Для службы ДОУ и ведомственных архивов особенно важна статья 29 закона: «Хранение документов». Эта статья устанавливает минимальные сроки хранения бухгалтерских документов: «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» и ответственность за организацию их хранения.
Руководитель организации отвечает за организацию хранения документов, В Законе особо предусмотрено, что при смене руководителя должна обеспечиваться передача всех документов.
Кроме того, служба ДОУ должна иметь документы по работе организаций своего профиля, например акционерные общества – Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. 23.07.2013) [28], общества с ограниченной ответственностью – Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред.
23.07.2013) [29] и т. д. В частности, в ст. 2 закона «Об акционерных обществах» указано, что «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации».
Статья 89 закона устанавливает обязательность хранения документов акционерного общества:
«Общество обязано хранить следующие документы:
1) договор о создании общества;
2) устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
3) документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
4) внутренние документы общества;
5) положение о филиале или представительстве общества;
6) годовые отчеты;
7) документы бухгалтерского учета;
8) документы бухгалтерской отчетности;
9) протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
10) бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
11) отчеты независимых оценщиков;
12) списки аффилированных лиц общества;
13) списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;
14) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
15) проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
16) уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;
17) судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;
18) иные документы, предусмотренные Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации».
Акционерное общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи закона, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
Помимо нормативных правовых актов, в которых вопросам документирования и работы с документами отведено значительное место, эти вопросы отражены в отдельных статьях Кодексов и косвенно затрагиваются во многих нормативных правовых актах, на которые будут даваться ссылки в данной работе.
Таким образом, мы видим, что различные аспекты работы с документами «разбросаны по российскому законодательству». Работнику службы ДОУ совсем не обязательно запоминать все эти акты наизусть, но необходимо знать, к какому нормативному правовому акту он может обратиться для уточнения соответствующего вопроса своей работы.
1.2. Правовая основа делопроизводства. Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации
Указы Президента РФ
Все интересующие нас указы Президента РФ в области ДОУ можно разделить на две группы:
1) указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;
2) указы Президента о документировании прохождения государственной службы.
Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную с государственной и коммерческой тайной. Эти указы дополняют и конкретизируют законодательство в этой области.
Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:
– Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (ред. от 26.09.2013) [11];
– Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (ред. 23.09.2005) [13].
Первый Указ не только дает Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, но и указывает государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категорией сведений, отнесенных к государственной тайне. К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ, гораздо короче, так как он включает всего шесть пунктов. К таким сведениям относятся:
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» (ред. 30.11.2011) [30], и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Таким образом, большая часть сведений конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан Российской Федерации.
Вторая группа указов – это указы Президента о документировании прохождения государственной службы, подписанные Президентом РФ в 2005 году. К ним относятся:
– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» (ред. 19.03.2013) [31];
– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» (ред. 16.11.2011) [32];
– Указ Президента РФ «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 01.02.2005 № 112 [33];
