Только эффективная реализация каждой управленческой функции в процессе управления может обеспечить эффективное выполнение принятого управленческого решения. Более детально управленческие функции представлены в п. 4.3.
Неотъемлемой составляющей процессного подхода является коммуникация. Коммуникация – это средство организации процесса получения и передачи управленческой информации. Она связующее звено, обеспечивающее возможность последовательной реализации его основных функций.
Очевидно, что без организации процесса передачи информации от субъекта управления к объекту управления и наоборот эффективная работа системы управления невозможна. Без наличия коммуникации нельзя договориться об общей цели, которая лежит в основе деятельности любой организации, и обеспечить ее реализацию. Без коммуникации невозможны ни планирование, ни организация выполнения плана, ни мотивация, ни контроль, ни принятие управленческого решения.
Если чисто технические проблемы передачи информации, как правило, не вызывают особых трудностей, то выбор наиболее понятного и эффективного способа представления передаваемой управленческой информации во многом определяет эффективность системы управления организацией.
1.5.2. Системный подход
Одним из существенных недостатков школ управления, рассмотренных выше, является то, что они концентрировали внимание, как правило, только на одном, пусть и достаточно важном, аспекте деятельности организации и не рассматривали организацию как единую систему.
Но организация, состоящая более чем из одного участника, представляет собой систему, причем систему достаточно сложную.
Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого [13].
Для понимания системы как единого целого необходимо уяснить, что части системы взаимосвязанны и изменение одной из них может вызвать изменения, и достаточно значительные, других ее частей. Например, выход из строя конвейера по производству продукции, выпускаемой предприятием, может повлечь за собой срыв поставок, возникновение новых задач по замене устаревшего оборудования, ввод в действие новых технологических линий и т. д. Снижение качества выпускаемой продукции чревато ухудшением позиций на рынке сбыта, уменьшением прибыли, возникновением проблем с кредиторами.
Системный подход к управлению позволяет руководителю взглянуть на управляемую им организацию как на единый организм, состоящий из взаимодействующих составных частей, понять характер этого взаимодействия, получить более полное представление об объекте управления и о его положении во внешней среде, что способствует выработке более эффективных управленческих решений и организации процесса их реализации.
Системы бывают открытые и закрытые. Закрытые системы существуют изолированно от внешней среды. Они имеют фиксированную границу и функционируют за счет собственных ресурсов, добиваясь осуществления целей независимо от изменений, происходящих во внешней среде.
Открытые системы в отличие от закрытых непосредственно связаны с внешней средой многочисленными каналами. Это и сырье, и энергия, и капитал, и трудовые ресурсы, и информация, поступающие, например, в такую систему, как организация, из внешней среды. Это и продукция или услуги, которые оказывает организация, и прибыль, которую она получает, и рынки сбыта, где реализуется выпускаемая продукция, и социальные и экологические последствия ее деятельности.
Организация – это, как правило, открытая система. Она состоит из подсистем, имеющих свои функции и назначение, которые в свою очередь являются системами. Например, организация может включать производственную подсистему, осуществляющую выпуск продукции, аналитическую подсистему, разрабатывающую стратегию и тактику развития организации, маркетинговую подсистему, определяющую политику организации на рынках сбыта, кадровую подсистему, обеспечивающую организацию профессиональными кадрами, и т. д.
Прежние школы управления уделяли основное внимание, как правило, одной из подсистем организации. Так, бихевиористская школа сосредоточивалась на социальной подсистеме, а школа научного управления – на производственной подсистеме.
Преимущество системного подхода состоит в том, что он позволяет объединить в процессе управления отдельные составляющие в единую систему, каковой является организация, а управление осуществлять не только отдельной подсистемой организации, но и всей организацией в целом, принимая во внимание сложные взаимосвязи, имеющиеся внутри системы, и ее разностороннее взаимодействие с внешней средой.
1.5.3. Ситуационный подход
Согласно ситуационному подходу в основе управления лежит управленческая ситуация, в которой надо принимать управленческие решения. Возникающие в управленческой практике ситуации достаточно разнообразны, и руководитель должен найти и принять эффективное решение в каждой из ситуаций, с которой ему приходится сталкиваться.
Если системный подход позволяет принимать решения исходя из взаимодействия различных частей системы, то ситуационный обеспечивает профессиональный подход к управлению конкретной ситуацией, в которой задействованными часто оказываются различные подсистемы, входящие в состав организации.
Ситуационный подход, возникший в конце 1960-х гг., дает лишь инструментарий для эффективного управления организацией. При этом процесс управления рассматривается как последовательность управленческих решений в конкретных ситуациях принятия решения.
Конечно, понимание того, что ситуация является основным элементом управления, было и ранее. Так, М. Фоллет еще в 1920-х гг. говорила о «законе ситуации». Однако только развитие каждой из школ управления, а также процессного и системного подходов, объединивших их достижения, позволило подойти вплотную к разработке эффективного инструментария для управления ситуацией – ситуационного подхода.
Ситуационный подход можно представить в виде четырехшагового процесса.
1. Руководитель должен быть знаком с методами и технологиями профессионального управления. Он должен иметь представление о процессе управления, индивидуальном и групповом поведении, системном анализе, методах планирования и контроля, количественных методах принятия решений и т. д.
2. Управленческие методики имеют сильные и слабые стороны, в разных ситуациях принятия решения их эффективность различна. Приступая к проведению ситуационного анализа, необходимо предвидеть возможные результаты управленческих воздействий, которые будут предприняты в соответствии с теми или иными рекомендациями.
3. Необходимо правильно понимать и интерпретировать управленческую ситуацию. Важно уметь определять факторы, оказывающие решающее воздействие на развитие ситуации, и предвидеть те изменения, которые может повлечь за собой изменение наиболее влиятельных факторов.
4. Необходимо находить управленческие воздействия, дающие максимальный положительный эффект в конкретной ситуации принятия решения, обеспечивая достижение целей, стоящих перед организацией, наиболее эффективным способом.
Существенная часть ситуационного подхода – выделение переменных (факторов), определяющих развитие ситуации. Естественно, при этом нет необходимости отслеживать все переменные, влияющие на развитие ситуации, поскольку влияние многих из них незначительно.
Возможность проанализировать ситуацию и предвидеть ожидаемые изменения, как правило, дает больший эффект, чем использование метода проб и ошибок. Это позволяет избежать значительных потерь ресурсов и времени.
Помимо своей универсальности и возможностей широкого практического использования, ситуационный подход позволяет установить основные переменные, определяющие функционирование организационных структур.
Именно в рамках ситуационного анализа получил широкое распространение так называемый метод сценариев, оказавшийся эффективным инструментом выработки управленческих решений в сложных ситуациях управления современной организацией.
1.6. Тенденции развития науки управления
Сегодня в управленческом консультировании, обширной литературе, на лекциях, семинарах, в рамках круглых столов ведутся многочисленные дискуссии об управлении и о путях повышения его эффективности, об основных направлениях развития науки управления.
Рецепты, как лучше поступить и какое решение принять, можно найти на все случаи жизни. По одному и тому же вопросу встречаются различные, а подчас прямо противоположные рекомендации. Каким из них следовать и следовать ли вообще? Может быть, достаточно собственного опыта и управленческой интуиции?
