помощью вкладки Формат (рис. 6.61) можно применить один из встроенных стилей для отдельных объектов диаграммы, задать тип заливки и контуров и применить различные эффекты для фигур. Элементы для выполнения этих действий расположены в группе Стили фигур. С помощью группы Стили WordArt можно настроить текстовые эффекты для объектов диаграммы. Перед выполнением рассмотренных команд в диаграмме следует выделить нужный объект.
