□ Все записи должны иметь одинаковое количество полей, некоторые поля можно оставить незаполненными.
Рис. 6.65. Пример списка данных
При создании базы данных в Excel следует соблюдать приведенные выше правила и не оставлять полностью пустых строк или столбцов. Можно использовать только одну или несколько верхних строк для создания заголовка списка. Большинство примеров из предыдущих уроков являются списками данных с заголовком в верхней строке.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для эффективной работы с базами данных существуют специализированные программы, например Microsoft Access, которая входит в пакет Microsoft Office 2007. База данных в Access обычно состоит из нескольких взаимосвязанных таблиц; в данном уроке будем считать, что база данных состоит из одной таблицы.
Сортировка списков данных
Нередко возникает необходимость отсортировать данные в списке, то есть упорядочить записи по значению определенного поля. В Excel 2007 для сортировки данных имеются команды на двух вкладках ленты:
□ в группе Редактирование вкладки Главная есть кнопка Сортировка и фильтр, после нажатия которой появляется меню с командами для сортировки и фильтрации (рис. 6.66, слева);
□ на вкладке Данные имеется группа Сортировка и фильтр, кнопки которой (рис. 6.66, справа) соответствуют упомянутым выше командам меню кнопки Сортировкаи фильтр.
Рис. 6.66. Меню кнопки Сортировка и фильтр вкладки Главная (слева) и группа команд Сортировка и фильтр на вкладке Данные (справа)
В Excel существует два способа сортировки: быстрая и настраиваемая. Быстрая сортировка выполняется следующим образом.
1. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце, где нужно выполнить сортировку.
2. Щелкните на кнопке Сортировка и фильтр и выполните одну из команд Сортировка от A до Я и Сортировка от Я до A (см. рис. 6.66, слева). Можно также использовать кнопки в группе команд Сортировка и фильтр (см. рис. 6.66, справа).
3. После выполнения команды Excel автоматически определит диапазон сортировки и упорядочит строки по выбранному столбцу. Если список имеет правильную структуру, то в диапазон сортировки будут включены все имеющиеся записи.
Иногда возникает необходимость отсортировать не весь список, а отдельную группу строк. В таком случае сначала выделяется нужный диапазон, после чего выполняется команда сортировки.
При выделении для сортировки отдельных столбцов может появиться диалоговое окно со следующим выбором:
□ расширить диапазон для сортировки;
□ сортировать только в пределах выделения;
□ отменить сортировку и попытаться правильно выделить диапазон.
ВНИМАНИЕ
При сортировке отдельных столбцов данных существует опасность исказить информацию в списке, перемешав значения столбцов. Для правильной сортировки списка в диапазон нужно включать все имеющиеся столбцы.
СОВЕТ
Если сортировка была выполнена не так, как нужно, выполните команду Отменить длявозврата таблицы к исходному состоянию, после чего попробуйте выполнить сортировку другим способом.
Команды быстрой сортировки позволяют сортировать данные только по одному полю. Для упорядочивания данных по нескольким полям следует воспользоваться настраиваемой сортировкой. Для этого выполните следующие действия.
1. Сделайте активной любую ячейку в списке или выделите для сортировки весь список.
2. Выполните следующую команду: Сортировка и фильтр ► Настраиваемая сортировка (см. рис. 6.66, слева) или нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка и фильтр (см. рис. 6.66, справа).
3. В появившемся окне (рис. 6.67) укажите, по какому столбцу следует выполнить сортировку, и укажите ее порядок. Если Excel автоматически не определил заголовки столбцов, установите флажок Мои данные содержат заголовки.
Рис. 6.67. Диалоговое окно сортировки диапазона
4. Для сортировки по нескольким полям нажмите кнопку Добавить уровень и введите параметры второго столбца сортировки. Аналогично можно добавить еще один или несколько уровней. Сортировка будет выполнена после нажатия кнопки OK.
Практическая работа 50. Сортировка списка данных
Задание 1. Упорядочить записи в таблице (см. рис. 6.65) по убыванию цены товара (от большей к меньшей).
Последовательность выполнения
1. Создайте новую книгу и заполните таблицу данными (см. рис. 6.65). Сохраните ее под именем Товары на складе.
2. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце Цена. Не следует выделять несколько ячеек или целый столбец.
3. Выполните команду Сортировка от Я до А, после чего таблица примет вид, показанный на рис. 6.68.
4. Чтобы вернуть таблицу к первоначальному виду, воспользуйтесь кнопкой Отменить на панели быстрого доступа.
Рис. 6.68. Список данных после сортировки по цене товара
Задание 2. В списке товаров (см. рис. 6.65) выполните сортировку по категориям товаров, а в пределах каждой категории – по убыванию цены.
Последовательность выполнения
1. Сделайте активной любую ячейку с данными и нажмите кнопку Сортировка вгруппе Сортировка и фильтр вкладки Данные.
2. В списке Сортировать по выберите пункт Название. Если вместо заголовков списка отображаются названия столбцов в Excel, установите флажок Мои данные содержат заголовки.
3. Щелкните на кнопке Добавить уровень и в списке Затем по выберите пункт Цена,$.
4. Установите для пункта Название порядок от А до Я, а для пункта Цена,$ – По убыванию.
5. Нажмите кнопку OK и проверьте правильность сортировки.
Использование фильтров
Вы можете встретиться с задачей отбора записей в объемном списке данных, что занимает продолжительное время. Для этого проще всего использовать встроенные возможности фильтрации данных. Excel 2007 обладает простыми и удобными средствами установки фильтров, которые будут рассмотрены в следующей практической работе.
Практическая работа 51. Отбор записей из списка с помощью фильтра
Задание 1. Отобрать в прайс-листе (см. рис. 6.65) только товары, которые имеются на складе.
Последовательность выполнения
1. Откройте список товаров, который сохранен под именем Товары на складе (см. рис. 6.65).
2. В столбце Наличие выделите любую ячейку со значением Есть.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните команду Фильтр► Фильтр по значению выделенной ячейки (рис. 6.69). Будет включен режим автофильтра, а в списке останутся только записи, которые соответствуют условию.
4. Для отмены фильтра нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные (см. рис. 6.66, б).
Рис. 6.69. Установка фильтра по значению ячейки
Задание 2. Выбрать из списка все принтеры, которые есть на складе и которые можно заказать.
Последовательность выполнения
1. Для включения режима фильтрации выделите любую ячейку с данными и нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные. В правой части заголовков столбцов списка должны появиться кнопки со стрелками.
2. Сначала отберите все принтеры. Это можно сделать с помощью контекстного меню, как в предыдущем задании, однако есть другой способ:
1) щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Название;
2) снимите флажок Выделить все, затем установите флажок Принтер и нажмите кнопку OK (рис. 6.70).
3. Для отбора товаров, которые есть на складе или могут быть заказаны, щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Наличие, снимите флажок Нет и нажмите кнопку OK. При последовательном применении нескольких фильтров они накладываются друг на друга, поэтому в списке останутся только принтеры, которые есть на складе или которые можно заказать.
Задание 3. Выберите из списка только мониторы с ценой менее $300.
Последовательность выполнения
1. Отмените предыдущий фильтр и отберите все мониторы одним из описанных выше способов.
Рис. 6.70. Установка фильтра
2. Щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Цена и выполните команду Числовые фильтры ► меньше.
3. В соответствующее поле введите значение 300 (рис. 6.71) и нажмите кнопку ОК для применения фильтра.
