Особо следует остановиться на оформлении документов, касающихся личности граждан Российской Федерации. В Законе «О государственном языке Российской Федерации» еще раз подтверждено, что государственный язык является обязательным «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации… изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформлении документов об образовании, выдаваемых имеющими государственную аккредитацию образовательными учреждениями» (ст. 3). Но в то же время все эти документы в соответствии со ст. 16 закона «О языках народов Российской Федерации» «оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики». Именно на этот пункт закона «О языках народов Российской Федерации» опираются «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (ред. 25.03.2013) [22]. В Правилах записано: «Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись на государственном языке этой республики». А в пункте, касающемся выдачи трудовой книжки при увольнении, указано, что если трудовая книжка заполняется на двух языках: государственном языке РФ и на государственном языке республики, подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации, и подписью самого работника заверяются оба текста.
В соответствии с требованиями Закона «О государственном языке Российской Федерации» все записи в трудовой книжке, ведущиеся на двух языках, должны быть идентичными по содержанию и техническому оформлению.
Немаловажно для служб ДОУ и указание об использовании языков в официальной переписке. Официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.
Закон «О государственном языке Российской Федерации» еще раз подчеркнул обязательность использования государственного языка при оформлении адресов отправителей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, а также почтовых переводов денежных средств (ст.3).
Еще один закон, имеющий самое непосредственное отношение к работе службы ДОУ – Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. 11.02.2013) [23]. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон представляет интерес с точки зрения терминологической базы – в нем даются определения: архивное дело, архивный документ, документы по личному составу, особо ценный документ, уникальный документ, архивный фонд, архив, государственный архив, муниципальный архив, постоянное хранение документов, временное хранение архивных документов, временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертиза ценности документов, упорядочение архивных документов, владелец архивных документов, пользователь архивными документами. Многие из этих определений, например, архив, экспертиза ценности документов, упорядочение архивных документов и др. активно используются в делопроизводстве любой организации.
Особо следует выделить ст. 17 данного закона: «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов», фиксирующую обязанности организаций по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов. Законом установлен порядок передачи документов учреждениями и ведомствами на государственное хранение (ст. 21), сроки ведомственного хранения документов (ст. 22), обязанность организаций всех форм собственности бесплатно выдавать архивные справки и копии архивных документов по запросам социально-правового характера (ст. 26, п. 3).
Экономические преобразования конца XX – начала XXI века в России сопровождались массовой приватизацией. Поэтому следует обратить внимание на положение ст. 10: «В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности».
Источниками комплектования, передающими документы в государственные архивы, могут быть как государственные, так и негосударственные организации, а также частные лица (ст. 20).
К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и вступивший в силу с 1 января 2013 года Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. 23.07.2013) [24]. В нем службе ДОУ интересны статьи 7, 9, 13, 29 закона.
Статья 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» возлагает ответственность за организацию хранения документов на руководителя организации.
Статья 9 фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом Закон уточняет, что «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». При этом если первичный документ существует в виде электронного документа, организация обязана по требованию соответствующих органов вывести документ на бумагу: «В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа».
Статья 9 перечисляет реквизиты, которые должны быть в первичных учетных документах. Это:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ (название организации);
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
С этим пунктом Закона непосредственно связано постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835 [25], в котором поставлена задача разработки унифицированных форм Госкомстатом, Минфином и Минэкономики, а его исполнение, в свою очередь, отражено в постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 [26] и постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999 № 20 [27].
Статья 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусматривает обязательность подписания руководителем организации бухгалтерской отчетности на бумаге (п. 8).
Для службы ДОУ и ведомственных архивов особенно важна статья 29 закона: «Хранение документов». Эта статья устанавливает минимальные сроки хранения бухгалтерских документов: «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» и ответственность за организацию их хранения.
